Conseils et astuces pour l'organisation de vos notes, carnets de notes et étiquettes

Conseils et astuces pour l'organisation de vos notes, carnets de notes et étiquettes

Conseils et astuces pour l'organisation de vos notes, carnets de notes et étiquettes

Bien que Evernote facilite la recherche de contenu, c'est toujours une bonne idée d'établir une méthode cohérente pour organiser et nommer vos notes, carnets de notes et étiquettes pour vous faciliter encore plus la tâche.

En savoir plus sur l'organisation de notes dans des carnets de notes

En savoir plus sur l'organisation de notes avec des étiquettes

Quelques astuces pour une meilleure organisation des notes

  1. Créer une structure logique pour les carnets de notes
  2. Définir un jeu d'étiquettes réutilisables
  3. Établir des conventions de nommage

Créer une structure logique pour les carnets de notes

Les carnets de notes peuvent être organisés de différentes façons : par titre ou statut de projet, par service ou groupe, par compte client, etc.

Exemple :

Groupe (ou service) : Carnet de notes

Description

Ressources humaines :

Nouveau guide pour les employés

Contient une collection de ressources partagées avec toute l'entreprise (politique en matière de congés, avantages sociaux, fermeture annuelle pour congés, politiques et procédures, organigramme, etc.)

Recrutement :

Ressources pour le responsable du recrutement

Contient différents documents comme les modèles d'entretien et de commentaires, les procédures de recrutement et les descriptions de poste. Il est partagé uniquement avec l'équipe de recrutement.

Développement produit :

Projet X

Contient des notes rassemblant les spécifications techniques, les conceptions, les notes de réunions et les tâches. Il est partagé avec chaque équipe produit.

Conception :

Outils de marque

Contient les logos, images et polices de la marque. Il est partagé avec toute l'entreprise.

Marketing et ventes :

Bonnes pratiques

Contient des témoignages et des études de cas de différentes entreprises utilisant un produit. Il est partagé avec toute l'entreprise.

Marketing :

Inspiration pour la conception

Contient des exemples de communications, de campagnes d'autres entreprises ainsi que des captures de leur site Web. Il est partagé avec toute l'équipe marketing.

Définir un jeu d'étiquettes réutilisables

Ajoutez des étiquettes qui peuvent faire l'objet de recherches. Elles font référence à une entreprise, un statut de projet, au propriétaire d'une tâche ou d'un projet, ou à d'autres termes qui permettent de trouver ou filtrer plus facilement le contenu.

Remarque : les administrateurs de compte Evernote Business peuvent créer et gérer les étiquettes qu'ils souhaitent que les membres utilisent.

Exemples

Type

Exemples d'étiquettes utilisées

Lieu

Recrutement :

zurich, tokyo, san francisco, boston

Statut ou phase

Gestion des tâches :

maintenant, suivant, terminé

Suivi des tickets :

nouveau, en cours, en attente, fermé

Personne ou équipe clé

Gestion de projets (personne ou service de recrutement) :

jfk, mlk, marketing

Numéro d'identification unique

Recrutement (identifiant de poste) :

ca-swe-14919, 14919

Développement logiciel (numéro de bug ou de fonctionnalité) :

9984 ou fr9984

Service, type ou fonction

Recrutement :

android, ios, marketing

Identifiant commun

Recrutement :

ucberkeley, stanford, waterloo

Conseil :

entreprise1, entreprise2, entreprise3

Utilisez un tiret bas (“_”) pour créer des étiquettes contenant plusieurs mots.

Recrutement :

zurich_ouver, zurich_fermé

Établir des conventions de nommage

Les conventions de nommage permettent à tous les membres de l'entreprise de trouver et de gérer du contenu plus facilement. Par exemple, vous pouvez proposer une directive indiquant que chaque groupe ou service utilise leur propre code de groupe (par exemple, MKTG pour Marketing) lorsqu'il crée le titre d'un nouveau carnet de notes. Ce code peut être utilisé pour rechercher tous les carnets de notes d'un groupe ou un service donné.

Exemples

  • Pour les carnets de notes : le titre de tous les carnets de notes commence par un préfixe d'un mot pour le service ou le groupe qui en est propriétaire. Par exemple, tous les carnets du service des ventes commencent avec Ventes : comme dans Ventes : Rapports.

  • Pour les notes : le titre des notes associées aux réunions commencent toutes par la date, par exemple 2014-09-05 Réunion hebdomadaire chefs de projet.

  • Pour les étiquettes : toutes les étiquettes faisant référence à un projet ou à une phase de lancement commencent par un astérisque (*), par exemple *alpha, *conception ou *en_attente.

Modèle - Structure organisationnelle Evernote Business | Exemple

 

Quelle est la différence entre les étiquettes personnelles, les étiquettes partagées et les étiquettes professionnelles ?

  • Étiquettes personnelles : vous pouvez créer, supprimer et modifier des étiquettes dans les carnets de notes personnels que vous avez créés. Les étiquettes dont vous n'avez plus besoin peuvent également être supprimées de votre compte. Lorsque vous convertissez un carnet personnel en carnet de notes Business, Evernote crée des étiquettes Business avec les mêmes noms sans supprimer les étiquettes existantes de votre compte personnel (même si vos notes personnelles sont déplacées vers la corbeille lors du processus de conversion).

  • Étiquettes partagées : si vous êtes autorisé à modifier un carnet partagé, vous pouvez ajouter et supprimer des étiquettes dans toutes les notes de ce carnet. Lorsque vous supprimez les étiquettes des notes du carnet partagé, celles-ci ne sont pas supprimées des étiquettes répertoriées dans le compte de l'auteur du carnet. Une fois qu'une étiquette a été supprimée de toutes les notes d'un carnet partagé, elle ne peut pas être restaurée. Vous devrez demander à l'auteur du carnet d'ajouter l'étiquette à nouveau dans les notes partagées.

  • Étiquettes Business  : vous pouvez créer et supprimer des étiquettes dans les notes des carnets de notes Business que vous avez rejoints et que vous pouvez modifier. Toutefois, seul l'administrateur peut renommer ou supprimer des étiquettes du compte à partir de la console d'administration.

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