管理コンソールでビジネスノートブックを管理する方法

管理コンソールでビジネスノートブックを管理する方法

管理コンソールでビジネスノートブックを管理する方法

ビジネスノートブック画面

各社の Evernote Business アカウント管理者には、社内で共有しているコンテンツに対して以下の権限があります。

  • 会社のアカウントに存在する、すべてのビジネスノートブックの閲覧
  • 各ノートブックの連絡先(所有者)の管理、ノートブックの削除、ノートブックに含まれるコンテンツのエクスポート
  • ビジネスノートブックの社内共有(公開)

アカウント管理者は、管理コンソールのノートブック画面から、会社の Evernote アカウント内にあるすべてのビジネスノートブックにアクセスできます。それには、管理コンソールにアクセスし、サイドメニューの「ノートブック」を選択します。

管理コンソールの表示方法の詳細はこちら

 

ビジネスノートブックの詳細を表示する

会社の Evernote アカウントに保存されているビジネスノートブックを表示するには、ノートブック画面の一覧から、いずれかのノートブックを選択します。この一覧では、各ノートブックに関する以下のような情報が確認できます。

  1. ノートブックの連絡先: ノートブックの設定を変更できるメンバーです(通常はノートブックの作成者がこれに該当します)。
  2. 共有ステータス: ノートブックが誰かと共有されているかどうかを示します。

ノートブックの共有ステータスのオプション:

  • 完全に未公開の場合: ステータス欄は空欄のままです。
  • 社内全体に公開されている場合: ステータスに「公開済み」と表示されます。
  • 特定のメンバーに共有されている場合: 個別にノートブックが共有されたメンバーの数が表示されます(ただし、公開されたノートブックに参加しているメンバーの数は含まれません)。
 

ノートブックの連絡先(所有者)の管理、ノートブックの削除、ノートブックに含まれるコンテンツのエクスポート

ノートブックの管理

管理コンソールからノートブックを管理するには、ノートブック(該当する場合は複数も可)を選択して「操作」メニューをクリックし、該当する操作を選択します。

  • ノートブックの連絡先の変更: 「連絡先を変更」を選択し、新しい連絡先に指定するメールアドレス(または名前)を入力します。
  • ノートブックの削除:ノートブックを削除」を選択し、削除をクリックして確定します。

    注: ビジネスノートブックを削除できるのは、アカウント管理者のみです。他のメンバーは、自分のアカウントに特定のビジネスノートブックが表示されないようにすることはできます。

  • ノートブックに含まれたノートすべてのエクスポート: 「ノートブックをエクスポート」を選択すると、選択中のノートブックに含まれるすべてのノートを Evernote バックアップ用ファイル(.enex 形式)として出力できます。この .enex ファイルは、後から簡単に Evernote に再インポートすることができます。

    注: すべてのノートを 1 か所に集約できるため、Evernote Business を個人の Evernote アカウントに追加することをおすすめしますが、Evernote Business アカウントにあるノートをまったく別の個人の Evernote アカウントにエクスポートすることも可能です。

 

ビジネスノートブックを社内全体または特定のメンバーと共有する

会社の Evernote アカウントに参加しているすべてのユーザは、ノートブックを個々人と、または社内全体で共有できます。一方、自分が所有者ではないビジネスノートブックを共有する権限を持っているのは、アカウント管理者のみです。

他のメンバーと共有、または社内全体に公開する

ノートブックの共有には以下の 2 つの方法があります。

  • 個別に共有: ビジネスノートブックを特定のメンバーに共有する場合は、ノートブック画面でノートブックを選択し、操作メニューから「共有設定を管理」を選択します。そして表示された画面で、招待するメンバーのメールアドレスを入力し、「完了」をクリックします。
  • 社内全体に公開: ビジネスノートブックを社内全体に公開する場合は、ノートブック共有の設定画面で「公開」を選択し、「完了」をクリックします。

公開されたノートブックの共有設定を管理

共有権限を管理する

ノートブックを共有したら(個別に共有したか、社内全体に公開したかに関わらず)、共有権限が設定できます。選択したビジネスノートブックについて共有権限を設定するには、メニューから「閲覧が可能」「編集が可能」「編集・招待が可能」のいずれかを選択します。

共有と共有権限に関する詳細はこちら

ノートブックの共有設定の管理

注: 特定のビジネスノートブックに参加しているすべてのユーザは、ノートのコピーを保存できます。また、ビジネスノートブックの所有者(連絡先)は、社内の他のユーザに対して特定のノートブックを再共有できる権限を付与できます。したがって、 社外の人間との機密情報の共有に関する会社の方針やガイドラインを全従業員に明確かつ定期的に伝えることが重要になります。

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