Guide pratique : créer un bureau sans papier avec Evernote

Guide pratique : créer un bureau sans papier avec Evernote

Guide pratique : créer un bureau sans papier avec Evernote

Créer un bureau sans papier avec Evernote

Pour un travail d'équipe efficace, chacun doit pouvoir stocker et trouver rapidement des documents dans un espace central. Avant, cela voulait dire centraliser des fichiers papier dans de lourdes armoires en métal ou, plus récemment, envoyer les fichiers numériques vers des serveurs partagés à l'accès et à la navigation difficiles.

Aujourd'hui, il existe Evernote : « l'armoire de fichiers » numérique adaptée au travail moderne. Evernote vous suit sur votre ordinateur portable, smartphone ou tablette et vous permet de trouver instantanément des documents et ressources créés par vous ou par vos collègues. Vous pouvez également ajouter et mettre à jour des notes, capturer des idées et transmettre des informations à votre équipe. Evernote est donc l'outil idéal pour les équipes occupées et motivées qui veulent être plus productives.

Définir votre structure

Le premier pas vers la productivité est la création d'une structure claire et cohérente pour les fichiers numériques de votre équipe.

Réfléchissez tout d'abord à une structure de nommage et d'organisation pour les carnets de notes de votre équipe dans Evernote. Dans l'idéal, cette structure doit refléter les systèmes de stockage de fichiers papier et numériques actuels de votre entreprise. Ainsi, toutes vos plates-formes sont cohérentes et chacun peut se familiariser rapidement avec le nouveau processus. Une fois vos carnets de notes d'équipe configurés, vous pouvez commencer à migrer vos fichiers papier et numériques dans Evernote.

Pour plus d'idées sur la création de la structure de votre équipe, lisez le Guide pratique : configurer l'espace de travail Evernote Business de votre équipe. »

Transférer vos fichiers papier dans Evernote

La plupart des bureaux utilisent encore du papier en quantité variable. Avec Evernote, vous pouvez réduire votre consommation de papier au bureau et transférer tous vos papiers dans Evernote pour pouvoir y faire des recherches et les partager avec votre équipe.

Avant de commencer à transformer vos documents papier actuels en notes dans Evernote, faites un tri dans vos papiers et jetez ce qui ne vous sert plus.

D'un point de vue stratégique, vous voudrez peut-être d'abord numériser vos documents récemment terminés. Numérisez ensuite un par un les fichiers papier que vous conservez dans vos armoires. Vous pouvez choisir de tout faire d'un coup ou de procéder petit à petit. Une fois les numérisations terminées, consultez la politique de rétention des documents de votre entreprise pour savoir si vous pouvez supprimer les anciens documents papier et, si oui, comment.

Une fois que vous avez sélectionné les documents à collecter dans Evernote, vous pouvez les numériser. Grâce à l'application de numérisation mobile d'Evernote, Scannable, il est simple et rapide de migrer des documents papier dans Evernote. Après avoir téléchargé Scannable sur votre iPhone ou iPad, vous pouvez rapidement capturer et enregistrer tout ce que vous souhaitez dans Evernote : reçus, cartes de visite, contrats…

Pour commencer, placez le papier à numériser sur un arrière-plan contrastant. Ouvrez l'application et placez votre appareil mobile au-dessus du papier. Maintenez-le ainsi jusqu'à ce que le rectangle bleu de détection des documents apparaisse, activant le processus de numérisation.

Numériser avec Scannable

À la fin du compte à rebours, votre numérisation est traitée et prête à être prévisualisée dans la barre de numérisations de Scannable. Si la numérisation vous convient, appuyez sur la coche pour l'approuver. Si vous voulez améliorer l'image, faites des ajustements ou numérisez-la à nouveau.

Vous pouvez enregistrer l'image numérisée approuvée dans Evernote et l'organiser dans le carnet de notes de votre choix. Les numérisations uniques seront envoyées à Evernote sous forme d'images ou de PDF selon le type du document original, tandis que les images multiples seront regroupées et enregistrées dans un PDF. N'oubliez pas de donner un titre aux notes qui contiennent vos documents numérisés ou de les renommer pour les identifier facilement par la suite.

Enregistrer des numérisations Scannable dans Evernote

Icône conseil de pro Si vous souhaitez transférer de nombreux documents dans Evernote, il vous faudra une méthode de numérisation plus rapide. Scannable a été conçu pour fonctionner avec le Scanner ScanSnap Evernote Edition, un outil idéal pour les équipes à la recherche d'un appareil puissant pour les numérisations volumineuses.

Collecter vos fichiers numériques

Outre les documents papier, votre entreprise possède sans doute des documents et fichiers numériques dispersés sur des ordinateurs personnels et des dispositifs de stockage partagés. Les collecter dans Evernote permet à chaque personne de trouver facilement les fichiers dont elle a besoin et de travailler sur ces fichiers avec l'équipe.

Rien ne vous oblige à déplacer tous vos fichiers dans Evernote. Essayez d'identifier les fichiers et documents régulièrement partagés dans votre équipe ou ceux auxquels plusieurs personnes doivent pouvoir accéder. Voici quelques exemples de fichiers que vous voudrez peut-être déplacer dans Evernote : fichiers relatifs à des projets spécifiques, politiques de l'entreprise, informations de référence des produits, outils de ventes, etc.

Dans cet exemple, nous allons déplacer les fichiers relatifs au récent projet de refonte de la newsletter. Nous commençons par créer un carnet de notes Business, que nous nommons « Projet - Refonte de la newsletter ».

Créer des carnets de notes pour les projets existants

Il existe maintenant un espace pour collecter tous les fichiers associés au projet. Avec Evernote, il est facile de faire glisser des fichiers existants sur votre ordinateur vers Evernote. Ici, nous allons ouvrir le dossier qui contient plusieurs idées de conception, recherches et autres travaux réalisés sur le projet de refonte de la newsletter. Pour les déplacer dans Evernote, il suffit de les faire glisser dans le nouveau carnet créé.

Glisser et déposer des fichiers dans Evernote

Evernote crée automatiquement une nouvelle note pour chaque document.

Notes créées automatiquement à partir des fichiers

Vos documents originaux existeront toujours sur votre ordinateur, à leur emplacement initial. Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser la version stockée dans Evernote en tant que version « officielle ». L'avantage pour votre équipe ? La dernière version du document est automatiquement mise à jour sur vos appareils (ordinateur, smartphone, tablette).

“Pro-tipVous pouvez ouvrir et modifier les fichiers stockés dans les notes et tous les changements que vous apporterez seront automatiquement enregistrés. Ainsi, tous les membres de votre équipe peuvent travailler facilement sur la bonne version du document.

Partager du contenu avec votre équipe

Après avoir déplacé les documents papier et numériques dans les carnets de notes Evernote de votre équipe, boostez la collaboration en les partageant avec tous ceux qui doivent y accéder. Vous pouvez facilement partager des notes individuelles ou des carnets de notes entiers via Work Chat.

Partager des notes avec votre équipe

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