情報共有&コラボレーションにワークチャットを活用する方法

情報共有&コラボレーションにワークチャットを活用する方法

情報共有&コラボレーションにワークチャットを活用する方法

ワークチャットでは、素早く簡単に Evernote のノートやノートブックを共有して共同作業ができます。ワークチャットはチャットアプリではなく、また他のアプリの代替品でもありません。ワークチャットを使用すれば、相手が Evernote を使用しているかどうかに関わらず誰にでもメッセージ、ノート、またはノートブックを送ることができます。ノートやノートブックをチャットで相手と共有することで、自分が共有した情報についてのアイデアを交換したり、そのフィードバックを求めたりできます。

単体のノートを共有

スクリーンショット: ワークチャットで共有されたノート (iOS)

自分が閲覧しているノートを共有したい時に、共有ボタンをクリックするとワークチャットのポップアップ画面が表示されます。ワークチャットの宛先欄に相手のメールアドレスを入力し、ノートに対する編集権限を設定して、送信ボタンをクリックしてください。

ワークチャットで単体のノートを共有するには、以下の手順に従ってください。

  1. ノートリストからノートを選択します。
  2. 「共有」ボタン(Mac・Windows)、または共有ボタン(iPhone・iPad・iPod touch の場合は矢印付きの吹き出しアイコン、Android の場合は点線アイコン)を選択します。
    注意: デスクトップ版の場合は、ノートリストからノートを直接ドラッグしてチャットに追加できます。ノートリストとチャット用ウィンドウを両方開いた状態で、ノートをチャット用ウィンドウへドラッグ&ドロップします。「共有」ボタンの横にある矢印をクリックすると、ノートを共有する他のオプションが表示されます。
  3. 権限レベルを「編集・招待が可能」、「編集が可能」、「閲覧が可能」のいずれかに設定します。
  4. 共有する相手を指定し、メッセージを入力して、「送信」ボタンを選択します。

権限レベルを設定する

スクリーンショット: ワークチャットの権限レベル

ワークチャットでは、ノートを共有する相手に対して、そのノートの編集権限を指定することができます。

  • 編集・招待が可能(デフォルト)
  • 編集が可能
  • 閲覧が可能

仮にワークチャットで共有したノートが、自分が既に共有したノートブックに属している場合は、最初にノートブックを共有した時に付与した編集・招待権限はそのまま維持されます。

自分がノート・ノートブックを共有した相手は、Evernote をダウンロードする必要はありますか?

ワークチャットに関しては、共有相手が Evernote アプリを使ってないといけない、という誤解があります。ノートまたはノートブックを誰かに共有すると、相手にはそのノートを Web ブラウザ上で確認できるリンクが含まれたメールが届きます。Google docs やその他のコラボレーションツールと同様に、必要な操作は Evernote へのサインインまたはアカウントの新規作成だけです。これによって共有権限を設定し、ノートが閲覧可能な状態になります。共有相手が Evernote をダウンロードしたり、また Evernote をもう一度使う必要もありません。既に Evernote ユーザである場合は、ワークチャットのメッセージが Evernote アプリ内に表示されるだけです。

共有ノートを閲覧中または編集中の人を確認する

他の人にノートを共有した場合(または他の人からノートを共有された場合)は、共有ノートを誰が現在閲覧・編集しているかが見える仕組みになっています。その人物の名前・プロフィール写真(アバター)が、ノートエディタ画面上部に表示されます。

ワークチャットメッセージの送信

新規チャットを作成するには、コンピュータまたはモバイル端末の「ワークチャット」ボタンを選択します。

  • Mac・Windows

    Evernote ツールバーの新規チャットボタンをクリックします。

  • iPhone・iPad・iPod touch

    ノートを開き、共有ボタンをタップし、ワークチャットを選択します。

  • Android

    ナビゲーションメニューからワークチャットを選択し、青色の「+」をタップします。

  • Web

    ナビゲーションメニューからワークチャットを選択し、新規チャットをクリックします。

チャットに招待する

スクリーンショット: ワークチャット参加者の追加

チャットには複数の参加者を追加することができます。ワークチャットは自分とチャット参加者の間でプライベートに会話するためのツールであり、参加者のみが内容を閲覧できます。新たに参加者を追加する場合は、チャットを新規作成してください。新規チャットに招待するには、参加者の名前をタイプするか、推奨の同僚一覧から名前を選択することで登録してください。

あるいは、以下のような個人の連絡先リストからチャット相手を選択することもできます。

  • 過去にチャットしたことがある人、またはノートを共有したことがある Evernote の連絡先
  • 会社の Evernote Business アカウントに登録されている同僚(Evernote Business ユーザのみ)
  • 自分のコンピュータまたは端末のアドレス帳に登録されている連絡先(Windows、Mac、Android、iPhone、iPad、iPod touch で利用可能)
  • Gmail の連絡先(Windows、Web、Android、iPhone、iPad、iPod touch で利用可能)
  • Outlook の連絡先(Windows のみ)

あるいは、以下のような個人の連絡先リストからチャット相手を選択することもできます。

  • 過去にチャットしたことがある人、またはノートを共有したことがある Evernote の連絡先
  • 会社の Evernote Business アカウントに登録されている同僚(Evernote Business ユーザのみ)
  • 自分のコンピュータまたは端末のアドレス帳に登録されている連絡先(Windows、Mac、Android、iPhone、iPad、iPod touch で利用可能)
  • インポートした Outlook の連絡先(Windows のみ)

注意: Evernote 上で受信者のリストをプロフィール写真付きで表示するには、Evernote がその連絡先リストへアクセスできるように許可を与える必要があります。それらの連絡先リストの情報は、Evernote のサーバには保管されません。

注意: Evernote 上で受信者のリストをプロフィール写真付きで表示するには、Evernote がその連絡先リストにアクセスできるように許可を与える必要があります。それらの連絡先リストの情報は、Evernote のサーバには保管されません。

ワークチャットへの招待および通知

スクリーンショット: ワークチャットの通知(Evernote Web)

誰かをチャットに招待すると、相手のコンピュータまたは端末に通知が届きます。相手が Evernote アカウントを持っていない場合は、ワークチャット経由であなたからのメッセージを受信したことを知らせるメールまたは SMS * が届きます。相手はこのときに Evernote に新規登録すれば、共有されたノートブックを閲覧したり、あなたとチャットしたりできるようになります。

電話番号またはメールアドレスがチャット相手のアカウントに関連付けられているかどうかは気にする必要はありません。Evernote アカウントを持っているユーザに対して、そのユーザのアカウントに登録されたものとは違う電話番号またはメールアドレス宛てにメッセージを送信した場合は、相手側のユーザはそれらの連絡先を既存アカウントに追加し、受信したメッセージを確認することができます。

*注意: 一部の国や地域では、SMS 経由の通知(招待メッセージ)を利用できません。

招待の受諾

チャットへの招待を受諾すると、それ以降は新しいメッセージを受信するたびに画面上に通知が来ます。この通知には送信者の名前とメッセージの最初の部分が表示されます。通知の表示方法や表示時間は、お使いの Evernote アプリケーションの種類により異なります。

以前のチャットを表示または続ける

ナビゲーションメニューから「ワークチャット」を選択すると、自分がこれまでに行ったチャットが確認できます。既存のチャットがあれば、それに新しいメッセージを追加します。チャットは削除できますが、一旦削除すると、そこに含まれていた共有ノートにはアクセスできなくなりますのでご注意ください。

注意: ワークチャットを削除しても、自分のアカウントからのみ削除されることになります。そのチャットは他の参加者には引き続き表示されます。

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