Guide pratique : Passer d'Evernote Basic, Plus ou Premium à Evernote Business

Guide pratique : Passer d'Evernote Basic, Plus ou Premium à Evernote Business

Guide pratique : Passer d'Evernote Basic, Plus ou Premium à Evernote Business

Passer d'Evernote Basic, Plus ou Premium à Evernote Business

Si vous utilisez Evernote seul, vous savez que c'est un outil extraordinaire pour vous aider à centraliser votre travail. Evernote Business fait profiter votre équipe de tous les avantages d'Evernote et lui offre un espace de travail partagé et centralisé. Si vous passez d'une utilisation d'Evernote en solo à Evernote Business avec votre équipe, ce guide vous aidera à comprendre les différences clés et vous présentera les bonnes pratiques à adopter pour une transition en douceur.

En quoi Evernote Business est-il différent ?

Evernote (Basic, Plus et Premium) a été conçu pour aider les personnes de manière individuelle. Evernote Business s'appuie sur tous les avantages et fonctionnalités d'Evernote, mais a été créé pour aider votre équipe à travailler ensemble et votre entreprise à gérer centralement le compte et ses données.

La séparation du contenu personnel et Business

La plupart du temps, lorsqu'un membre de l'équipe travaille sur un projet pour l'entreprise, le contenu ne lui appartient pas personnellement, mais appartient à l'entreprise. Dans ce contexte, Evernote Business offre aux entreprises un espace qui permet aux membres de créer un contenu Business (projets, ordres du jour de réunions, travail pour les clients, etc.) séparé du contenu que chacun crée pour son utilisation personnelle (recettes, projets de voyage, projets en famille, etc.). Si un membre de l'équipe quitte l'entreprise, tout le travail qu'il a créé sera conservé dans le compte Evernote Business de l'entreprise et ce membre emportera son contenu personnel avec lui dans son compte Evernote individuel.

Le contenu Business étant la propriété de l'entreprise, celle-ci le conserve lors du départ d'une personne de votre équipe. Le créateur du contenu et le ou les administrateurs de l'entreprise ont accès au contenu Business.

Le contenu personnel est la propriété de chaque personne, qui le conserve donc si elle quitte le compte Evernote Business de l'entreprise. Personne dans votre entreprise ne peut voir votre contenu personnel, sauf si vous le partagez. Vous pouvez continuer à créer du contenu personnel après avoir rejoint Evernote Business.

Pour bien séparer le contenu Business du contenu personnel, Evernote Business dispose de plusieurs fonctionnalités permettant d'identifier et d'organiser chaque type de contenu. En tant qu'utilisateur d'Evernote, certaines vous seront familières, mais vous découvrirez également d'autres outils à orientation professionnelle.

Les notes Business sont la propriété de l'entreprise. Elles se trouvent dans les carnets de notes Business et peuvent comporter des étiquettes Business (voir ci-dessous pour plus d'informations sur les carnets de notes et les étiquettes Business). Les nouvelles notes que vous et les membres de votre équipe créez et qui sont liées au travail sont le plus souvent des notes Business.

Les notes personnelles sont la propriété de la personne. Elles se trouvent dans des carnets de notes personnels et peuvent comporter des étiquettes personnelles (voir ci-dessous pour plus d'informations sur les carnets de notes et les étiquettes personnels). Les notes personnelles comprennent toutes les notes créées lorsque vous utilisiez Evernote Basic, Plus ou Premium avant de rejoindre le compte Evernote Business.

Les notes Business dans Evernote pour Mac

Les carnets de notes Business sont la propriété de l'entreprise. Ils peuvent être partagés avec toute l'entreprise ou avec des personnes en particulier, ou peuvent rester privés pour que seuls leur créateur et les administrateurs de l'entreprise y aient accès.

