Comment utiliser Work Chat pour partager du contenu et collaborer

Comment utiliser Work Chat pour partager du contenu et collaborer

Comment utiliser Work Chat pour partager du contenu et collaborer

Work Chat vous permet de collaborer rapidement et facilement, et de partager des notes et des carnets Evernote. Work Chat n'est pas un client de messagerie instantanée comme les autres et n'a pas été conçu pour les remplacer. Utilisez Work Chat pour envoyer des messages, des notes ou des carnets de notes aux personnes de votre choix, qu'elles utilisent Evernote ou non. Partagez une note ou un carnet de notes dans une discussion instantanée pour échanger des idées et demander un retour sur l'élément partagé.

Partager une note individuelle

Capture d'écran d'une note partagée dans Work Chat sur iOS

Si vous consultez une note et souhaitez la partager, il vous suffit de cliquer sur le bouton Partager pour ouvrir une fenêtre Work Chat. Saisissez les adresses email de toutes les personnes avec qui vous souhaitez partager la note dans le champ d'adresses de Work Chat. Définissez également les autorisations des personnes qui peuvent consulter votre note et/ou interagir avec elle, puis cliquez sur Envoyer pour la partager.

Pour partager une note individuelle dans Work Chat, effectuez les étapes suivantes :

  1. Sélectionnez une note dans la liste des notes.
  2. Cliquez sur Partager (Mac et Windows) ou appuyez sur le bouton Partager (case avec une flèche vers le haut sur iPhone, iPad et iPod touch, trois points reliés sur Android).
    Remarque : sur les clients de bureau, vous pouvez faire glisser des notes directement depuis la liste de notes dans un chat. Avec la fenêtre de la liste des notes et la fenêtre du chat toutes deux ouvertes, faites glisser une note et déposez-la n'importe où dans la fenêtre du chat. Sélectionnez la flèche du bouton Partager pour voir les autres options de partage.
  3. Définissez le niveau d'autorisation sur « Peut modifier et inviter », « Peut modifier » ou « Peut afficher ».
  4. Assurez-vous qu'il y ait au moins un destinataire, tapez un message, puis cliquez ou appuyez surEnvoyer.

Définir les niveaux d'autorisation

Capture d'écran des niveaux d'autorisation de Work Chat

Avec Work Chat, vous pouvez partager des notes individuelles et définir des niveaux d'autorisation pour les participants d'un chat :

  • Peut modifier et inviter (par défaut)
  • Peut modifier
  • Peut afficher

Si une note que vous avez partagée avec quelqu'un dans Work Chat appartient à un carnet de notes que vous avez déjà partagé avec cette personne, elle garde les autorisations de modification et d'invitation du carnet que vous lui avez déjà accordées.

Est-il nécessaire de télécharger Evernote pour afficher les notes et carnets de notes partagés ?

Un des malentendus les plus fréquents à propos de Work Chat est que vous devez vous préoccuper de savoir si les personnes avec lesquelles vous partagez vos contenus disposent d'Evernote. Lorsque vous partagez une note ou un carnet de notes avec d'autres personnes, elles reçoivent un e-mail contenant un lien leur permettant de visualiser la note sur un navigateur Web. Comme pour les Google docs ou autres outils de collaboration, tout ce que les destinataires de vos notes ont à faire est de se connecter (si elles ont déjà un compte) ou de créer un compte Evernote avant de pouvoir consulter la note. Nous pourrons ainsi appliquer vos autorisations de partage. Mais les destinataires n'ont pas besoin de télécharger Evernote ou même d'utiliser Evernote à nouveau ultérieurement. S'ils utilisent déjà Evernote, ils voient votre Work Chat dans leur application Evernote.

Voir qui consulte ou modifie une note partagée

Si vous avez partagé une note avec d'autres personnes (ou si elles ont partagé une note avec vous), vous pourrez voir qui consulte (ou modifie) la note à tout moment. Les noms et les photos de profil (avatars) de ces personnes apparaissent en haut de l'éditeur de note.

Envoyer un message Work Chat

Pour créer un nouveau chat, trouvez et sélectionnez le bouton Work Chat sur votre ordinateur ou appareil mobile :

  • Mac et Windows

    Cliquez sur le bouton Nouveau chat dans la barre d'outils Evernote.

  • iPhone, iPad et iPod touch

    Ouvrez une note, appuyez sur le bouton Partager (case avec une flèche vers le haut), puis appuyez sur Work Chat.

