Guide pratique : Rendre les réunions plus productives

Guide pratique : Rendre les réunions plus productives

Guide pratique : Rendre les réunions plus productives

Rendre les réunions plus productives

Les réunions sont bien souvent une étape nécessaire de notre travail. Pourtant, nous sommes nombreux à les trouver inefficaces ou à les considérer comme une perte de temps. S'il n'est pas possible de supprimer les réunions de votre emploi du temps, Evernote Business peut toutefois vous aider, vous et votre équipe, à les rendre plus efficaces et productives.

Découvrez comment utiliser Evernote Business pour organiser de meilleures réunions d'équipe.

 

Rédiger un ordre du jour dans Evernote

Vous est-il déjà arrivé de vous rendre à une réunion en ignorant sa raison d'être et les thèmes qui seront évoqués ? Avec un ordre du jour, vous seriez allé à cette réunion en étant prêt à contribuer. Utilisez Evernote Business pour créer des programmes détaillés pour vos réunions et faire en sorte que chacun utilise son temps de manière productive.

Pour créer un ordre du jour efficace, procédez comme suit :

Créez une nouvelle note et donnez-lui un titre comportant la date et le sujet de la réunion. Dans le corps de la note, inscrivez les éléments suivants :

  • Les objectifs de la réunion
  • Les résultats attendus
  • Une liste de tâches contenant les sujets de la discussion
  • Les points que chaque participant doit aborder
Note de reunion
Astuce de proAu fur et à mesure que vous écrirez, des notes liées au sujet sur lequel vous travaillez pourront s'afficher automatiquement pour vous fournir des informations issues de votre compte Evernote et des notes partagées par les membres de votre équipe. Ce contexte supplémentaire permet à chacun de bien commencer la réunion.
 

Collecter les détails

De nombreuses réunions sont l'occasion pour votre équipe de discuter de projets, documents ou questions financières qui comportent généralement des détails que vous pourrez inclure dans votre ordre du jour. Utilisez cette note unique pour rassembler tous les détails utiles :

  • Les recherches Internet conservées grâce à Evernote Web Clipper
  • Les feuilles de calculs avec les budgets et projections
  • Les images avec des idées de conception

Créer des carnets de notes pour les ordres du jour

 

Créer des ordres du jour faciles à trouver

Pour que chacun puisse retrouver facilement les ordres du jour des réunions, créez un carnet de notes Business intitulé « Ordres du jour des réunions ». Partagez ce carnet de notes avec l'équipe du projet et donnez-lui l'autorisation d'ajouter ses propres notes et de modifier les vôtres. Ainsi, chaque membre pourra ajouter des éléments au programme, joindre des fichiers importants ou créer de nouveaux ordres du jour pour les réunions qu'il dirigera.

Carnets de notes avec les ordres du jour des réunions

Si des consultants externes, des fournisseurs ou des clients doivent assister à une réunion, vous ne voudrez probablement pas les inviter à rejoindre le carnet de notes « Ordres du jour des réunions » de votre équipe, car seul celui de la réunion en question leur sera utile. Pour partager un agenda avec des personnes externes, cliquez sur l'icône de partage de la note pour la partager avec elles par email ou URL. Elles pourront ainsi voir l'ordre du jour dans leur navigateur, même si elles ne disposent pas encore d'Evernote.

Partager des ordres du jour avec des personnes externes

 

Soyez préparé

Une fois en possession de l'ordre du jour, les participants peuvent le consulter avant et pendant la réunion sur leur ordinateur, smartphone ou tablette. Tous connaîtront précisément le sujet de la réunion et ce que l'on attend d'eux.

Consulter les ordres du jour en toute simplicité à partir d'appareils mobiles

Pour que chacun reste sur la bonne voie, définissez un rappel dans Evernote qui avertira votre équipe un jour avant la réunion. Elle pensera ainsi à prendre quelques minutes pour lire l'ordre du jour avant la réunion.

Les rappels pour avertir les personnes des ordres du jour

 

Dites adieu aux diapositives

En tant qu'organisateur de la réunion, c'est vous qui menez le bal. Vous serez donc peut-être heureux de savoir que vous n'aurez plus à perdre du temps en préparation de diapositives. Avec le mode présentation, présentez l'ordre du jour en plein écran directement à partir d'Evernote. Il vous suffit de connecter votre appareil à un grand écran ou projecteur et de cliquer sur l'icône du mode présentation. Si vous avez joint des images, graphiques ou autres fichiers, ils s'afficheront également en plein écran. Vous pouvez même attirer l'attention (littéralement) sur des éléments importants grâce au pointeur laser intégré.

Présenter des ordres du jour sur un second écran

 

Prendre des notes réussies

Chaque réunion doit avoir un preneur de notes, quelqu'un qui prend des photos du tableau blanc, note les points de discussion importants, les décisions adoptées et les prochaines étapes. À chaque réunion, désignez cette personne et demandez-lui de prendre des notes au bas de l'ordre du jour partagé.

Voici quelques détails de la réunion que le preneur de notes voudra peut-être capturer dans Evernote :

  • L'enregistrement audio de la discussion
  • Des photos de tableaux blancs
  • Des notes manuscrites sur papier
  • Des idées de brainstorming rédigées sur des Post-it®Notes

Que vos notes soient rédigées dans Evernote ou capturées dans une photo à l'aide de l'appareil photo pour documents de l'application, tous les éléments peuvent faire l'objet de recherches. Vous et votre équipe pouvez donc facilement trouver les contenus enregistrés.

Faire des recherches facilement dans tous les éléments enregistrés dans Evernote

Astuce de proIf multiple team members took notes during the meeting, you can merge them together and add them to your main meeting agenda note.

Remarque : avant d'utiliser la fonctionnalité d'enregistrement d'Evernote pour capturer une conversation, assurez-vous de bien comprendre les lois applicables pour savoir si vous devez obtenir une autorisation de la personne que vous voulez enregistrer.

 

Quitter la réunion avec les idées claires

Les participants doivent généralement effectuer un suivi de certains points des réunions d'équipe. Malheureusement, les idées ont tendance à fuser et il est difficile de savoir qui est responsable de quoi. À la fin de chaque réunion, demandez aux participants de consulter les éléments d'action qu'ils doivent suivre et de poser des questions si ceux-ci ne sont pas clairs. Tout le monde sera ainsi sur la même longueur d'onde et pourra commencer à travailler sur sa partie du projet.

Noter chaque élément d'action confiée à une personne avec une case à cocher au bas de l'ordre du jour de la réunion est une excellente façon de procéder. Les membres de l'équipe peuvent cocher leurs cases respectives au fur et à mesure qu'ils terminent les tâches. Votre équipe peut ainsi consulter le statut du projet dans la note sans avoir à envoyer le moindre email. Si certains éléments d'action nécessitent un suivi soumis à des contraintes de temps, ajoutez un rappel pour avertir toute votre équipe des échéances.

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