Les carnets de notes Business dans Evernote pour Mac

Les carnets de notes personnels sont la propriété de chaque personne. Lorsque celle-ci quitte l'entreprise, elle emporte avec elle les contenus de ses carnets de notes personnels. Les carnets de notes personnels ne peuvent pas être partagés avec toute votre entreprise et comprennent tous les carnets créés lorsque vous utilisiez Evernote Basic, Plus ou Premium avant de rejoindre un compte Evernote Business.

Les carnets de notes personnels dans Evernote pour Mac

Il est important de noter que le contenu que les membres de l'équipe voient dans l'affichage des carnets de notes peut varier, car ils peuvent être invités à participer à des carnets de notes, à les rejoindre à partir de l'Accueil Business (voir ci-dessous) et créer leurs propres carnets de notes Business.

Les étiquettes Business sont la propriété de l'entreprise. Lorsque vous ajoutez des étiquettes à une note qui se trouve dans un carnet de notes Business, celles-ci deviennent automatiquement des étiquettes Business. Toute personne ayant accès à un carnet de notes Business pourra voir les étiquettes Business qu'il comporte.

Les étiquettes Business dans Evernote pour Mac

Comme les carnets de notes personnels, les étiquettes personnelles sont la propriété de chaque personne. Si vous ajoutez des étiquettes à une note qui se trouve dans un carnet de notes personnel, celles-ci deviennent des étiquettes personnelles. Vous ne pouvez pas utiliser des étiquettes Business dans un carnet de notes personnel ou vice-versa. Les étiquettes personnelles comprennent toutes les étiquettes créées lorsque vous utilisiez Evernote Basic, Plus ou Premium avant de rejoindre un compte Evernote Business.

Après avoir rejoint un compte Evernote Business, lorsque vous créez une note, un carnet de notes ou une étiquette, vous pouvez choisir d'en faire un élément personnel ou Business. Vous pouvez naviguer entre l'affichage des notes, carnets et étiquettes Business et personnels dans la barre latérale ou utiliser le bouton bascule qui se trouve en haut des écrans de notes, carnets de notes et étiquettes.

Pour avoir une idée de la façon dont une entreprise peut configurer ses notes, carnets de notes et étiquettes Evernote Business, consultez un exemple de structure organisationnelle. Encouragez les membres de votre équipe à créer des carnets de notes et des étiquettes Business au lieu de carnets de notes et d'étiquettes personnels. Si vous et votre équipe aviez déjà l'habitude d'utiliser Evernote avant de découvrir Evernote Business, assurez-vous de bien comprendre les différences entre les contenus Business et personnels.

Corbeille Business - Lorsqu'un membre de l'équipe supprime une note d'un carnet de notes Business, Evernote Business ne l'efface pas automatiquement pour éviter toute perte de données involontaire, mais la place dans la corbeille Business. Seul un administrateur de l'entreprise peut effacer et restaurer les notes qui se trouvent dans la corbeille Business via la console d'administration.

De nouvelles façons de voir le contenu de votre équipe

L'Accueil Business est un excellent moyen de voir ce qui se passe dans le compte Evernote Business de votre entreprise. À partir de l'Accueil Business, vous pouvez obtenir un aperçu de l'activité dans le contenu de votre entreprise et consulter les suggestions de carnets de notes partagés qui pourraient vous être utiles.

Vous pouvez également consulter le profil de chaque membre de l'équipe, ainsi que les notes et les carnets de notes sur lesquels il travaille et auxquels vous avez accès. Les éléments qui n'ont pas été partagés avec vous ne s'afficheront pas dans son profil. Enfin, vous pouvez parcourir tous les carnets publiés dans votre entreprise et rejoindre ceux qui pourraient vous être utiles.

REMARQUE : l'Accueil Business est actuellement disponible dans Evernote pour Mac et Windows Desktop.