  • Android

    Sélectionnez Work Chat dans le menu de navigation, puis appuyez sur le bouton plus bleu (+).

  • Web

    Sélectionnez Work Chat dans le menu de navigation, puis cliquez sur Nouveau chat.

Invitez des personnes à une discussion instantanée

Capture d'écran de l'ajout de destinataires dans Work Chat

Vous pouvez ajouter plusieurs participants à une discussion instantanée. Comme les discussions Work Chat sont privées, seuls vous et les autres participants pouvez les voir. Si vous décidez d'ajouter un nouveau participant, une nouvelle discussion est créée. Pour inviter des personnes à une nouvelle discussion, saisissez leur nom ou sélectionnez-les dans la liste de collègues suggérée.

Vous pouvez également chatter avec des contacts personnels :

  • Anciens contacts Evernote avec lesquels vous avez chatté ou partagé des notes
  • Collègues du compte Evernote Business de votre entreprise (Evernote Business uniquement)
  • Contacts du carnet d'adresses de votre ordinateur ou de votre appareil (disponible sur Windows, Mac, Android, iPhone, iPad et iPod touch)
  • Contacts Gmail (disponible sur Windows, Web, Android, iPhone, iPad, et iPod touch)
  • Contacts Outlook (Windows uniquement)

Vous pouvez également chatter avec des personnes de vos listes de contacts personnels :

  • Anciens contacts Evernote avec lesquels vous avez chatté ou partagé des notes
  • Collègues du compte Evernote Business de votre entreprise (Evernote Business uniquement)
  • Contacts du carnet d'adresses de votre ordinateur ou de votre appareil (disponible sur Windows, Mac, Android, iPhone, iPad et iPod Touch)
  • Contacts Outlook importés (Windows uniquement)

Remarque : pour afficher une liste des destinataires ainsi que leur photo de profil à partir de vos listes de contacts dans Evernote, vous devez accorder à Evernote l'autorisation d'accéder à ces listes. Ces contacts ne sont pas enregistrés sur les serveurs Evernote.

Remarque : pour afficher une liste des destinataires ainsi que leur photo de profil à partir de vos listes de contacts dans Evernote, vous devez accorder à Evernote l'autorisation d'accéder à ces listes. Ces contacts ne sont pas enregistrés sur les serveurs Evernote.

Invitations et notifications Work Chat

Capture d'écran de la notification de Work Chat dans Evernote Web

Lorsque vous invitez quelqu'un dans un chat, cette personne voit apparaître une fenêtre contextuelle et un badge Work Chat sur son ordinateur ou appareil l'informant de l'invitation. Si votre destinataire n'a pas de compte Evernote, il recevra une notification par email ou SMS* indiquant que vous lui avez envoyé un message Work Chat. Il peut choisir de s'inscrire ou de se connecter à Evernote pour consulter le carnet de notes partagé et chatter avec vous.

Que l'adresse email d'un destinataire ou le numéro de téléphone soit lié ou non au compte de celui-ci n'a pas d'importance. Si une personne a déjà un compte Evernote et que vous lui envoyez un message à un numéro de téléphone ou à une adresse email qui n'est pas lié à ce compte, elle peut ajouter ces nouveaux détails de contact à son compte, puis consulter votre message.

*Remarque : la fonction d'invitation par SMS n'est pas disponible dans tous les pays.

Accepter une invitation

Lorsqu'un destinataire accepte une invitation à une discussion instantanée, il voit des notifications s'afficher sur son écran chaque fois qu'un nouveau message est envoyé. Ces notifications indiquent le nom de l'expéditeur ainsi que les premiers mots ou les premières lignes du message. Selon le produit Evernote que vous utilisez, la manière dont apparaissent ces notifications ainsi que la durée de leur affichage varient.

Afficher ou continuer des anciens chats

Sélectionnez Work Chat dans le menu de navigation pour afficher une liste des chats auxquels vous avez participé. Trouvez un chat existant et ajoutez un nouveau message. Vous pouvez supprimer un chat, mais gardez à l'esprit qu'une fois supprimé, vous ne pourrez plus accéder à la note ou aux références vers des notes partagées.

Remarque : les Work Chats que vous supprimez sont uniquement effacés de votre compte. Ils restent visibles pour les autres participants.

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Mots-clés:

  • partager des notes
  • partager les carnets de note
  • chatter
  • modifier et inviter
  • autorisation
  • envoyer un message instantané
  • envoyer un message
  • partager une note
  • partage de notes
  • afficher et modifier
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