Come: rimanere produttivi quando si è in giro

Come: rimanere produttivi quando si è in giro

Come: rimanere produttivi quando si è in giro

Rimani produttivo quando sei in giro

Ovunque ti porti il tuo lavoro, Evernote Business ti rende facile rimanere produttivo. Anche senza Internet, puoi incominciare e continuare i tuoi progetti ovunque tu sia. Ecco come:

Preparare il tuo spazio di lavoro mobile

Assicura i tuoi contenuti

Se prevedi di accedere alle note e taccuini sui tuoi dispositivi mobili, è una buon'idea attivare ulteriori livelli di sicurezza in Evernote. Evernote offre sia la verifica in due passaggi che il passcode e ilTouch ID come misure di sicurezza per il dispositivo. Consigliamo di attivare tutte le opzioni di sicurezza disponibili in Evernote, specialmente se lavori con Evernote Business. Facendolo, le tue note non vengono crittografate, ma è molto più difficile accedere ai tuoi contenuti, qualora il tuo dispositivo venga perso o rubato.

Crea una casella d'ingresso

Quando sei in giro, probabilmente ti serve aggiungere nuove note di riunioni, registrare audio con i tuoi pensieri e scattare foto di ricevute, ma forse non hai tempo di pensare in quale taccuino vadano messe. Evernote ti dà un taccuino principale dove puoi raccogliere le nuove note. Per accedervi rapidamente, è spesso utile rinominare questo taccuino con il nome "In entrata" o con un nome simile, così lo puoi trovare facilmente nell'elenco taccuini.

Per rinominare il tuo taccuino principale, trovalo nell'elenco taccuini. Su Evernote per Mac ed Evernote per Windows desktop, fai clic col tasto destro o control+clic, scegli "Rinomina Taccuino" e inserisci il nuovo nome. Se aggiungi un trattino (-) all'inizio del nome, il taccuino comparirà sempre in cima all'elenco taccuini.

Rinominare il taccuino in Evernote per Mac

Quando aggiungi nuove note su un dispositivo mobile, queste vengono automaticamente salvate in questo taccuino per impostazione predefinita. Più tardi, quando sei di nuovo alla scrivania, puoi spostarle in altri taccuini, in base alle necessità.

Crea Collegamenti per elementi di uso frequente

Prima di lasciare la scrivania, pensa a quali note e taccuini vuoi accedere dal tuo dispositivo mobile. Per esempio, se lavori nel settore vendite, vuoi forse accedere rapidamente alla documentazione commerciale, moduli e riferimenti che il tuo team ha raccolto in Evernote Business. Per cose come queste, crea dei Collegamenti in Evernote così vi potrai accedere con un clic dal tuo smartphone o tablet. Sul computer puoi semplicemente trascinare le tue note o taccuini, tag e ricerche salvate importanti direttamente in Collegamenti sulla barra laterale. I tuoi collegamenti saranno sincronizzati su tutti i tuoi dispositivi.

Trascina e rilascia per creare Collegamenti

Lavorare non in linea

Anche senza una configurazione supplementare, Evernote Business è progettato per dare a te e al tuo team un facile accesso a tutti i vostri contenuti. Questo significa che se hai in programma di essere fuori ufficio, ci sono passi che puoi intraprendere per impostare lo spazio di lavoro Evernote per un accesso ottimale quando sei in giro.

È importante capire che mentre i tuoi contenuti sono gli stessi su tutti i tuoi dispositivi, Evernote archivia le note in modo diverso sul computer e sul dispositivo mobile. Sul tuo computer, Evernote archivia tutti i tuoi taccuini e note e tutti i taccuini condivisi della tua azienda, se usi Evernote Business, direttamente sul disco fisso del tuo computer. Se sei in aereo e lavori senza Internet, puoi comunque accedere alle tue note e taccuini e quando sei in linea la volta successiva tutti i tuoi aggiornamenti saranno sincronizzati su tutti i tuoi dispositivi.

