Evernote で情報を素早く見つけるには
情報を探す時間を短縮する 5 つの方法
仕事でもプライベートでも、情報を見つけるためのツールは数多く存在します。しかし、時には不要な情報をふるい落とすことこそが、最も効果的な近道のこともあります。Evernote を活用すれば自分に関連する有用な情報、たとえばブログの下書き、クリップした写真、記事の草稿、e チケット、レシピ、議事録などを、いつでも必要な時に素早く見つけることができます。
1. Evernote を自分専用の検索エンジンにする
Evernote を自分専用の検索エンジンとして使いましょう。そのためには以下を実践すると便利です。
- 自分にとって重要なあらゆる情報を Evernote に保存することを習慣にしましょう。Evernote を使えば、Office 文書、PDF、さらには紙文書や手書きメモを撮影した画像内のテキストまで文字検索できます。重要な写真、メール、スクリーンショット、Web クリップなどあらゆるものを Evernote に保存しましょう。
- スマートフォン、タブレット、自宅のパソコン、職場のノートパソコンなどすべての端末で Evernote を利用しましょう。そうすれば、思いついたアイデアや新しい情報をいつでも忘れずに記録することができます。
- 収納スペースやホームオフィスにしまってあるものを撮影して、Evernote にリストを作りましょう。アイテムの簡単な説明とどこにしまってあるかを書いておけば、必要になった時に探す手間が省けます。
使いこなしのヒント
スマートフォンやタブレットでオフラインノートブックを設定しておきましょう。そうすれば、出先でインターネット接続が不安定なときや接続できないときでも、ノートやノートブックの閲覧・編集が可能です。
2. ショートカットを使って素早くノートにアクセスする
ショートカットを使って、どの端末からでもワンクリックあるいはワンタップで、ノート、ノートブック、スタック、タグ、保存した検索条件にアクセスできるようにしましょう。航空券やイベントの e チケット、オンラインクーポンの画像、ホテルやディナーの予約確認メールなど、すぐにアクセスしたい情報をショートカットに加えておけば、その場で慌てることもありません。また、以下のように頻繁に使うノートを追加しておくのも便利です。
- 仕事中頻繁に見るもの: プロジェクトのチェックリスト、議事録、電話メモ
- 毎日見るもの: 授業日程、時刻表、ジムのスケジュール、レシピ、献立計画、ディナーで行ってみたいお店リスト
- 毎週見るもの: 買い物リスト、スポーツやイベントなどの予約情報
使いこなしのヒント
Evernote for Mac・Windows のキーボートショートカットを活用すれば、さらに素早く検索できます。
- Cmd + J (Mac) または Ctrl + Q (Windows): 特定のノート、ノートブック、タグに直接移動します
- Ctrl + Cmd + E (Mac) または Shift + F (Windows): 他のアプリケーションを使っている状態からでも、Evernote の検索ボックスに直接移動します（Evernote がバックグラウンドで動作している必要があります）
3. 関連する情報をノートブックにまとめて整理する
必要な情報を検索して探すよりもノートの一覧にざっと目を通して見つけるほうが速いという方は、ノートブックを使ってノートを整理しておくと便利です。たとえば同じ種類のノートをトピック別、イベント別、人物別などのノートブックに分類して整理しましょう。
ノートブックのアイデア例:
- トピック別 — 健康＆フィットネス、車、家計、2018 年就職活動
- プロジェクト別 — プライベート、家族、コンサルティング、ボランティア
- イベント別 — 2018 年の年越し、2019 年自動車旅行、2020 年ニューヨークマラソン
- 人物別 — 田中さん、山田さん、子供たち、業者
使いこなしのヒント
いつ頃ノートを作成したかで情報を探すのが一番速いという方は、ノートの並び替え順を変更して、日付順にしましょう。
4. ノートやノートブックの名前に視覚的要素を活用する
ノートやノートブックの名前に一貫性を持たせれば必要なノートが探しやすくなります。たとえばノートブックを題名順で表示している場合は、題名の頭にラベルとなる言葉（「家族:」「プロジェクト:」「贈り物:」など）をつけてみましょう。こうすることで同じトピックのノートが一覧の中でまとまって表示されます。あるいは特定のノートブックをすぐに見つけたい場合は、アスタリスク（*）やハイフン（-）などを使って一覧の一番上に表示されるようにしましょう。たとえば「*アイデア」といった具合です。
使いこなしのヒント
ノートやノートブックの題名に絵文字をコピー＆ペーストして、遊び心を加えつつ視覚的に見つけやすくしましょう。
5. Evernote から直接 PDF や添付ファイルのテキストを文字検索する
現在 Evernote プレミアムでご利用いただけます。
Evernote では、PDF、画像、Office 文書など、ノートに添付したファイルの中身を文字検索することができます。経費のスプレッドシートやプレゼンテーションのスライド、PDF のマニュアルなどを添付ファイルとして Evernote に保存しておけば、関連するノート、メール、Web クリップとともに検索結果に表示されます。これなら他のアプリケーションを開いたり、パソコンのローカルストレージやクラウドストレージに保存されたファイルをいちいち探したりする手間が省けます。
使いこなしのヒント
Evernote と Google アカウントを連携すればGoogle ドライブのファイルを Evernote に直接追加することができます。追加されたファイルはノート内でクリック可能なリンクとして表示されます。Evernote 内でそのファイル名に含まれる単語を検索すれば、ファイルを追加したノートが検索結果に表示されます。Google ドライブのファイルは、ノート内のリンクから直接開くことが可能です。
参考情報
- ノートブックで整理する
- プライベートライフのための Evernote
- ノート、ノートブック、タグを整理するためのヒント
- プロジェクト管理に Evernote を活用する
- 外出先での生産性を高める Evernote の活用方法
- 「ToDo」ノート (チェックリスト) を検索条件付きで検索する方法