アカウント管理者向け Evernote Business の初期設定

アカウント管理者向け Evernote Business の初期設定

アカウント管理者向け Evernote Business の初期設定

Evernote Business とは

Evernote Business なら、社内にある情報・知識がすばやく簡単に記録、検索、共有、または発見できる環境を築くことができます。本ガイドでは、実際に Evernote Business を活用し始めるにあたっての 4 つの簡単なステップを順を追ってご説明いたします。

  1. 新しい Evernote Business アカウントを作成する
  2. ユーザを追加する
  3. ビジネスノートブックを作成し、コンテンツを追加する
  4. ビジネスコンテンツをチームと共有する

1. 新しい Evernote Business アカウントを作成する

新しいアカウントを作成する方法は 2 通りあり、Evernote を初めてお使いになるのか、すでに個人の Evernote アカウントをお持ちなのかによって異なります。

既存の Evernote アカウントをお持ちの場合:

個人のアカウントにログインして、それを Evernote Business アカウントにアップグレードします。

Evernote にサインイン

既存のアカウントのアップグレードに関する詳細はこちら

Evernote を初めてお使いの場合:

  1. Evernote Business の Web サイトで、「登録へ進む

    新しいアカウントのサインアップ

    をクリックします。
  2. フォームの項目に記入します。

    新しいアカウントの作成

2. ユーザを追加する

Evernote にユーザを多く追加するほど、同様のプロジェクトに関わっている他のユーザを見つけやすくなり、また他のユーザとのコラボレーションの幅が広がります。

新しいユーザを自動的に追加するには

Evernote では、メールのドメインに基づき、会社のアカウントに複数のユーザをまとめて追加することができます。会社で使用しているメールドメインを指定すれば、そのドメインのメールアドレスを持つユーザに対して、会社の Evernote アカウントへの参加を自動的に承認することができます。

ユーザの自動承認

管理コンソールの「ユーザを追加」画面を開き、自動承認を設定する箇所に会社のドメイン名(@yourcompany.com など)を入力し、「追加」を選択します。そして画面の指示に従い、「確認」を選択します。

注: Evernote Business アカウントの利用料金を毎月、クレジットカードでお支払いいただく場合は、新たなユーザが会社の Evernote アカウントに参加するたびに課金されます点にご注意ください。

メールで個別に招待するには

管理コンソールからユーザを個別に招待して、会社の Evernote Business に追加するという方法もあります。

ユーザの追加

  1. サイドバーにあるメニューから「ユーザの追加」を選択します。
  2. 該当するユーザのビジネス用メールアドレスを入力します。一度に複数のユーザを招待するには、該当する複数のユーザのビジネス用メールアドレスをコンマで区切って入力します。
  3. 招待状を送信する準備ができたら、「招待」をクリックします。Evernote Business アカウントに参加する方法を説明した招待状がユーザにメールで送信されます。

    ユーザの招待

  4. ユーザに招待状を送信したら、そのユーザがプロセスを十分に理解できるように、Evernote Business への参加に関する追加情報を別途メールすることをお勧めします。

3. ビジネスノートブックを作成し、コンテンツを追加する

ビジネスノートは会社のアカウントに保持される

既存の Evernote ユーザが、アカウントをアップグレードして勤務先の Evernote アカウントに参加すると、追加のオプションとして、ビジネスノートブックでコンテンツも作成できるようになります。ただし、ビジネスノートはすべて、たとえ作成者であるユーザがその会社を退職したとしても、引き続き会社のアカウントに保持される点にご留意ください。個人のノートはすべて、他のユーザと意図的に共有したり、それらをビジネスノートブックに移動したり、それらをビジネスノートに変換したり、ないしは会社の Evernote アカウントに公開したりしないかぎりは、完全にプライベートな状態に保たれます。

個人のノートブックをビジネスノートブックに変換する

仕事に関連した個人のノートブックを所有しているユーザの中には、会社の Evernote アカウントに参加したら、それらをビジネスノートブックに移動したいと考えるユーザもいるでしょう。Evernote for Mac または Evernote for Windows では、個人のノートブックを右クリックし、「ビジネスボートブックに変換」を選択するだけで、それが可能です。新しいビジネスノートブックを一旦作成すれば、他のユーザと共有したり、会社のビジネスホームに公開したりができるようになります。ビジネスノートブックで作成するコンテンツは、意図的に他のユーザと共有するか、会社のビジネスホームに公開するかしない限りは、作成者であるユーザ自身と会社のアカウント管理者のみが閲覧できます。

4. ビジネスコンテンツをチームと共有する

ビジネスノートブックを作成したら、ビジネスホーム公開することで、他のユーザと共有することができます。ビジネスホームに公開されると、その会社のアカウントに属するユーザなら誰もが、コンテンツのすべてを閲覧する権限を得ることになります。

注: 管理者とノートブックの所有者は追加で「編集」または「編集と招待」の権限を任意のユーザに割り当てることができます。

従業員は通常、会社の情報の公開に際しては社内で定められた方針に従うように求められます。社外のユーザとメールや公開リンク (URL) でビジネスノートを共有するときは、そうした方針を確認し、十分理解したうえで行うようにしてください。アカウントの管理者は、各ユーザと各ビジネスノートブックに対する権限を閲覧・管理することができます。

役立つ関連情報

Evernote Business アカウントの設定に関する詳細につきましては、以下の関連情報をご覧ください。

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キーワード:

  • アカウント管理者
  • ビジネス管理者
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