Evernote Business ベータ版の使い方

Evernote Business ベータ版の使い方

Evernote Business ベータ版の使い方

このガイドの内容:

 

概要

新しい Evernote Business ベータ版では、チームの情報整理や共同作業がよりいっそう簡単になり、高い生産性を実現できます。

Evernote for Windows・Mac・iOS・Android・Web のどれをお使いの場合も、簡単にベータ版にご参加いただけます。

Evernote Business のアカウント管理者の方:

  1. 管理コンソールで「ベータ版の管理」をクリックします。
  2. 新機能「スペース」(Spaces) の説明画面を見つけます。
  3. 「ベータ版を有効化」を選択します。

Evernote エンドユーザの方:

1. お使いの端末でベータ版を有効にします:

  • Windows: オプション > 全般 の順に選択し、「ベータ版の機能とアップデートを有効化」にチェックを入れます。
  • Mac: 環境設定 > ソフトウェアアップデートの順に選択し、「利用可能ならベータバージョンでもアップデート」にチェックを入れます。(注: 環境設定に「ソフトウェアアップデート」タブが表示されない場合、お客様は Mac App Store 版の Evernote をお使いです。ベータ版を利用するには、弊社サイトから Evernote を直接ダウンロードしてください。)
  • Android: Evernote がインストールされていることを確認してから、Play ストア > Evernote のページ > ベータ版テストプログラムに参加を選択し、Evernote のベータ版をインストールします。
  • iOS および Web: すでにベータ版を有効化されているため、ログインすると自動的にベータ版が表示されます。

2. 手順 1 により利用可能になった Evernote の最新版にアップデートします。

ベータ版に関するご質問やご意見は、Evernote フォーラムまでお寄せください。

 

新機能

スペース - 共同作業をさらに効率化する新しい方法

Evernote Business の新機能「スペース」は、チームの情報をより効率的に整理するための新しい方法です。特定のプロジェクト、チーム、あるいはトピックに関するスペースを作成して、そこに関連するノートやノートブックを集約し、チームと共有することができます。スペースで共有された情報は、チームの全員が閲覧でき、必要な情報をすぐに見つけ出したり、簡単に共同作業が行えるようになります。

スペースは目的に応じて好きなように使うことができます。プロジェクト、トピック、ワークグループなど、チームに適したスペースを作成し、ノートブックとノートを集めて共有してください。以下にスペースの活用方法をいくつかご紹介します。

スペースの活用方法

顧客や業者を管理する

  • 顧客や業者を管理するには、相手先ごとにノートブックを作成し、そこに関連するミーティングの議事録、アイデア、提案書などのノートを保存しておくと便利です。こうして作成したノートブックを、さらに地域、担当者、種類などで分類してスペースに集約しましょう。
  • スペースに新しく追加された情報は、スペースに招待されたチームメンバーに自動的に共有されます。
  • Web で Evernote Business ベータ版をお使いの場合、「新着情報」ウィジェットに、新しく追加された情報が表示されるので、顧客や業者の最新の動向、ミーティング議事録、タスクなどを簡単に把握することができます。また「固定表示されたノート」ウィジェットに、対応の必要な顧客や業者を表示しておくと便利です。

スペースの概要

プロジェクトを管理する

  • プロジェクトを管理するには、議事録、アイデア、設計書、マーケティング資料などのノートブックを作成します。以下の例では、「ニュースレターの再デザイン」プロジェクト用のスペースを作成しています。プロジェクトに関するすべてのアイデア、調査内容、成果物がスペース内のノートブックに集約されています。
  • Web 版の Evernote Business ベータ版では、プロジェクトの情報を更新すると、最新の変更内容が「新着情報」ウィジェットに表示されます。また、プロジェクトの概要を説明したノートを「固定表示されたノート」ウィジェットに追加しておけば、チームメンバーが簡単に確認できます。

スペースの概要

プロセスを管理する

スペースはプロセスの管理にも使うことができます。スペースに各段階のノートブックを作成し、ある段階が完了したら、ノートを次の段階のノートブックへと移動していきます。

  • 以下の例では採用プロセスのスペースを作成しています。スペースには「履歴書」「電話面接」「対面面接」のノートブックが含まれています。
  • 採用担当者は、応募者の履歴書を、採用プロセスが進むにつれてノートブックからノートブックへと移動することで、誰がどの段階にいるかを管理することができます。
  • 「新着情報」ウィジェットには、候補者の最新情報が表示されます。「固定表示されたノート」ウィジェットには、たとえば採用基準や人事ガイドラインを表示しておけば便利です。これらのウィジェットは、現在 Web 版の Evernote Business ベータ版でのみご利用いただけます。

スペースの概要

スペースはチームのニーズに応じて自由に構成してください。チームメンバーと相談して、もっとも使いやすい構成を考えましょう。同じノートブックを複数のスペースに含めることはできないため、全体を考慮した構成にすることが重要です。

