Premiers pas avec Evernote Business Bêta

Premiers pas avec Evernote Business Bêta

Premiers pas avec Evernote Business Bêta

Dans ce guide :

 

Aperçu

Avec la nouvelle version bêta d'Evernote Business, il n'a jamais été aussi simple pour vous et votre équipe de vous organiser, de travailler ensemble et d'être productifs.

Il est facile de rejoindre la version bêta sur Evernote pour Windows, Mac, iOS, Android et Web.

Pour les administrateurs de comptes Evernote Business :

  1. Cliquez sur « Gérer les versions bêta » dans la console d'administration
  2. Trouvez la version bêta des espaces
  3. Sélectionnez « Activer bêta »

Pour les utilisateurs finaux d'Evernote :

1. Activez la version bêta sur vos appareils préférés :

  • Windows : allez dans Options > Général > Préférences et cochez la case « Activer les mises à jour et fonctionnalités bêta »
  • Mac : allez dans Préférences > Mise à jour logicielle > Options et cochez « Mettre à jour en versions bêta quand elles sont disponibles » (Remarque : si vous ne voyez pas l'onglet Mise à jour logicielle dans vos Préférences, cela signifie que vous utilisez la version Evernote du Mac App Store. À la place, téléchargez Evernote sur notre site Web, puis suivez les étapes pour activer la version bêta).
  • Android : vérifiez qu'Evernote est installé > Rejoignez le programme de testeur bêta sur la page d'Evernote dans l'App Store > Installez la version bêta d'Evernote
  • iOS et Web : comme vous avez activé la version bêta, vous la verrez automatiquement dès que vous serez connecté

2. Installez la dernière version d'Evernote, qui devrait maintenant vous être accessible

Si vous souhaitez faire part de vos questions ou commentaires sur la version bêta, rejoignez-nous dans les forums Evernote.

 

Quoi de neuf ?

Espaces - une nouvelle façon de collaborer

Les espaces sont une nouvelle façon plus efficace d'organiser les informations de votre équipe dans Evernote Business. Vous pouvez créer un espace pour un projet, une équipe ou un thème, le remplir avec des notes et des carnets de notes, et le partager avec votre équipe. Tous les membres de l'équipe peuvent voir ce qui a été partagé avec eux dans un espace, trouver des informations et collaborer en toute simplicité.

Vous pouvez configurer vos espaces comme bon vous semble. Un espace peut être une collection de notes et de carnets associés à un projet, un thème ou un groupe de travail. Par exemple, vous pouvez avoir des espaces pour :

Différentes façons d'utiliser les espaces

Gestion des clients et des fournisseurs

  • Utilisez pour chaque client ou fournisseur des carnets de notes qui contiendront des notes de réunion, des idées et des propositions. Si vous avez déjà des carnets pour les clients ou fournisseurs, vous pouvez les regrouper dans des espaces en fonction de leur position géographique, de leur propriétaire ou de leur type.
  • Les nouveaux contenus seront automatiquement ajoutés et partagés avec les membres de l'équipe que vous invitez dans l'espace.
  • Si vous utilisez Evernote Business Bêta sur le Web, le widget « Nouveautés » vous aidera à effectuer un suivi des activités des clients ou fournisseurs, des réunions et des tâches, et le widget « Notes épinglées » vous indiquera les clients qui ont besoin d'attention.

Aperçu des espaces

Gestion de projets

  • Utilisez des carnets de notes pour les Notes de réunion, les Idées, les Spécifications de conception et les Documents marketing. L'espace ci-dessous est utilisé pour un projet de refonte de newsletter. Tous les travaux, idées et recherches sont collectés dans des carnets de notes au sein de cet espace.
  • Au fur et à mesure que les détails du projet sont mis à jour, les changements les plus récents s'affichent dans le widget « Nouveautés » dans Evernote Business Bêta sur le Web. Vous pouvez aussi ajouter une note d'aperçu du projet au widget « Notes épinglées » pour que l'équipe puisse la voir facilement.

Aperçu des espaces

Gestion des processus

Les carnets de notes que vous conservez dans un espace peuvent représenter les différents stades d'un processus si vous déplacez les notes entre les carnets au fur et à mesure. Par exemple :

  • Recrutement, avec des carnets de notes pour les CV, Entretiens téléphoniques, Entretiens en présentiel.
  • Dans cet exemple, le recruteur déplace le CV du candidat d'un carnet de notes à l'autre au fur et à mesure que le candidat avance dans le processus de recrutement.
  • Le widget « Nouveautés » montre les activités les plus récentes du candidat et le widget « Notes épinglées » permet à l'équipe d'accéder rapidement aux consignes de recrutement et de RH. Veuillez noter que ces widgets n'apparaissent pour l'instant que dans Evernote Business Bêta sur le Web.

