スペースの基本的な使い方

スペースの基本的な使い方
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スペースの基本的な使い方

このガイドの内容:

 

概要

Evernote Business のスペースは、チームの情報を集約・共有し、共同作業を効率化する最も簡単な方法です。

プロジェクト別、トピック別、ワークグループ別など、チームに適したスペースを作成しましょう。スペースでは次のことが可能です。

  • 関連するノートやノートブックを一ヶ所で簡単に閲覧、共有、編集する
  • チームメンバーの進捗状況を一目で把握する — 最近追加・更新されたノートは自動的に新着情報に表示されます
  • 重要な情報にすぐにアクセスする — よく見るノートや重要なノートを固定表示できます

スペースを作成したら、チームメンバーを招待しましょう。招待されたメンバーは全員、スペース内のすべてのノートとノートブックにアクセスできます。

スペースの活用方法

スペースの使い方はチームにより千差万別です。チームのニーズや目的に合わせて最も使いやすい構成を考えましょう。

例:

  • 顧客や取引先の管理

    目的: 顧客や取引先の情報を管理し、チーム全員が必要な情報を簡単に記録、保存、検索できるようにする。

    構成の要点:

    • 顧客または取引先を地域、担当者、タイプなどでグループ分けする。このグループごとにスペースを作成する。
    • 顧客または取引先ごとにノートブックを作成する。作成したノートブックには、その顧客または取引先に関連するアイデア、Web クリップ、議事録、PDF ファイル、提案書などを保存する。
    • 「新着情報」ウィジェットを使って、顧客や取引先の最新の動向や会議内容を把握する。
    • 「固定表示されたノート」ウィジェットを使って、重要な顧客や取引先のノートや早急に対応が必要なノートをすぐに見られるようにする。
  • プロジェクトの管理

    目的: プロジェクトの情報、タスク、スケジュールを管理し、チーム全員が必要な情報を簡単に記録、保存、検索できるようにする。

    構成の要点:

    • プロジェクトごとにスペースを作成する。
    • 議事録、アイデア、設計書、マーケティング資料など情報のタイプ別にノートブックを作成する。
    • 「新着情報」ウィジェットを使って、プロジェクトの最新スケジュールや進捗、タスクリストを把握する。
    • 「固定表示されたノート」ウィジェットを使って、プロジェクトの概要、工程、通達事項などをすぐに見られるようにする。
  • プロセスの管理

    目的: プロセスにおいて何がどの段階にあるかを管理する。

    • たとえば採用プロセスの場合、応募者の履歴書が添付されたノートを、採用プロセスが進むにつれてノートブックからノートブックへと移動することで、誰がどの段階にいるかを簡単に管理することができます。
    • 「新着情報」ウィジェットでは、応募者の最新状況を把握できます。「固定表示されたノート」ウィジェットには採用基準や人事ガイドラインを表示しておけば便利です。

    構成の要点:

    • プロセスごとにスペースを把握する(例: 採用プロセス、ブログ記事公開プロセス、設計プロセス)。
    • 手順/段階/工程ごとにノートブックを作成する。プロセスを進んでいくアイテム/人ごとにノートを作成する。
    • 「新着情報」ウィジェットを使って、応募者、ブログコピー、設計の最新状況などを確認する。
    • 「固定表示されたノート」ウィジェットを使って、面接用質問一覧、ブランド&スタイルガイド、承認者リストなどをすぐに見られるようにする。

 

スペースの作成方法

スペースの作成を開始する前に、Evernote を開いてスペースディレクトリ内に用意されているスペースの例を見てみましょう。チームにとってどのようなスペースが最適かメンバーと話し合ってください。作成したいスペースが決まったら、以下の手順を行います。

