Guide pratique : gagner du temps grâce aux modèles

Guide pratique : gagner du temps grâce aux modèles

Guide pratique : gagner du temps grâce aux modèles

Gagner du temps grâce aux modèles

Tout recommencer à partir de zéro à chaque fois que vous avez besoin d'un document fréquemment utilisé (ex. : calendrier de réunion, de marketing ou de projet) est une utilisation inefficace de votre talent. Créer des bibliothèques de modèles dans Evernote peut vous permettre de gagner du temps et d'économiser votre énergie. Découvrez comment ci-dessous.

 

Créer une bibliothèque de modèles

Vous aurez besoin d'un espace dans lequel vous et votre équipe pourrez accéder aux modèles. Commencez par créer un nouveau carnet de notes Business intitulé « Bibliothèque de modèles », dans lequel vous pourrez créer et stocker les modèles que vous allez utiliser avec votre équipe.

Comment gagner du temps grâce aux modèles

Une fois votre carnet de notes « Bibliothèque de modèles » créé, ajoutez des modèles pour les documents que vous utilisez régulièrement dans votre travail, notamment :

  • Des programmes de réunion
  • Des plans de projets
  • Des calendriers
  • Des formulaires de dépenses
  • Des journaux d'appels téléphoniques
  • … etc.

Tous les documents importants que vous personnalisez régulièrement peuvent être transformés en modèles.

Dans cet exemple, nous allons créer un modèle de programme de réunion que vous pourrez réutiliser. Ajoutez votre premier modèle en cliquant sur « + Nouvelle note » en haut de la fenêtre Evernote. Donnez à votre note le titre suivant : « Modèle - Programme de réunion ».

Comment gagner du temps grâce aux modèles

Une fois votre nouvelle note ajoutée, saisissez du texte, appliquez une mise en forme et ajoutez les éléments de votre choix. Dans notre exemple de programme de réunion, nous allons ajouter quelques éléments qui peuvent être utiles à toutes les réunions.

Comment gagner du temps grâce aux modèles

Une fois ce modèle terminé, créez tous les autres modèles qui vous aideront à simplifier votre flux de travail quotidien et ajoutez-les à votre carnet de notes « Bibliothèque de modèles ».

Comment gagner du temps grâce aux modèles

 

Utiliser et réutiliser

Lorsque vous avez besoin d'utiliser l'un des modèles dans votre bibliothèque, faites un clic droit (Windows) ou Ctrl-clic (Mac) et choisissez « Copier dans le carnet de notes » dans le menu contextuel.

Comment gagner du temps grâce aux modèles

Choisissez le carnet de notes dans lequel vous souhaitez copier le modèle. Ici, nous allons copier la note « Modèle - Programme de réunion » dans le carnet de notes « Réunions ».

Comment gagner du temps grâce aux modèles

Accédez au carnet de notes dans lequel vous avez copié votre modèle. Vous verrez une nouvelle copie de votre modèle, prête à être modifiée et complétée. Votre modèle initial se trouve toujours dans le carnet « Bibliothèque de modèles ».

Comment gagner du temps grâce aux modèles

Personnalisez la copie du modèle avec des détails utiles au projet ou à la réunion. Ici, nous allons ajouter des informations concernant une réunion à venir en modifiant le titre de la note et en ajoutant des remarques importantes directement dans la note.

Comment gagner du temps grâce aux modèles

Comme avec toutes les autres notes dans Evernote, vous pouvez facilement la partager avec des collègues via Work Chat. Il vous suffit de cliquer sur le bouton « Partager » de la note pour permettre à vos collègues d'y accéder.

Comment gagner du temps grâce aux modèles

 

Partager les modèles avec votre équipe

Ne gardez pas les modèles pour vous ! Ils peuvent aussi être utiles à vos collègues. Une fois le carnet de notes « Bibliothèque de modèles » créé, partagez-le avec votre groupe de travail via Work Chat ou avec toute votre entreprise enle publiant dans Evernote.

Comment gagner du temps grâce aux modèles

Pensez à partager ou publier la bibliothèque de modèles avec l'autorisation « Peut afficher ». Ainsi, les membres de votre équipe peuvent accéder aux modèles que vous avez créés, mais ne peuvent pas les remplacer ou les supprimer accidentellement.

 

Télécharger des modèles

Parcourez toute la collection de modèles Evernote et téléchargez ceux qui correspondent à des tâches courantes en entreprise, comme le suivi des dépenses, les calendriers marketing, les programmes de réunion, etc.

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