Sul tuo dispositivo mobile, come uno smartphone o un tablet, il tuo spazio d'archiviazione è limitato. Tenendo conto di questo, Evernote non archivia tutti i tuoi taccuini o note direttamente sul tuo dispositivo. Ciò significa che ti servirà Internet per accedere ai tuoi contenuti. Se usi Evernote Business, Evernote Premium o Evernote Plus, puoi attivare i taccuini non in linea selezionando specifici taccuini ai quali accedere anche quando sei fuori linea.

Prima di un viaggio attiva la funzione non in linea per i taccuini che usi di più, come quelli di un progetto che hai in corso, ecc. Puoi farlo nelle Impostazioni dell'app Evernote sul tuo smartphone o tablet.

Imposta taccuini non in linea

In base a quante note ci sono nei taccuini che selezioni, ci possono volere alcuni minuti perchè le note siano sincronizzate sul tuo dispositivo. Dopo che sono state sincronizzate, potrai accedere alle note all'interno di quesi taccuini, rivederle, eseguire aggiornamenti e crearne di nuove. Non appena avrai di nuovo Internet, tutti i tuoi aggiornamenti saranno sincronizzati e compariranno su tutti i tuoi dispositivi.

Larorare mentre sei sul campo

Quando sei in giro puoi accedere a tutte le note che ti servono per il lavoro cliccando sui Collegamenti che hai creato in precedenza. Se i Collegamenti sono a note o taccuini condivisi con il tuo team, tutto ciò che aggiungete o aggiornate tu o il tuo team sarà automaticamente mostrato quando ti sincronizzi. Per esempio, se il tuo team in ufficio aggiunge documentazione commerciale, riceverai automaticamente con la sincronizzazione successiva tutte le nuove note e le note aggiornate.

Menu Collegamenti in Evernote per Android

Se non sei in Internet o se perdi la connessione a Internet (per esempio nell'ufficio di un cliente) puoi continuare ad accedere alle tue note principali se hai attivato i taccuini non in linea.

Se aggiungi note (dettagli di riunioni con clienti, foto di lavagne bianche nella riunione col cliente, foto di ricevute di pranzi, biglietti da visita scansiti alle fiere ecc.), per impostazione predefinita queste saranno archiviate nel tuo taccuino "In entrata" o le puoi spostare in taccuini condivisi col team e questo aiuterà il team stesso ad essere aggiornato sul tuo lavoro e sugli sviluppi che gli stai dando.

Oltre a note di testo, foto, audio e scansioni di documenti, puoi anche ritagliare contenuti web in Evernote sul tuo dispositivo mobile. Questo è particolarmente utile se guardi profili LinkedIn o fai ricerche sull'azienda all'ultimo momento prima della riunione. Mentre sei nel web su Android o iOS, clicca semplicemente il tasto di condivisione e scegli la condivisione con Evernote. In questo modo viene catturata automaticamente nel tuo taccuino "In entrata" la pagina web che stai visualizzando.

Condividi con Evernote mentre navighi nel web

Continua il lavoro in ufficio

Quando torni alla scrivania e al tuo computer, puoi continuare il lavoro che hai iniziato mentre eri fuori. Bozze di proposte, verbali di riunioni, appunti di brainstorming che hai iniziato a scrivere sul dispositivo mobile compariranno in Evernote sul tuo computer. Saranno mostrate anche le pagine web ritagliate.

Note ritagliate in Evernote

A questo punto puoi continuare a modificare le note e proseguire il tuo lavoro. È buona pratica, se hai creato o raccolto note mentre eri fuori, riorganizzarle quando sei al computer. È utile dedicare un paio di minuti a far passare il tuo taccuino principale o "In entrata" e spostare le note nel taccuino di progetto, di cliente o di argomenti correlati.

Infine, se a volte sei di fretta e catturi qualcosa rapidamente sul tuo dispositivo mobile, puoi non aver il tempo di pensare a che titolo dare a una nota. Se ti capita, dedica un paio di minuti a dare un titolo alle note con informazioni chiare così potrai identificarle quando le fai scorrere.

Risorse correlate

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