Guide pratique : Rester productif lors des déplacements

Guide pratique : Rester productif lors des déplacements

Guide pratique : Rester productif lors des déplacements

Rester productif lors des déplacements

Evernote Business vous aide à rester productif, et ce où que votre travail vous mène. Même sans Internet, vous pouvez commencer et continuer vos projets où que vous soyez. Découvrez comment faire ci-dessous.

Préparer votre espace de travail mobile

Sécuriser votre contenu

Si vous prévoyez d'accéder à vos notes et carnets de notes sur vos appareils mobiles, il est judicieux d'activer des couches de sécurité supplémentaires dans Evernote. Evernote propose la vérification à deux facteurs, l'utilisation d'un code secret et Touch ID pour sécuriser votre appareil. Nous vous conseillons d'activer toutes les options de sécurité disponibles dans Evernote, surtout si vous travaillez dans Evernote Business, car même si ces protections ne chiffrent pas vos notes, elles rendent l'accès à votre contenu beaucoup plus difficile en cas de perte ou de vol de votre appareil.

Créer une boîte de réception

Lors de vos déplacements, vous serez sans doute amené à ajouter des notes de réunion, des enregistrements audio de vos pensées et des photos de reçus, mais vous n'aurez peut-être pas le temps de réfléchir au carnet de notes qui leur correspond. Evernote met à votre disposition un carnet de notes par défaut dans lequel vos notes seront collectées. Pour le trouver facilement dans votre liste de carnets, nous vous conseillons de le renommer « Boîte de réception » ou de lui donner un titre similaire.

Pour renommer votre carnet de notes par défaut, repérez-le dans votre liste de carnets. Dans Evernote pour Mac ou Windows Desktop, faites un clic droit ou contrôle + clic, choisissez « Renommer le carnet de notes » et saisissez un nouveau nom. Si vous ajoutez un tiret (-) au début du nom, votre carnet s'affichera toujours en haut de la liste de carnets de notes.

Renommer votre carnet de notes dans Evernote pour Mac

Lorsque vous ajoutez des nouvelles notes sur vos appareils mobiles, celles-ci sont enregistrées par défaut dans ce carnet de notes. Vous pourrez les déplacer vers d'autres carnets de notes quand vous serez de retour au bureau.

Créer des raccourcis pour les éléments fréquemment utilisés

Avant de quitter votre bureau, réfléchissez aux notes et carnets de notes auxquels vous aimeriez accéder depuis votre appareil mobile. Par exemple, si vous travaillez dans la vente, il vous faut accéder rapidement à la documentation commerciale, aux formulaires et aux livres blancs que vous et votre équipe avez collectés dans Evernote Business. Pour ces éléments, créez des Raccourcis dans Evernote afin d'y accéder en un clic sur votre smartphone ou tablette. Sur votre ordinateur, faites simplement glisser vos notes, carnets et étiquettes importants, ainsi que vos recherches enregistrées, directement dans les Raccourcis de la barre latérale. Vos raccourcis se synchroniseront sur tous vos appareils.

Faites glisser pour créer des raccourcis

Travailler hors connexion

Même sans configuration supplémentaire, Evernote Business est conçu pour offrir à votre équipe un accès facile à tout votre contenu. Ceci dit, si vous prévoyez de passer du temps loin de votre bureau, vous pouvez configurer votre espace de travail Evernote en quelques étapes pour un accès optimal lors de vos déplacements.

Il est important de comprendre que même si votre contenu reste le même sur tous vos appareils, Evernote stocke les notes différemment sur votre ordinateur et vos appareils mobiles. Sur votre ordinateur, Evernote stocke tous vos notes et carnets, ainsi que tous les carnets de notes partagés de votre entreprise si vous utilisez Evernote Business, directement sur le disque dur de votre ordinateur. Si vous prenez l'avion et que vous travaillez sans connexion à Internet, vous pouvez toujours accéder à vos notes et carnets de notes. Les modifications seront synchronisées sur tous vos appareils la prochaine fois que vous serez en ligne.

