「個人」と「ビジネス」の領域が分かれた状態で作業する方法

「個人」と「ビジネス」の領域が分かれた状態で作業する方法

「個人」と「ビジネス」の領域が分かれた状態で作業する方法

Evernote Business アカウントはバージョンによって、個人のノートとビジネスノートを視覚的にはっきりと分け、2 つの異なる作業スペースを提供しています。

それにより、組織やチームには以下のようなメリットがあります。

  • どちらのノートで作業しているかがより明白で、迷うことがありません。必要であれば、切り替えも簡単です。
  • 個人のノートをうっかりビジネスノートブックに保存してしまったり、プレゼンの際に見せてしまったりといったミスが減ります。
  • ユーザが作成したビジネス関連のすべてのノートに対してチーム単位でアクセスを許可することができます。誰かがチームから抜けても、再設定の必要がありません。

2 つの異なる表示領域を活かして効率的に仕事をするためのヒント

以下は、いくつかのヒントです。場合によっては、チームでの Evernote の使い方を調整する必要があるかもしれません。

#1 -「仕事用受信箱」ノートブックを作成する

Evernote には既定で、ユーザ個人のノートのためのノートブックが用意されています。ビジネスノートについても、その受信箱として別のノートブックを指定することをおすすめします。受信箱の中身は、後から仕分けして整理しましょう。

ビジネスノートすべてをいったん保存するノートブックを作成するには:

  1. ビジネスの領域に、新しいノートブックを作成します。
  2. 「仕事用受信箱」といった名前を付けます。

ノートブックを整理する方法に関する詳細はこちら

#2 - ノートを最初から「個人」または「ビジネス」に分類する

ノートを内容に従って分類するクセをつけましょう。そうすれば、必要な情報が必要な時にすぐ見つかります。ノートをとる。書類をスキャンする。Web ページをクリッピングする。メールを転送する。添付ファイルを追加する。何かをする時、その前に、それが個人のノートブックに属するのかビジネスノートブックに属するのか判断しましょう。

個人のノートブックとビジネスノートブックの違いに関する詳細はこちら

個人用なのかビジネス用なのか判断する方法

以下のようなことを確認してみてください。

  • このコンテンツそしてそのアセットの「所有者」は? 私自身? それとも会社?
  • コンテンツまたはアセットに長期間アクセスする必要があるのは? 私自身? それとも会社?
  • 私がビジネスアカウントから抜けた場合に、チームの他のメンバーはこの情報にアクセスする必要があるか?

ノートブックに直接保存する方法

  • Evernote から - 新しいノートや、ノートに添付ファイルを追加する前に適切なビューに切り替えます。
  • Web クリッパーから - クリップを保存する適切な個人のノートブックまたはビジネスノートブックを選択します。
  • Scannable から - スキャンした文書を個人のノートブックまたはビジネスノートブックに保存するには、共有機能を使います。

複数のノートをノートブック間で移動する際は、コンピュータ上の Evernote で行うとよりすばやく移動できます。詳細

#3 - 必要に応じてワークフローを調整する

内容に従ってビューを切り替えなくてはならないということは、慣れ親しんだ Evernote の使い方を変える必要があるかもしれない、ということです。

たとえば、個人のノートブックを、まだ他のユーザと共有する段階にない下書きを作成するための空間として使っているユーザもいるでしょう。個人のノート用のビューに切り替えて下書きをし、それからそれを所定のビジネスノートブックに移動する代わりに、ビジネスノートブックを新規で作成し、「非公開」に設定、そしてそれを「下書き」と名づけてはどうでしょうか? そして、下書きがすんで共有する段階になったら、共有のビジネスノートブックに移動します。

同僚たちの Evernote の活用方法はそれぞれに異なるでしょう。すでにワークフローが定められている場合は、今がそれを見直すよい機会かもしれません。調整が必要か見極めて、必要であれば、その内容をしっかり文書化しましょう。

Evernote を常に整理された状態にしておく方法に関する詳細はこちら

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