Guide pratique : gérer vos tâches avec Evernote

Guide pratique : gérer vos tâches avec Evernote

Guide pratique : gérer vos tâches avec Evernote

Gérer vos tâches avec Evernote

Vous avez sûrement de nombreuses tâches à suivre et celles-ci concernent tous les aspects de votre vie. Pour un maximum de productivité et un minimum de tracas, il est essentiel de disposer d'un système qui vous aidera à gérer tout ce que vous avez à faire. Evernote n'est pas uniquement un espace de travail qui sert à suivre les idées et projets, c'est aussi l'espace central dans lequel vous pouvez organiser et gérer vos tâches. Découvrez comment faire.

 

Gestion des tâches basique

Si vos besoins en gestion des tâches sont relativement simples, une ou deux listes de tâches simples peuvent vous suffire. Par exemple, si vous voulez créer une liste de tâches pour votre travail ou vos activités personnelles, ajoutez une nouvelle note en cliquant sur +Nouvelle note et renommez-la « Tâches personnelles ».

Une fois la nouvelle note créée, vous pouvez ajouter vos tâches. Cliquez sur l'icône de case à cocher, puis saisissez votre première tâche. Lorsque vous appuyez sur Entrée, Evernote ajoute automatiquement une nouvelle case à cocher pour la tâche suivante.

Comment gérer vos tâches avec Evernote

Continuez à ajouter toutes vos tâches à cette note. Si vous avez des grandes catégories de tâches, séparez-les avec des titres en gras ou différentes couleurs de police.

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Si certaines de vos tâches sont associées à d'autres notes dans Evernote, vous pouvez y accéder en un seul clic en connectant vos notes. Par exemple, votre liste de course est trop longue pour être incluse directement dans une liste de tâches (la tâche elle-même est en fait Faire les courses), mais vous voulez y accéder rapidement. Pour ce faire, nous allons créer un lien de note.

Trouvez la note que vous voulez connecter. Ici, c'est la note Liste de courses. Faites un clic droit (Windows) ou ctrl+clic (Mac) et sélectionnez « Copier le lien de la note » dans le menu.

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Revenez à votre liste de Tâches personnelles. Surlignez la tâche Faire les courses. Avec le texte sélectionné, faites un clic-droit (Windows) ou ctrl+clic (Mac), et sélectionnez « Lien » ou « Hyperlien », puis « Ajouter » dans le menu contextuel.

Comment gérer vos tâches avec Evernote

Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur Ctrl+V (Windows) ou Commande+V pour coller le lien de la note, puis cliquez sur OK.

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Une fois le lien de note ajouté, cliquez sur la tâche avec le texte souligné pour être redirigé vers la note associée. Vous pouvez revenir à votre liste de tâches en cliquant sur le bouton Retour de la barre d'outils.

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Après avoir ajouté toutes vos tâches, vous voudrez sûrement y accéder régulièrement pour rester organisé et garder un œil sur vos projets. Pour un accès rapide, faites glisser votre liste de tâches dans la section Raccourcis de la barre latérale.

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Vous pouvez désormais accéder à toutes vos tâches en un clic.

Au fur et à mesure que vous réalisez les tâches de votre liste, vous pouvez cocher les cases pour les marquer comme terminées. Vous pouvez aussi le faire sur votre smartphone ou tablette si vous terminez des tâches pendant vos déplacements.

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Une meilleure gestion des tâches

Si vos besoins sont plus complexes et que vous devez, par exemple, suivre un projet détaillé ou le statut d'une tâche, voir quel membre de l'équipe est responsable de telle ou telle tâche, ou gérer les tâches dans plusieurs carnets de notes, vous devrez adopter une autre approche.

Commencez par réfléchir à la façon dont vous souhaitez filtrer ou afficher vos tâches. Vous voudrez peut-être les afficher par statut (à faire, en cours, terminé), par projet ou client (« Newsletter » ou « Compte Smith »), par membre d'équipe (Josh, Chris, Emma), ou encore selon une combinaison de plusieurs critères. Réfléchissez quelques instants aux filtres qui pourront vous être utiles. La liste pourrait ressembler à ceci :

Statut

  • À faire
  • En attente
  • En cours
  • Terminé
  • Plus tard

Projet

  • Nom du projet

Client

  • Nom du client (nom, prénom)
  • Nom de l'entreprise

Membre d'équipe

  • Prénom

Région

  • Amérique du Nord
  • Amérique du Sud
  • EMEA
  • Chine
  • Japon
  • APAC

Une fois que vous avez déterminé vos filtres, utilisez votre liste pour créer des étiquettes. Elles vous permettront de filtrer vos notes selon ces critères. L'une des fonctionnalités utiles des étiquettes est la capacité à trouver des notes étiquetées, quel que soit le carnet dans lequel elles se trouvent. Vous pouvez ainsi filtrer vos notes dans tous vos carnets de notes.

Pour ajouter une étiquette, ouvrez d'abord la note à laquelle vous souhaitez l'ajouter. Cliquez sur l'icône de l'étiquette en haut de la note et saisissez le nom de l'étiquette.

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L'étiquette sera appliquée en haut de la note. Si vous souhaitez ajouter des étiquettes supplémentaires, cliquez à côté de celle que vous venez d'ajouter, puis saisissez le nom de l'autre étiquette. Appuyez sur Entrée ou Retour une fois terminé. Vous pouvez ajouter autant d'étiquettes que nécessaire, par exemple : le statut de la tâche et la personne responsable.

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Après avoir ajouté une étiquette à une note, lorsque vous commencerez à écrire dans la zone de texte qui permet d'ajouter une étiquette à une nouvelle note, toutes les étiquettes précédemment créées s'afficheront automatiquement. Dans Evernote Business, tout membre de votre équipe qui peut accéder à un carnet possédant une ou plusieurs étiquettes aura automatiquement accès à ces étiquettes.