L'Accueil Business dans Evernote pour Mac

Contrôle administratif

Si vous êtes l'administrateur de l'entreprise, vous pouvez gérer le compte Evernote Business de votre équipe à partir de la console d'administration, qui comprend les paramètres pour les personnes, les carnets de notes, les étiquettes, les informations de facturation, etc. C'est également là que vous pouvez gérer la corbeille Business de votre entreprise. Nous présenterons la console d'administration plus en détail un peu plus loin dans ce guide.

S'inscrire à Evernote Business

Lorsque vous vous inscrivez à Evernote Business, vous pouvez utiliser vos nom d'utilisateur et mot de passe Evernote Basic, Plus ou Premium pour commencer. Si vous procédez ainsi, tous vos carnets de notes et notes personnels existants s'afficheront à côté du contenu Business de votre entreprise. Il n'est pas nécessaire de créer de nouveaux nom d'utilisateur et mot de passe.

Une fois inscrit, configurez une adresse email Business. Lorsque vous partagerez du contenu Business, c'est cette adresse qui s'affichera, et non votre adresse email personnelle. À l'inverse, lorsque vous partagerez du contenu personnel, votre adresse email personnelle s'affichera. Vous pouvez configurer votre adresse email Business dans les paramètres de votre compte.

Résumé du compte

Quand vous inviterez les membres de votre équipe à rejoindre votre compte Evernote Business, pensez à les encourager à utiliser leurs nom d'utilisateur et mot de passe Evernote actuels (s'ils ont déjà utilisé Evernote) et à configurer une adresse email Business dans leurs paramètres de compte.

Gérer le compte de votre équipe

Evernote Business ayant été conçu pour les équipes, une ou deux personnes devront être responsables du compte de votre équipe, c'est-à-dire être les administrateurs de votre entreprise. Les administrateurs peuvent superviser et gérer le compte Evernote Business de votre entreprise.

Si vous êtes l'administrateur du compte de votre entreprise, il est important de vous familiariser avec la console d'administration. Même si vous avez déjà utilisé Evernote en solo, la découverte de la console d'administration constituera une nouvelle étape de votre passage à Evernote Business. Dans la console d'administration, vous pouvez :

  • Ajouter ou supprimer des utilisateurs
  • Modifier les niveaux d'autorisation des utilisateurs
  • Surveiller l'accès des utilisateurs au contenu Business
  • Gérer les notes, les carnets de notes, les étiquettes et la corbeille Business
  • Consulter et mettre à jour les informations de facturation et l'historique des transactions
  • Activer des fonctionnalités de sécurité, comme l'authentification unique
  • Gérer les intégrations comme Salesforce

Console d'administration

Consacrez du temps à la découverte des outils de la console d'administration, car seuls vous et les autres administrateurs de votre entreprise avez accès à la console et à ses fonctionnalités.

Votre compte doit toujours avoir au moins deux administrateurs. Ainsi, si l'une des deux personnes est indisponible, l'autre peut toujours consulter et gérer l'espace de travail de votre équipe. Un administrateur peut être un responsable dans votre entreprise, une personne de confiance travaillant dans le service informatique, RH ou finances, etc. Tous les administrateurs bénéficient du même niveau d'accès et peuvent gérer le contenu Business de votre équipe, les utilisateurs et les informations de facturation. Il est donc important de choisir les bonnes personnes. En général, tous les utilisateurs de votre compte n'ont pas à être administrateurs. Choisissez plutôt un petit groupe de personnes de confiance pour gérer votre compte Evernote Business.

Pour ajouter des administrateurs, dans la console d'administration, sélectionnez « Gérer les utilisateurs » et choisissez la ou les personnes à qui vous voulez attribuer la fonction d'administrateur. Dans le menu déroulant « Actions », sélectionnez « Rendre administrateur » pour donner à chaque personne l'accès administrateur au compte Evernote Business de votre entreprise.

