Premiers pas avec Evernote Business pour les administrateurs de comptes

Premiers pas avec Evernote Business pour les administrateurs de comptes

Premiers pas avec Evernote Business pour les administrateurs de comptes

Evernote Business, qu'est-ce que c'est ?

Evernote Business permet à votre société de capturer, rechercher, partager et explorer les connaissances collectives de toute votre société. Ce guide est un aperçu rapide pour aider votre société à intégrer et démarrer Evernote Business en quatre étapes simples :

  1. Créer un nouveau compte Evernote Business pour votre entreprise
  2. Ajouter des utilisateurs
  3. Créer des carnets de notes Business et ajouter du contenu
  4. Partager du contenu Business avec l'équipe

1. Créer un nouveau compte Evernote Business pour votre entreprise

Il existe deux façons de créer un compte, selon que vous êtes nouveau sur Evernote ou que vous possédez déjà un compte Evernote personnel.

Si vous avez déjà un compte Evernote :

Connectez-vous à votre compte personnel et mettez-le à niveau vers Evernote Business

Se connecter à Evernote

En savoir plus sur la mise à niveau d'un compte existant

Si vous découvrez Evernote:

  1. Rendez-vous sur le site Web Evernote Business et cliquez sur Obtenir Business

    Sign up for a new account

  2. Renseignez les champs du formulaire

    Create a new account

2. Ajouter des utilisateurs

Plus vous ajoutez de personnes à Evernote, plus il est facile pour les équipes de trouver des collègues qui travaillent sur des projets similaires et plus les façons de collaborer sont nombreuses.

Ajouter des nouveaux utilisateurs automatiquement

Avec Evernote, il est facile d'ajouter plusieurs utilisateurs au compte d'une entreprise grâce aux domaines d'email. Une fois que vous avez spécifié le domaine d'email de votre entreprise, toutes les personnes qui rejoignent le compte Evernote de l'entreprise avec ce domaine d'email seront automatiquement ajoutées en tant qu'utilisateurs de ce compte.

Approuver les utilisateurs automatiquement

Sur la page Ajouter des utilisateurs de la console d'administration, il vous suffit de saisir le domaine de votre entreprise, par exemple @votreentreprise.fr, dans la section Approbation automatique de la page. Cliquez sur le bouton Ajouter et cliquez sur Confirmer lorsque vous y êtes invité.

Remarque : si vous avez choisi un paiement mensuel par carte de crédit pour le compte Evernote Business de votre entreprise, vous serez facturé à chaque fois qu'un nouvel utilisateur rejoindra le compte Evernote de votre entreprise.

Inviter des personnes individuellement par email

Inviter des personnes individuellement est une autre manière d'inviter des utilisateurs à rejoindre le compte Evernote Business de votre entreprise à partir de la console d'administration.

Ajouter des utilisateurs

  1. Sélectionnez Ajouter des utilisateurs dans le menu de navigation latéral
  2. Saisissez l'adresse email professionnelle d'une personne ou une liste d'adresses email professionnelles séparées par des virgules
  3. Cliquez sur Inviter lorsque vous êtes prêt à envoyer les invitations. Les utilisateurs recevront une invitation par email leur expliquant comment rejoindre le compte Evernote Business de votre entreprise.

    Invite users

  4. Une fois les invitations envoyées, il peut être utile d'envoyer aux utilisateurs des informations supplémentaires sur la façon dont ils peuvent rejoindre un compte Evernote Business. Ils pourront ainsi mieux comprendre le processus

3. Créer des carnets de notes Business et ajouter du contenu

Les notes Business restent dans le compte de l'entreprise

Si vous utilisez déjà Evernote et que vous mettez votre compte à niveau pour rejoindre celui de votre entreprise, vous avez la possibilité de créer du contenu dans des carnets de notes Business. N'oubliez pas que toutes les notes Business restent dans le compte de l'entreprise, même si vous la quittez. Toutes les notes personnelles restent entièrement privées, sauf si vous les partagez, si vous les déplacez vers un carnet de notes Business, si vous convertissez un carnet de notes personnel en carnet de notes Business ou si vous le publiez sur le compte Evernote de l'entreprise.

Convertir des carnets de notes personnels en carnets de notes Business

Si vous conservez déjà des notes liées à votre travail dans des carnets personnels, vous souhaiterez peut-être les déplacer dans des carnets de notes Business lorsque vous aurez rejoint le compte Evernote de votre entreprise. Vous pouvez réaliser cette action dans Evernote pour Mac ou Evernote pour Windows Desktop en faisant un clic droit sur un carnet de notes personnel et en sélectionnant Convertir en carnet de notes Business. Une fois que vous avez créé un nouveau carnet de notes Business, vous pouvez le partager avec d'autres personnes ou le publier sur l'Accueil Business Evernote de votre entreprise. Seuls vous et l'administrateur du compte de l'entreprise pouvez voir les contenus que vous créez dans des carnets de notes Business, sauf si vous les partagez avec d'autres personnes ou si vous les publiez sur l'Accueil Business Evernote de votre entreprise.

4. Partager du contenu Business avec l'équipe

Une fois que vous avez créé quelques carnets de notes Business, vous pouvez les partager avec tous les membres de l'équipe en les publiant sur l'Accueil Business. Tous les membres du compte de l'entreprise sont autorisés à consulter le contenu des carnets publiés sur l'Accueil Business.

Remarque : les administrateurs et les propriétaires des carnets de notes peuvent également accorder les autorisations « Peut modifier » et « Peut modifier et inviter » à une personne en particulier ou à tous les membres de l'entreprise.

Les employés d'une entreprise doivent généralement suivre les politiques de l'entreprise concernant la diffusion des informations de la société. Vérifiez que vous avez bien compris ces politiques avant de partager des notes Business avec des personnes en dehors de l'entreprise, par email ou par lien public (URL). En tant qu'administrateur de compte, vous pouvez voir et gérer les utilisateurs et les autorisations pour chaque carnet de notes Business.

Ressources utiles

Pour plus de détails sur la configuration d'un compte Evernote Business, consultez les ressources suivantes :

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Mots-clés:

  • administrateur de compte
  • administrateur business
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