個人のアカウントとチームのアカウントを分けることで、２ つの異なる作業スペースをご利用いただけます。
それにより、組織やチームには以下のようなメリットがあります。
- どちらのノートで作業しているかがより明白で、迷うことがありません。必要であれば、切り替えも簡単です。
- 個人のノートをうっかりチームのノートブックに保存してしまったり、プレゼンの際に見せてしまったりといったミスが減ります。
- ユーザが作成したビジネス関連のすべてのノートに対してチーム単位でアクセスを許可することができます。誰かがチームから抜けても、再設定の必要がありません。
2 つの異なるアカウントを活かして効率的に仕事をするためのヒント
以下は、いくつかのヒントです。場合によっては、チームでの Evernote の使い方を調整する必要があるかもしれません。
ノートを最初から「個人」または「チーム」に分けて考える
ノートを内容に従って分類するクセをつけましょう。そうすれば、必要な情報が必要な時にすぐ見つかります。ノートをとる。書類をスキャンする。Web ページをクリッピングする。メールを転送する。添付ファイルを追加する。何かをする時、その前に、それが個人のアカウントに属するのかチームのアカウントに属するのか判断しましょう。
個人用なのかチーム用なのか判断する方法
以下のようなことを確認してみてください。
- コンテンツとアセットの「所有者」は？ 私自身？ それともチーム？
- コンテンツまたはアセットに長期間アクセスする必要があるのは？ 私自身？ それともチーム？
- 私がチームアカウントから抜けた場合に、チームの他のメンバーはこの情報にアクセスする必要がある？
ノートブックに直接保存する方法
- Evernote から - 新しいノートや、ノートに添付ファイルを追加する前に適切なアカウントに切り替えます。
- Web クリッパーから - クリップを保存する適切な個人のアカウントまたはチームのアカウントを選択します。
- Scannable から - スキャンした文書を個人のアカウントまたはチームのアカウントに保存するには、共有機能を使います。
複数のノートをノートブック間で移動する際は、コンピュータ上の Evernote で行うとよりすばやく移動できます。詳細
必要に応じてワークフローを調整する
内容に従ってアカウントを切り替えなくてはならないということは、慣れ親しんだ Evernote の使い方を変える必要があるかもしれない、ということです。
同僚たちの Evernote の活用方法はそれぞれに異なるでしょう。すでにワークフローが定められている場合は、今がそれを見直すよい機会かもしれません。調整が必要か見極めて、必要であれば、その内容をしっかり文書化しましょう。
Evernote を常に整理された状態にしておく方法に関する詳細はこちら
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