Guide pratique : Créer une bibliothèque d'information dans Evernote

Guide pratique : Créer une bibliothèque d'information dans Evernote

Guide pratique : Créer une bibliothèque d'information dans Evernote

Créer une bibliothèque d'information dans Evernote

Il est essentiel que chaque groupe de travail ou équipe dispose d'un système de partage des informations. Dans le cas contraire, la recherche de documents, de notes et de fichiers peut être difficile. Avec Evernote, il est facile de créer et de configurer une bibliothèque d'information et de la partager avec de nombreux participants. Sa création, son utilisation et sa maintenance sont plus simples que celles d'un intranet ou d'un wiki dédié.

Découvrez comment utiliser Evernote comme bibliothèque d'information pour votre équipe.

Décider des éléments à inclure

Vous vous demandez ce que vous pouvez conserver dans la bibliothèque partagée de votre équipe ? Vous pouvez commencer par des documents et des informations auxquels presque toutes les personnes qui travaillent dans votre entreprise doivent pouvoir accéder.

Par exemple :

  • Des modèles de projets
  • Des listes de vérification de la situation
  • Les objectifs de l'entreprise
  • Des guides destinés aux employés
  • Des formulaires d'approbation
  • Des guides informatiques

Lorsque ces documents essentiels sont stockés dans votre bibliothèque, votre équipe peut les trouver facilement lorsqu'elle en a besoin.

Collecter des documents dans des carnets de notes

Pour enregistrer vos documents dans un espace central, cliquez sur le bouton +Nouveau carnet de notes, puis créez un carnet de notes Business. Nommez-le « Bibliothèque de l'équipe ».

Créer un carnet de notes intitulé Bibliothèque de l'équipe

Vous disposez maintenant d'un espace pour collecter tous les documents à partager avec votre équipe. Avec Evernote, il est facile de faire glisser des fichiers existants sur votre ordinateur vers Evernote. Ici, nous allons ouvrir le dossier qui contient une liste de documents pour les ressources médicales et de santé de votre entreprise.

Faites glisser le document dans le nouveau carnet de notes tout juste créé pour l'ajouter à Evernote.

Glisser et déposer des fichiers dans Evernote

Une nouvelle note est alors créée : elle contient une copie du document original. Vous pouvez ajouter plusieurs fichiers à la même note ou ajouter du contexte à votre document en saisissant quelques annotations.

Notes créées automatiquement à partir des fichiers

“Pro-tipSi vous voulez ajouter de nombreux fichiers au carnet « Bibliothèque de l'équipe », ajoutez-les en une seule fois en les sélectionnant et en les faisant glisser dans « Bibliothèque de l'équipe » dans l'affichage des Carnets de notes. Chaque fichier est ainsi ajouté automatiquement dans une note individuelle.

Partager du contenu avec votre équipe pour un accès facile

Pour que ces contenus deviennent une ressource d'équipe, vous devez partager le carnet de notes avec d'autres personnes. Dans l'affichage des Carnets de notes, faites un clic droit sur « Bibliothèque de l'équipe » et sélectionnez Modifier le partage. Dans le panneau de partage qui s'affiche, cliquez sur Publier si vous voulez le partager avec toute l'entreprise.

Notes créées automatiquement à partir des fichiers

Les carnets de notes partagés avec l'entreprise sont disponibles dans la section Accueil Business de la barre latérale. Il s'agit d'un point d'accès central qui vous permet de voir ce que les autres personnes de l'entreprise ont partagé et les projets sur lesquels elles travaillent. Dans cette fenêtre, vous et vos collègues pouvez trouver le carnet de notes « Bibliothèque de l'équipe » dans l'onglet Carnets de notes Business.

Accueil Evernote Business

Si vous voulez partager du contenu avec un groupe de personnes en particulier et non avec toute l'entreprise, cliquez sur Work Chat ou sur Partager pour ouvrir la fenêtre de dialogue Work Chat qui vous permettra de sélectionner les destinataires. Vous pourrez également définir les niveaux d'accès des destinataires au contenu.

Partager des notes avec votre équipe

Les carnets de notes Business permettent de collecter des ressources communes très facilement. Et ce n'est pas tout : vous pouvez y accéder sur votre ordinateur de bureau et vos appareils mobiles, et leurs contenus peuvent faire l'objet de recherche dès que vous les enregistrez dans Evernote.

 

Modèles téléchargeables

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