Sur votre appareil mobile, comme votre smartphone ou votre tablette, votre espace de stockage est limité. C'est pourquoi Evernote ne stocke pas vos notes et carnets de notes directement sur votre appareil. Cela signifie que vous aurez besoin d'Internet pour accéder à votre contenu. Si vous utilisez Evernote Business, Evernote Premium ou Evernote Plus, vous pouvez configurer des carnets hors-ligne auxquels vous accéderez sur votre appareil sans connexion.

Avant de voyager, activez les carnets de notes hors-ligne pour les carnets que vous utilisez le plus souvent, les projets en cours, etc. Pour ce faire, rendez-vous dans les paramètres de l'application Evernote sur votre smartphone ou tablette.

Configurer des carnets hors-ligne

Selon le nombre de notes contenu dans les carnets de notes sélectionnés, la synchronisation initiale de vos notes sur votre appareil pourra prendre quelques minutes. Une fois la synchronisation terminée, vous pourrez accéder à vos notes dans ces carnets, les consulter, les modifier et créer de nouvelles notes. Dès que vous serez connecté à Internet, toutes les modifications apportées seront synchronisées et s'afficheront sur vos autres appareils.

Travailler sur le terrain

Que vous soyez sur le terrain ou en déplacement, vous pouvez accéder à toutes les notes dont vous avez besoin pour le travail en cliquant sur les Raccourcis précédemment créés. Si vos Raccourcis renvoient à des notes ou des carnets partagés au sein de votre équipe, tous les éléments ajoutés ou modifiés par votre équipe s'afficheront lorsque vous effectuerez une synchronisation. Par exemple, si votre équipe au bureau met à jour la documentation commerciale, vous recevrez automatiquement les nouveaux carnets et notes modifiés lors de votre prochaine synchronisation.

Menu des raccourcis dans Evernote pour Android

Si vous vous déconnectez ou si vous perdez votre connexion Internet (dans le bureau d'un client, par exemple), vous pouvez toujours accéder à vos notes importantes si vous avez activé des carnets hors-ligne.

Lorsque vous ajouterez des notes (détails portant sur des réunions avec les clients, photos de tableaux blancs lors de réunions avec les clients, photos de reçus de repas, cartes de visite numérisées lors de salons, etc.), celles-ci seront stockées par défaut dans votre « Boîte de réception ». Vous pouvez aussi les déplacer vers les carnets de notes partagés avec votre équipe pour l'aider à suivre votre travail et vos progrès.

Outre les notes de texte, les photos, les enregistrements audio et les numérisations de documents, vous pouvez capturer du contenu Web dans Evernote sur votre appareil mobile, ce qui est très utile lorsque vous parcourez des profils LinkedIn ou lorsque vous effectuez une recherche de dernière minute sur une entreprise avant une réunion. Lorsque vous naviguez sur le Web Sur Android et iOS, cliquez sur le bouton de partage et choisissez de partager dans Evernote. La page consultée sera ainsi capturée automatiquement dans votre « Boîte de réception ».

Partager dans Evernote lorsque vous naviguez sur le Web

Poursuivre votre travail au bureau

Lorsque vous retrouverez votre bureau et votre ordinateur, vous pourrez continuer le travail commencé sur le terrain. Les brouillons de propositions pour les clients, les notes de réunion et les idées de brainstorming entamés sur votre appareil mobile s'afficheront dans Evernote sur votre ordinateur. Les pages internet capturées s'afficheront également.

Notes capturées dans Evernote

À partir de là, vous pouvez continuer à modifier vos notes et avancer dans votre travail. Vous pouvez également adopter une bonne pratique : organiser les notes créées et collectées lors de vos déplacements. Il est judicieux de passer quelques minutes à consulter votre carnet de notes par défaut ou « Boîte de réception » et de déplacer les nouvelles notes dans des carnets de notes par projet, client ou sujet associé.

Si vous êtes pressé ou si vous capturez un élément rapidement sur votre appareil mobile, il est possible que vous n'ayez pas le temps de réfléchir aux titres des notes. Dans ce cas, prenez quelques minutes pour donner un nouveau titre à vos notes avec des descriptions claires. Vous pourrez ainsi les identifier facilement lorsque vous parcourrez vos notes.

Ressources reliées

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