初めてのスペースを作成する

スペースを作成する

新規スペース」をクリックしてスペースを作成し、スペース名を入力します。ここでは例として「セールス」というスペースを作成します。

スペースの作成

スペースにコンテンツを追加する

スペースを作成したら、画面中央の「新規ノートブック」か、画面右上の「+ ノートブック」をクリックすることで、スペース内に直接ノートブックを作成できます。

スペースにコンテンツを追加

新規ノートブックの名前を入力します。

新規ノートブック名の入力

すでに Evernote をご利用で、既存のノートブックがある場合はスペースにインポートすることができます。移動したいノートブックを右クリックして、「ノートブックを移動」を選択し、目的のスペースに移動します。

ノートブックの移動

ノートブックの移動先となるスペースを指定します。

ノートブック移動先の指定

あるいは、ノートブックからオプション(点線)ボタンをクリックして、「ノートブックを移動...」を選択して、移動先のスペースを指定します。

別のスペースにノートブックを移動

ノートブックをスペースに追加したら、スペースの概要を見てみましょう。ここには、新しく追加されたノートと、スペースに含まれるノートブックおよびノートの一覧が表示されます。スペースにチームメンバーを招待すると、招待したメンバーもこの画面に表示されます。

スペースの例

スペースでは、ノートブックを追加するだけでなく、ノートを直接作成することもできます。新しくスペースに参加したチームメンバーのために、スペースの概要や使い方を説明したノートを作成しておくと便利です。

スペースにノートを追加するには、サイドバーから緑色の「+ 新規ノート」ボタンをクリックして、題名等を記入します。ここでは例として「セールスの概要」というノートを作成しています。

スペースに新規ノートを作成

スペースに戻ると、作成したノートがコンテンツの一覧に表示されているはずです。

チームと共同作業する

スペースに必要なノートブックやノートを追加し終わったら、早速チームに共有しましょう。「招待」ボタンをクリックして、会社の Evernote Business アカウントに含まれているチームメンバーを招待します。スペースを共有する際は、閲覧、編集、他のユーザの招待に関する権限を指定することができます。

チームメンバーの招待

チームメンバーを招待すると、そのメンバーの Evernote にスペースが表示されます。各メンバーに対して指定した権限はスペースのコンテンツすべてに適用されます。

スペースが共有されているメンバーは、スペースの画面右上に表示されます。

スペースの概要

ウィジェットで最新情報を把握する

Evernote Business ベータ版の新機能の一つが「ウィジェット」です。ウィジェットを使えば、チームメンバー全員が簡単に最新情報を把握することができます。煩雑なメールのやり取りはもう必要はありません。ウィジェットには、最近作成または更新されたノートが自動的に表示されます。また、すぐにアクセスしたいノートを固定表示しておくこともできます。ウィジェットは、現在 Web 版の Evernote Business ベータ版でのみご利用いただけます。

チームの誰かがノートを追加または更新すると、そのノートが自動的に「新着情報」に表示されます。プロジェクトに進捗があったときに、すぐにチーム全員が把握できるの効率的です。

新着情報ウィジェット

プロジェクトの概要や、プロセスのガイドライン、最近のレポートなど、チームに注目してもらいたいノートがあるときは「固定表示されたノート」ウィジェットを使用しましょう。固定表示されたノートは、常にスペースの概要画面に表示されます。

ノートを固定表示するには、「編集」ボタンをクリックします。

ノートの固定表示

一覧から固定表示したいノートまたはノートブックを選択します。ここでは、例として「セールスの概要」というノートを選択します。

固定表示されたノート

「完了」をクリックすると、「セールスの概要」ノートがウィジェット内に固定表示されます。こうすることで、プロジェクトの概要やスケジュール、議事録など、重要な情報やよくアクセスする情報を常に表示させておくことができるため、チームメンバーが情報を検索する手間が省けます。

スペースのウィジェット

 

よくある質問

Evernote Business ベータ版プログラムへのご参加について

社内の全員がベータ版を使用しなければなりませんか?

会社の Evernote Business アカウントでベータ版を有効にした場合、Android、iOS、Web のユーザには自動的にベータ版が表示されます。Mac および Windows のユーザは、「環境設定」または「設定」からベータ版を有効にするかどうか選択できます。

ベータ版を使用した感想や要望はどこに出せばよいですか?

ベータ版に関するご意見やご要望は、Evernote Japan の担当者までお寄せください。皆さまの貴重なご意見をお待ちしております。

ベータ版の使用を中止したい場合はどうすればよいですか?

  • Web: Evernote Web をご利用の場合は、画面左上のご自分のお名前をクリックし、「Evernote のフルバージョンに切り替え」を選択してください。
  • Windows: オプション > 全般の順に選択し、「ベータ版の機能とアップデートを有効化」のチェックを外してください。
  • Mac: 環境設定 > ソフトウェアアップデートの順に選択し、「利用可能ならベータバージョンでもアップデート」のチェックを外してください。
  • Android & iOS: アカウントの管理者の方に、管理コンソールでベータ版を無効化してもらう必要があります。

スペースを使用する

「スペース」とは?

