Guide pratique : documenter votre flux de travail

Guide pratique : documenter votre flux de travail

Guide pratique : documenter votre flux de travail

Documenter votre flux de travail

Votre flux de travail est la colonne vertébrale de votre productivité quotidienne. C'est la chaîne des habitudes et processus qui vous aident à avancer dans vos projets.

Votre flux de travail étant déjà bien implanté, la documentation des étapes de chaque projet ou tâche peut vous sembler inutile. Pourtant, procéder ainsi permet de créer des repères précieux pour les personnes susceptibles d'effectuer le même travail.

Evernote facilite la documentation des flux de travail de votre équipe. Dans ce guide, vous découvrirez comment compiler et partager des procédures avec votre équipe.

Types de documentation

Il existe trois principaux types de documentation du flux de travail que vous pouvez créer dans Evernote : les procédures, les listes de tâches et les guides pratiques. En voici un aperçu :

  • Les procédures présentent les tâches à effectuer pour offrir votre produit ou service.
  • Les listes de tâches garantissent la réalisation d'une tâche, souvent dans un ordre bien précis. Les éléments cochés montrent la progression, tandis que les tâches non cochées rappellent les actions à effectuer.
  • Les guides pratiques fournissent des instructions étape par étape. Souvent illustrés par des graphiques, ils conviennent parfaitement aux flux de travail visuels.

Commencer la procédure globale

Imaginez : vous créez une newsletter électronique et vous voulez être sûr de la préparer de la même manière à chaque fois que vous devez l'envoyer. Pour ce faire, vous devrez créer un ensemble d'instructions documentant les étapes à suivre, c'est-à-dire une procédure.

Commencez par créer un carnet de notes Business qui contiendra votre documentation. Cliquez sur +Nouveau carnet de notes et sélectionnez « Carnet de notes Business ». Nommez-le « Flux de travail ».

Créer des carnets de notes pour les projets existants

Réfléchissez aux étapes de la tâche à réaliser. Par exemple, le processus d'envoi d'une newsletter peut comporter les étapes clés suivantes :

  1. Créer un exemplaire de la newsletter
  2. Créer le brouillon de la newsletter avec du texte et des images
  3. Créer un test d'envoi
  4. Créer une liste
  5. Envoyer à la liste
  6. Suivre les résultats

Créez une note expliquant toutes ces étapes : un espace central qui répertorie les phases importantes de la procédure. Cliquez sur +Nouvelle note dans votre carnet de notes « Flux de travail », nommez la note « Newsletter - Création et envoi », puis rédigez toutes les étapes. Ajoutez des cases à cocher pour ne pas perdre vos objectifs de vue.

Listes de tâches répertoriant les étapes clés

Créer une liste de tâches

Maintenant que vous disposez d'une note répertoriant toutes les étapes de la procédure, vous pouvez ajouter des détails. Créez une liste de tâches pour chaque étape du processus de création de la newsletter.

Cliquez sur +Nouvelle note dans le Flux de travail pour ajouter une note vide au carnet et nommez-la « Newsletter - 01 - Création d'un exemplaire de la newsletter ». Vérifiez que vos notes sont triées par titre (onglet Affichage de la barre d'outils). Attribuez un numéro à chaque note pour organiser les notes sous forme numérique dans votre carnet de notes.

Dressez maintenant la liste des étapes à suivre pour réaliser la tâche. Ajoutez une case à cocher pour chaque étape en cliquant sur l'icône de case à cocher dans la barre d'outils de l'éditeur de note. Vous allez sans doute créer une note pour chaque grande étape, avec des listes de tâches pour chacune d'entre elles.

Listes de tâches avec des étapes détaillées

Documenter les guides pratiques

Les procédures et listes de tâches sont idéales pour les étapes qui peuvent être décrites avec des mots, mais qu'en est-il des actions qu'il est nécessaire de visualiser sur un écran ? Lorsqu'il est utilisé avec Evernote, Skitch facilite la capture et l'annotation de vos flux de travail visuels et les intègre à votre documentation.