  1. 新規スペースを作成する
  2. スペースにノートを保存する
  3. スペースをチームと共有する

スペースを共有されたチームメンバーは、スペース内のすべてのコンテンツを閲覧できます。各メンバーに付与する権限のレベルは管理者が指定できます。

新規スペースを作成する

新しいスペースを作成するには、「新規スペース」をクリックしてスペース名を入力します。

スペースを作成する

スペースにノートを保存する

まずはスペースで直接新しいノートを作成してみましょう。スペース内の個別のノートはチームメンバー用の参照ガイドとして使用できます。例えば「このスペースについて」、「新しくスペースへ参加された方へ」といったノートを作成しておけば、新しいメンバーが加わったときにスペースやチームの概要をスムーズに伝えられます。

スペースにノートを追加する方法:

  1. サイドバーから緑色の「+ 新規ノート」をクリックします。
  2. 題名と内容を記入し、必要に応じて画像などを追加します。

スペースにノートを保存する

ノートブックを使ってノートを整理する

関連する複数のノートをノートブックにまとめて、スペースをすっきりと整理しましょう。

スペース内に直接ノートをブックを作成する方法:

  1. 画面中央の「新規ノートブック」をクリックするか、画面右上の「+ ノートブック」アイコンをクリックします。
  2. 新規ノートブックの名前を入力します。

ノートブックを作成したら、移動するノートを選択してドラッグ&ドロップで移動します。ノートブック内のノート一覧を表示するには、ノートブック名の隣にある矢印をクリックします。

ノートをノートブックに移動

すでに Evernote Business をご利用の場合

以前から Evernote Business をご利用いただいている場合は、既存のノートブックをスペースに移動できます。ノートブックを移動する前に、自分がそのノートブックと移動先のスペースで編集権限を持っていることを確認してください。

スペースにノートブックを移動する方法:

  • 任意のスペースで、右上にあるオプション(点線)ボタンをクリックし、「ノートブックを移動…」を選択して、移動先のスペースを選択します。
  • 任意のノートブック一覧から、移動したいノートブックを選んで右クリックし、「ノートブックを移動」を選択します。

注: ノートブックは一度に一つのスペースでのみ利用可能です。

ノートブックをインポート

スペースをチームと共有する

ノートとノートブックをいくつかスペースに追加したら、チームメンバーをスペースに招待して共同作業できるようにしましょう。

  1. 招待」ボタンをクリックして、会社の Evernote Business アカウントに属しているメンバーを招待します。
  2. チームメンバーに付与する権限を決めます。「閲覧」「編集」「他のメンバーの招待」の権限があり、それぞれのメンバーに異なる権限を付与することが可能です。注: 各メンバーに指定した権限はスペース内のすべてのノートとノートブックに適用されます。
  3. 画面右上に、スペースを共有中のメンバーが表示されます。

チームメンバーの招待

同じ Evernote Business アカウントに所属するユーザ全員にスペースを共有する

スペースを作成」ウィンドウで「スペースディレクトリに掲載を選択すると、同じ Evernote Business アカウントに所属するユーザ全員が、そのスペースを検索したり、スペースへの参加をリクエストしたりできます。スペースディレクトリにアクセスするには、 スペース一覧の最下部にある「スペースディレクトリ」を選択します。

スペースディレクトリに掲載

 

チームの効率を高める機能

スペースを使えば、チーム全員に最新情報を簡単に共有できます。煩雑なメールのやりとりをする必要はもうありません。

各スペースには以下の便利なウィジェットが表示されます:

  • 新着情報: 最近作成または更新されたノート
  • 固定表示されたノート: すぐにアクセスできるように固定表示されたノート

新着情報

新着情報

スペースのメンバーが最近追加、更新したノートをここで確認しましょう。「新着情報」は自動的に表示されるので、チームメンバー全員がプロジェクトの進捗をすぐに把握することができます。

固定表示されたノート

固定表示されたノート

プロジェクトの概要やプロセスのガイドライン、最近のレポートなど、チームに注目してもらいたいノートや頻繁にアクセスする必要があるノートは固定表示しましょう。

Evernote Web 版でノートを固定表示する方法:

  1. 編集」をクリックします。
  2. 一覧から固定表示したいノートを選択します。
  3. 完了」をクリックします。

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