Continuez à ajouter des étiquettes aux notes qui contiennent des tâches à surveiller.

 

Suivre vos tâches

Une fois que vous aurez ajouté des étiquettes aux notes qui en ont besoin, vous pourrez filtrer vos notes avec une ou plusieurs étiquettes. Pour ce faire, vous pouvez procéder de différentes manières.

Pour voir toutes vos étiquettes, cliquez sur « Étiquettes » dans la barre latérale. Vous verrez toutes vos étiquettes et, si vous utilisez Evernote Business, vous verrez également les étiquettes appliquées aux notes des carnets de notes Business auxquels vous avez accès.

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Lorsque vous cliquez sur une étiquette, toutes les notes comportant cette étiquette s'affichent dans votre liste de notes, quel que soit le carnet dans lequel elles se trouvent. Vous pouvez voir rapidement toutes les tâches confiées à un membre de votre équipe ou associées à un projet en particulier. Ici, nous avons cliqué sur l'étiquette « John » et nous pouvons voir toutes les notes qui lui ont été confiées.

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Pour accéder rapidement à des étiquettes, il vous suffit de les faire glisser vers les Raccourcis de la barre latérale. À chaque fois que vous cliquerez sur le raccourci, vous verrez les notes possédant cette étiquette, ce qui est très pratique pour consulter rapidement le statut des tâches. Par exemple, faites glisser les étiquettes « À faire », « En cours » et « Terminé » vers les Raccourcis pour voir le statut de toutes vos tâches en un seul clic.

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Dans certains cas, il est possible que vous souhaitiez filtrer en utilisant plusieurs étiquettes en même temps. Mettons que vous vouliez voir toutes les tâches sur lesquelles travaille un membre de votre équipe, vous allez filtrer à l'aide de son nom (dans le présent exemple, John) et du statut (À faire).

Windows : cliquez sur Notes dans la barre latérale pour afficher votre liste de notes. En haut de la liste, cliquez pour filtrer par étiquette et choisissez les étiquettes qui serviront de filtres.

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Vous pouvez sélectionner plus d'une étiquette. Ici, nous allons choisir les étiquettes « John » et « À faire » pour gérer les tâches confiées à John.

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Lorsque vous ajouterez les étiquettes, vous remarquerez que votre liste sera filtrée selon les étiquettes ajoutées, ce qui vous permet de voir uniquement les tâches (représentées par des notes) qui correspondent à une combinaison de statuts, personnes ou projets. Dans l'exemple ci-dessus, vous pouvez désormais voir toutes les tâches que John doit accomplir.

Si vous voulez réutiliser cette combinaison d'étiquettes plus tard, créez une recherche enregistrée : vérifiez que le champ de recherche reflète la combinaison d'étiquettes souhaitée, cliquez sur le champ de recherche, puis sur « Enregistrer la recherche ». Vous serez invité à attribuer un nom à votre recherche enregistrée.

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Une fois la recherche enregistrée, celle-ci s'affichera dans la liste déroulante à chaque fois que vous cliquerez dans le champ de recherche. Vous pouvez ajouter des recherches enregistrées et des raccourcis pour toutes les étiquettes ou combinaisons d'étiquettes que vous avez créées pour filtrer vos tâches.

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Faites glisser la recherche enregistrée du menu déroulant vers les raccourcis.

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Mac : cliquez sur Notes dans la barre latérale pour voir votre liste de notes, puis cliquez dans le champ de recherche. Au bas du menu contextuel du champ de recherche, cliquez sur « Ajouter une option de recherche », puis sélectionnez « Étiquette ». Choisissez la première étiquette que vous voulez dans la liste, puis cliquez sur « Ajouter ». Ici, nous allons ajouter l'étiquette « John » avant d'ajouter l'étiquette « À faire ».

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Nos notes sont désormais filtrées : seules les tâches « à faire » de John apparaissent.

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Pour enregistrer cette recherche et la réutiliser, nous pouvons créer une recherche enregistrée. Dans la barre de menu, cliquez sur « Éditer > Trouver > Enregistrer la recherche », puis saisissez le nom de la recherche.

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Votre recherche enregistrée apparaît maintenant dans la zone de recherche. Pour y accéder en un clic, il vous suffit de la faire glisser vers les Raccourcis.

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Ajuster le statut des tâches

Vos tâches seront amenées à changer au fil du temps. Les membres de votre équipe passeront d'un projet à un autre, le statut des tâches évoluera, etc. Pensez à mettre à jour vos étiquettes pour refléter la progression de vos tâches.

Pour mettre à jour vos tâches, ouvrez une note qui contient une ou plusieurs étiquettes que vous utilisez pour les filtrer. Pour supprimer une étiquette, sélectionnez-la et appuyez sur la touche Supprimer de votre clavier.

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Une fois l'étiquette inadaptée supprimée, ajoutez une étiquette pour indiquer le statut de la note. Par exemple, si une tâche qui en était auparavant à l'étape À faire est désormais en cours, supprimez l'ancienne étiquette et remplacez-la par l'étiquette « En cours ». Si vous avez déjà utilisé une étiquette, celle-ci s'affichera dès que vous commencerez à saisir du texte.

Comment gérer vos tâches avec Evernote

La mise à jour de vos étiquettes est essentielle à la bonne gestion de vos tâches. Prenez l'habitude de les ajuster au fur et à mesure de l'évolution de vos tâches et projets. Si vous travaillez en équipe, vérifiez que tous les membres comprennent quand et comment ajuster les étiquettes pour les notes et tâches sur lesquelles ils travaillent.

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