Ouvrez tout d'abord l'application ou la page internet à documenter. Ici, nous ouvrons notre outil de gestion de newsletter électronique. Nous ouvrons Skitch et sélectionnons l'outil Capture d'écran, puis nous faisons glisser le curseur sur la zone à capturer. Dans le cas présent, il s'agit de l'écran de sélection des modèles de notre outil de newsletter électronique.

La capture d'écran s'affichera automatiquement dans Skitch, où vous pourrez dessiner des flèches, des cases, ajouter du texte ou faire ressortir des passages de l'écran.

Utiliser Skitch pour annoter des captures d'écran

Cela peut être particulièrement utile si vous documentez un flux de travail, car vous pouvez montrer où cliquer et éliminer tout risque de confusion, comme dans notre exemple de newsletter.

Utiliser Skitch pour ajouter un texte explicatif

Après avoir annoté chaque étape de votre processus, faites glisser la capture d'écran dans une note de votre carnet de notes « Flux de travail » dans Evernote. Elle sera ainsi stockée avec les textes explicatifs, listes de tâches et autres informations sur chaque flux. Si un flux de travail comporte plusieurs étapes, prenez plusieurs captures d'écran et faites-les glisser dans Evernote. Une note peut contenir plusieurs captures associées à un flux de travail en particulier.

Prendre des captures d'écran pour accompagner les étapes du guide

Utiliser des liens de note pour une navigation plus rapide

Si vos procédures comportent de nombreuses étapes, créer des hyperliens dans une note unique peut vous faire gagner du temps. Nous allons utiliser la principale note de la procédure « Newsletter - Création et envoi » pour organiser le reste de la documentation.

Repérez la note « Newsletter - 01 - Création d'un exemplaire de la newsletter » dans la liste de notes. Faites un clic droit dessus et sélectionnez « Copier le lien de la note » pour créer un hyperlien qui sera copié dans le presse-papiers de votre ordinateur.

Copier les liens de la note

Revenez à la note « Newsletter - Création et envoi ». Surlignez le texte du premier élément de la liste, « Créer un exemplaire de la newsletter » et faites un clic droit. Dans le menu contextuel, faites défiler la liste jusqu'à « Lien », puis cliquez sur « Ajouter ».

Indiquer le texte à convertir en lien

Dans la fenêtre contextuelle, faites un clic droit et sélectionnez « Coller » ou appuyez sur Contrôle + V ou Commande + V sur le clavier pour coller le lien copié dans le presse-papiers de votre ordinateur, puis cliquez sur OK.

Coller le lien de la note

Vous constatez qu'un lien a été créé pour le texte sélectionné. Si vous cliquez dessus, vous serez redirigé vers la note qui contient les étapes de la création d'un exemplaire de la newsletter.

Lien de note effectué

Partager avec votre équipe

Une fois votre flux de travail documenté, vérifiez que votre équipe peut accéder aux éléments créés. Grâce à Work Chat, vous pouvez les partager directement à partir d'Evernote. Sous Windows, cliquez sur Carnets de notes dans la barre latérale, puis sur Partager lorsque vous passez votre curseur sur le carnet « Flux de travail ». Sous Mac, en haut de votre carnet de notes « Flux de travail », cliquez sur le bouton Work Chat pour inviter les membres de votre équipe à consulter la documentation et à collaborer.

Partager des notes avec votre équipe

Les membres de votre équipe pourront voir les notes que vous avez créées et, si vous leur avez accordé l'autorisation, mettre à jour les notes relatives aux flux de travail au fur et à mesure de leur évolution.

LANGUAGES_SUPPORT LANGUAGES_EXCLUDE=ja

Lecture de la vidéo %{current} sur %{total}
Vidéo %{current} sur %{total}