Gérer les utilisateurs dans la console d'administration

Evernote Business et votre équipe

Organiser l'espace de travail de votre équipe

Quand vous travaillez seul, vous êtes libre d'organiser votre espace de travail Evernote comme bon vous semble. Vous pouvez organiser autant d'informations que vous le souhaitez. En équipe, une organisation planifiée et structurée est essentielle à la réussite : il vous faudra réfléchir à l'organisation de l'espace de travail de votre équipe dans Evernote Business et mettre les choses en place pour aider votre équipe à réussir. Consultez le guide étape par étape pour découvrir comment configurer l'espace de travail Evernote Business de votre équipe.

Après avoir configuré la structure des carnets de notes, notes et étiquettes de votre équipe dans Evernote Business, ajoutez du contenu. Vous pouvez ajouter des contenus nouveaux ou, si vous avez dans votre compte Evernote personnel des contenus professionnels, vous pouvez les convertir en contenus Business.

Pour convertir une seule note, déplacez-la d'un carnet de notes personnel à un carnet de notes Business. Toutes les personnes ayant accès à ce carnet pourront la consulter.

Pour convertir un carnet de notes personnel complet, sur Evernote pour Mac ou Windows Desktop, faites un clic droit ou contrôle + clic sur un carnet de notes et choisissez « Convertir en carnet de notes Business ». Le carnet de notes sera effacé de votre compte personnel et converti en carnet de notes Business, qui deviendra la propriété de votre entreprise. La conversion d'un carnet de notes a deux conséquences importantes :

  • L'historique des notes et les dates de création sont réinitialisés à l'heure et à la date de la conversion.
  • Si vous aviez déjà partagé le carnet de notes avec d'autres personnes, il vous faudra le partager à nouveau après la conversion.

Notes créées automatiquement à partir des fichiers

Déployer Evernote Business au sein de votre équipe

La structure organisationnelle du contenu de votre équipe n'est pas le seul sujet qui mérite réflexion. En effet, vous devrez aussi planifier le déploiement d'Evernote Business. Il est très probable que certaines personnes connaissent déjà Evernote et que d'autres ne l'aient jamais utilisé. Élaborez une stratégie pour expliquer à votre équipe qu'Evernote Business va être mis à sa disposition, présenter les objectifs de son déploiement, définir les attentes relatives à son utilisation et déterminer un calendrier de déploiement et de formation du groupe.

Pour voir tous les conseils pour réussir le déploiement d'Evernote Business au sein de votre équipe, consultez le Guide du déploiement d'Evernote Business.

Partager du contenu avec votre équipe

Après avoir déployé Evernote Business au sein de votre équipe, vous pouvez partager du contenu. Bien qu'Evernote Business soit conçu pour le partage et la collaboration, par défaut, tous les carnets de notes et notes Business ne sont pas partagés. Seuls leur auteur et les administrateurs peuvent voir leur contenu et y accéder. Vous êtes prêt à partager du contenu ? Deux options s'offrent à vous : le partage avec des personnes déterminées ou avec toute votre entreprise.

Partager du contenu avec des personnes déterminées : si vous souhaitez partager une note ou un carnet de notes avec une ou plusieurs personnes, cliquez sur le bouton « Partager ». Vous serez invité à ajouter des personnes et à définir leur niveau d'accès. Elles pourront voir le contenu partagé et, selon les autorisations que vous leur aurez accordées, le modifier ou le modifier et le partager. C'est l'option idéale si vous travaillez sur un projet avec votre équipe et que vous souhaitez que tous les membres puissent voir et créer du contenu ensemble, dans un espace central. Vous pouvez également inviter des personnes extérieures à votre compte Evernote Business, comme un consultant ou un entrepreneur. Vous pourrez toujours révoquer et/ou modifier les autorisations d'accès ultérieurement, en fonction de l'évolution de vos besoins et de vos projets.

