Guide pratique : travailler ensemble sur des projets

Guide pratique : travailler ensemble sur des projets

Guide pratique : travailler ensemble sur des projets

Travailler ensemble sur des projets

Une organisation claire est essentielle pour un travail d'équipe efficace. Les projets sont constitués d'éléments qui évoluent en permanence : calendriers, listes de tâches, notes, fichiers, propositions… Conserver vos projets dans un espace centralisé permet à chacun d'accéder à des informations à jour et de mieux suivre les éléments à livrer et les délais.

 

Donner un foyer à chaque projet

Lorsque les projets de votre équipe se trouvent dans un espace centralisé dans Evernote Business, chacun peut facilement accéder aux derniers éléments à partir de l'appareil de son choix (ordinateur, tablette ou smartphone).

La première étape de la collaboration dans Evernote Business passe par la création d'un carnet de notes Business pour votre projet. Accordez à tous les utilisateurs des autorisations de modification lorsque vous configurez le carnet de notes, puis partagez-le avec votre équipe.

Comment travailler ensemble sur des projets

Encouragez les membres de votre équipe à utiliser le carnet de notes pour contribuer au projet.

 

Conserver les éléments dispersés dans un seul et même espace

Un projet peut naître d'une inspiration trouvée en ligne, prendre forme lors d'un brainstorming, puis se préciser avec un plan écrit. Evernote Business vous permet de tout rassembler au même endroit, pour que toute l'équipe puisse consulter les informations rapidement.

Voici des exemples d'éléments que vous pouvez conserver dans votre espace de travail Evernote Business :

  • Calendriers de projets
  • Captures Web et articles
  • Photos
  • Ébauches
  • Feuilles de calcul de budget
  • Notes de réunion avec des actions à entreprendre

Comment travailler ensemble sur des projets

Lors de réunions de brainstorming, prenez une photo des idées inscrites sur un tableau blanc avec l'appareil photo intégré de l'application Evernote. Toutes les grandes idées de votre équipe sont conservées avec les autres éléments du projet.

 

Utiliser les carnets de notes pour organiser tous vos contenus (et tous les utilisateurs)

Voici quelques méthodes efficaces qui vous permettront d'organiser vos carnets de notes et leur contenu pour que chacun puisse trouver rapidement ce dont il a besoin

Le propriétaire du projet doit :

  • Créer et gérer le carnet de notes du projet
  • Choisir les conventions de nommage des notes
  • Ajouter un contenu initial qu'il a déjà collecté

Demandez à tous les membres qui contribueront au carnet de notes de suivre les conventions de nommage pour faciliter la navigation.

Pour suivre la progression d'un projet, ajoutez une note qui contient le plan du projet. Tous les membres pourront ainsi consulter un aperçu détaillé des éléments qui évoluent (consultez et téléchargez un modèle de plan de projet ci-dessous).

Comment travailler ensemble sur des projets

Permettez à chacun de parcourir rapidement le contenu du carnet de notes encréant une table des matières.

Comment travailler ensemble sur des projets

Placez la note en haut de votre liste de notes en ajoutant un rappel (icône du réveil en haut de la fenêtre de la note)

 

Partager du contenu avec des clients, fournisseurs et consultants

Il est facile de partager des carnets de notes et des notes dans Evernote Business avec des personnes extérieures à votre entreprise. Partagez un carnet de notes avec des collaborateurs externes pour qu'ils puissent modifier des notes, ajouter des mises à jour de projets et partager de nouvelles conceptions avec votre équipe interne.

Si vous souhaitez qu'un partenaire ou fournisseur puisse consulter une note, mais que vous ne voulez pas qu'il ajoute des informations, vous pouvez partager une note individuelle par email ou partager son URL. Si vous partagez l'URL d'une note, le destinataire verra la version la plus récente de la note dans son navigateur, ce qui est très pratique pour partager des contenus utiles au destinataire, comme un plan de projet ou un calendrier.

Comment travailler ensemble sur des projets

 

Attribuer des étiquettes aux tâches confiées à des membres de votre équipe

Outre le partage de contenu au sein de votre équipe, vous pouvez effectuer un suivi des personnes chargées de travailler sur des éléments spécifiques de votre projet, les éléments en cours et ceux qui sont terminés.

Les étiquettes peuvent aider tous les membres de votre équipe à y voir plus clair sur le travail de chacun et à tenir le propriétaire du projet informé. Ajoutez des étiquettes à des notes individuelles pour montrer qui est responsable des éléments d'action définis. Si plusieurs membres de l'équipe sont amenés à travailler sur les tâches qui se trouvent dans une note, ajoutez des étiquettes pour chaque personne.

Les étiquettes permettent également d'indiquer le statut de chaque note. Vous souhaiterez peut-être, par exemple, indiquer qu'une note est inachevée et urgente. Pensez à ajouter des étiquettes pour :

  • Le statut : terminé, inachevé, en attente
  • L'urgence : urgent, non urgent, en retard

Comment travailler ensemble sur des projets

Demandez aux membres de votre équipe de mettre à jour les étiquettes au fur et à mesure de l'évolution du statut.

Evernote Business vous permet de surveiller tous les projets en cours dans votre équipe de diverses manières. Pour voir les projets sur lesquels votre équipe doit avancer, essayez de créer des recherches enregistrées pour les combinaisons d'étiquettes, comme « responsable » et « inachevé ». Faites ensuite glisser votre recherche enregistrée vers la barre latérale des raccourcis pour pouvoir y accéder rapidement au quotidien.

  • Faites glisser les recherches enregistrées clés dans les raccourcis pour un accès rapide
  • Ajoutez des rappels pour avertir votre équipe des dates de livraison et des délais importants

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