「スペース」は、チームの情報をより効率的に整理するための新しい方法です。特定のプロジェクト、チーム、あるいはトピックに関するスペースを作成して、そこに関連するノートやノートブックを集約し、チームと共有することができます。スペースで共有された情報は、チームの全員が閲覧でき、必要な情報をすぐに見つけ出したり、簡単に共同作業が行えるようになります。

スペースとノートブックの違いは何ですか?

ノートブックでは一連のノートを整理、共有することができます。スペースはチームの情報を整理し円滑な共同作業を実現するための機能で、複数のノートやノートブックを目的に応じて集約し、共有することができます。

  • スペースにはノートとノートブックの両方を追加できるので、より多くのコンテンツをわかりやすく整理することができます
  • スペースには、ウィジェットが用意されており、新着情報や重要な情報を簡単に確認できます

スペースとスタックの違いは何ですか?

スタックは個人的にノートブックを整理したい場合に使用します。スペースはチームで情報を一元化して整理、共有したい場合に使用します。

スタックは、他のユーザには表示されず、共有することもできません。また個々のユーザが、同じノートブックを別のスタックに含めることが可能です。一方、スペースはチームメンバー全員に同じように表示され、同じノートやノートブックを複数のスペースに含めることはできません。スペースにメンバーを追加することで、スペース内のすべてのコンテンツを簡単に共有することができます。また、スタックと異なり、スペースにはノートを追加することも可能です。

誰がスペースのコンテンツを閲覧できますか?

スペースに招待されたユーザは誰でも、スペース内のコンテンツを閲覧することができます。付与された権限によっては、コンテンツ(ノートやノートブック)を編集したり、他のチームメンバーをスペースに招待したりすることもできます。

他のユーザから共有されたノートやノートブックを、スペースに追加することはできますか?

権限がある場合は、追加できます。

スペースを削除するにはどうすればよいですか?

恐れ入りますが、まだベータ版ではスペースの削除に対応しておりません。差し当たりスペースが不要になった場合は、スペースからメンバーを削除していただき、ご自身もスペースから退出することでスペースが表示されなくなります。

メンバーの権限は、スペースのすべてのコンテンツに適用されるのですか?

はい。各メンバーに指定した権限はスペースのすべてのコンテンツに適用されます。全体の権限よりも高い権限をユーザに許可したノートやノートブックが共有された場合、そのノートまたはノートブックに限り、その高い権限が適用されます。

スペースのメンバーとして、スペース内の一部のノートブックにだけ参加することはできますか?

できません。

ノートやノートブックを複数のスペースに含めることはできますか?

できません。

ビジネスノートブックからの退出、またはビジネスノートブックの削除はどうすればよいですか?

ビジネスノートブックから退出したり、アカウントからビジネスノートブックを削除したりするには、Evernote for Mac または Evernote for Windows を使用してください。ビジネスノートブックを削除できるのはアカウント管理者のみで、管理コンソールを使用して削除します。

Evernote Business ベータ版の Web 版でノートとノートブックを管理する

Evernote Business ベータ版の Web 版にはどのような機能がありますか?

Evernote Business ベータ版の Web 版は、ビジネスノートとビジネスノートブックに対応しています。個人のノートやノートブックを利用するには、Evernote for Mac・Windows・iOS・Android のいずれかをご使用ください。あるいは、Evernote Web のフルバージョンに切り替えてください。

Evernote Web のフルバージョンでは、「個人」をクリックすると個人のノートやノートブックにアクセスできます。あるいは、Evernote Business ベータ版 の Web 版で、アカウントメニューから「フルバージョンに切り替える」をクリックします。

ビジネスホームと自分の公開ノートブックにはアクセスできますか?

誠に恐れ入りますが、ベータ版ではビジネスホームにはアクセスできません。公開されているビジネスノートブックの一覧を表示するには、Evernote Web のフルバージョンに切り替えてください。

複数のノートを別のノートブックに移動したい場合など、複数のノートやノートブックを一括処理するにはどうすればよいですか?

スペースに複数のノートブックをインポートするには、スペースを開いて、右上のメニュー(点線)ボタンをクリックします。「コンテンツをインポート」を選択し、スペースにインポートするノートブックを選びます。その他の一括処理はベータ版では対応しておりません。Evernote for Windows または Evernote for Mac をご使用いただくことで一括処理を行うことができます。

ノートブックのビューを変更することはできますか?

できません。ノートブックはリストビューでのみ表示可能です。

Evernote Web のフルバージョンに切り替えるにはどうすればよいですか?

ブラウザウィンドウの左上にあるご自分のお名前をクリックして、ドロップダウンメニューから「Evernote のフルバージョンに切り替え」を選択してください。

Evernote のフルバージョンへの切り替え

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