Partager un carnet de notes avec des personnes déterminées

Partager du contenu avec toute l'entreprise : sur Evernote pour Mac ou Windows Desktop, vous disposez d'une autre option de partage, qui est la publication d'un carnet de notes dans toute votre entreprise. Cela signifie que tous les employés peuvent accéder au carnet de notes et à son contenu à partir de l'Accueil Business. Le contenu de votre carnet publié s'affichera dans les recherches de votre équipe. Si vous avez un projet qui n'est pas privé, si vous collectez du contenu utile à toute l'entreprise ou si vous travaillez sur des projets qui ne contiennent pas d'informations sensibles, la publication est idéale car elle permet d'enrichir le hub de connaissances ouvert aux recherches de votre entreprise dans Evernote Business. Voici quelques exemples de carnets qu'il peut être utile de publier : formulaires RH, guides des employés, calendriers d'entreprise, coupures de presse, etc.

Publier un carnet de notes Business dans toute l'entreprise

En règle générale, si vous travaillez sur l'ébauche d'un projet et que celle-ci n'est pas prête à être diffusée à un public, vous pouvez travailler dans un carnet de notes Business non partagé. Lorsque votre travail est prêt, vous pouvez partager ou publier le carnet de notes ou déplacer vos notes dans un carnet partagé existant. Pour informer votre équipe que vous lui avez donné accès à vos notes, cliquez sur le bouton « Partager » pour commencer un Work Chat et lui donner plus d'informations sur votre travail.

De nouvelles façons de trouver du contenu dans votre compte Business

Outre la collecte et le partage de contenu Business, Evernote Business offre à votre équipe de nouvelles façons de trouver et de consulter du contenu sur lequel vos collègues ont travaillé.

Dans Evernote Basic, Plus ou Premium, vous aviez sans doute l'habitude de lancer des recherches et de trouver des résultats dans vos notes et carnets de notes. Avec Evernote Business, lorsque vous faites une recherche, les résultats proviennent de vos notes, mais aussi des notes et carnets partagés par votre équipe. Vous verrez même des suggestions qui vous indiqueront les personnes de votre entreprise susceptibles d'avoir des connaissances sur le sujet recherché. Evernote Business inclut uniquement les résultats de recherche des contenus qui ont été délibérément partagés avec vous ou publiés dans l'entreprise.

Rechercher des résultats dans les carnets de notes personnels et Business

En outre, vous pouvez voir tous les membres de votre équipe et tout ce qu'ils ont partagé en vous rendant dans l'Accueil Business de votre entreprise. Pour y accéder, cliquez sur le nom de votre entreprise dans la barre latérale. Vous pouvez faire des recherches dans les carnets Business directement à partir de l'Accueil Business.

L'Accueil Business dans Evernote pour Mac

Effectuer la maintenance du compte Evernote Business de votre équipe

Quand vous travaillez seul, la maintenance de votre compte Evernote ne demande pas beaucoup de temps. En équipe, il est utile de consacrer du temps à la suppression des notes obsolètes, des étiquettes inutilisées, etc. L'espace de travail que vous partagez avec votre équipe doit être organisé et mis à jour pour que chacun puisse facilement contribuer et trouver du contenu, et mener à bien son travail.

Prévoyez régulièrement du temps pour :

  • Renommer les carnets de notes, étiquettes ou notes qui ne respectent pas les directives organisationnelles de votre équipe
  • Vérifier l'absence de notes en double, obsolètes et/ou à présent inutiles dans les carnets de notes
  • Passer en revue les étiquettes de votre équipe et supprimer celles qui sont superflues ou inutilisées
  • Ajuster les autorisations de partage des carnets de notes et notes partagés

Si vous êtes un administrateur, vous pouvez réaliser certaines de ces actions vous-même, directement dans Evernote ou via la console d'administration. Vous pouvez également demander à des membres de votre équipe de contribuer à la maintenance du contenu qu'ils ont partagé.

Les étiquettes dans la console d'administration

Modèles téléchargeables

Ressources reliées

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