Aperçu des espaces

La façon dont vous configurez vos espaces dépend des besoins de votre équipe. Discutez avec elle pour identifier les espaces les plus utiles à votre collaboration. Gardez aussi en tête que les carnets de notes ne peuvent être conservés que dans un seul espace.

Configurer votre premier espace

Créer un espace

Créez un espace en cliquant sur Nouvel espace et donnez-lui un nom. Ici, nous créons un espace pour les « Ventes ».

Créer un espace

Ajoutez du contenu à votre espace

Une fois que vous avez créé votre espace, vous pouvez créer un carnet de notes directement dans cet espace en cliquant sur le bouton Nouveau carnet de notes au centre de l'écran ou sur l'icône + Carnet de notes dans l'angle supérieur droit de l'écran.

Ajoutez du contenu à votre espace

Donnez un nom à votre nouveau carnet de notes.

Donnez un nom à votre carnet de notes.

Si utilisiez déjà Evernote et que vous avez des carnets de notes, vous pouvez les importer. Il vous suffit de repérer le carnet de notes à déplacer, puis de faire un clic droit et de sélectionner Déplacer le carnet de notes pour le déplacer vers un espace.

Déplacer un carnet de notes

Sélectionnez l'espace vers lequel vous voulez déplacer le carnet de notes.

Choisissez un carnet de notes de destination

Autrement, dans un carnet de notes, cliquez sur les trois points qui figurent dans l'en-tête du carnet de notes, puis sélectionnez Déplacer le carnet de notes vers et sélectionnez un espace.

Déplacer un carnet de notes vers un autre espace

Une fois que vous aurez ajouté des carnets de notes à votre espace, vous verrez un aperçu de votre espace avec les notes dernièrement ajoutées, ainsi que la liste complète de carnets et de notes qui s'y trouvent. Quand vous aurez invité les membres de votre équipe, vous verrez également avec qui vous avez partagé votre espace.

Un exemple d'espace

Outre l'ajout de carnets de notes à votre espace, vous pouvez créer des notes individuelles directement dans un espace. Utilisez-les pour créer un aperçu du contenu d'un espace ou donner des instructions aux membres de l'équipe qui viennent de rejoindre l'espace.

Pour ajouter une note à votre espace, cliquez sur le bouton vert + Nouvelle note dans la barre latérale et ajoutez un titre et d'autres détails à la note. Dans cet exemple, nous allons ajouter la note « Aperçu des ventes ».

Créer une note dans un espace

Lorsque vous retournerez dans votre espace, vous verrez la note que vous venez de créer dans le contenu de votre liste dans l'espace.

Collaborer avec votre équipe

Une fois que vous avez ajouté quelques notes et carnets à votre espace, vous pouvez le partager avec votre équipe pour que tout le monde puisse travailler ensemble. Cliquez sur le bouton Inviter pour inviter les membres de votre équipe qui font partie du compte Evernote Business de votre entreprise. Lorsque vous partagez un espace, vous pouvez permettre aux membres de consulter, de modifier ou d'inviter d'autres personnes de manière individuelle.

Invitez les membres de votre équipe

Les membres invités auront le même niveau d'autorisation pour tous les carnets et notes qui se trouvent dans l'espace et pourront consulter l'espace lorsqu'ils utiliseront Evernote Business Bêta.

Pour voir avec qui vous avez partagé un espace, il vous suffit de regarder dans l'angle supérieur droit de l'écran.

Aperçu des espaces

Restez informé grâce aux widgets

Les widgets sont une nouvelle fonctionnalité d'Evernote Business Bêta. Ils ont pour but de vous aider, vous et votre équipe, à rester informés sans avoir à échanger des emails. Les widgets affichent toutes les notes récemment créées et mises à jour, ainsi que les notes épinglées dans l'espace pour un accès rapide. Actuellement, les widgets sont uniquement disponibles dans Evernote Business Bêta pour le Web.

Quand vous et votre équipe travaillerez ensemble, vous verrez une liste des notes récemment ajoutées et mises à jour dans le widget « Nouveautés ». Ce widget affiche automatiquement le contenu le plus récent et permet à chacun de savoir ce qui se passe. Il est très utile pour tenir les membres informés de l'évolution des projets.

Widget Nouveautés

S'il y a des notes que vous souhaitez mettre en avant, comme des aperçus de l'équipe, des consignes pour les processus ou des rapports récents, utilisez le widget « Notes épinglées » pour les garder sous les yeux.

Pour épingler une note, cliquez sur le bouton « Modifier ».

Épingler une note

Sélectionnez la note que vous voulez épingler dans la liste. Ici, nous allons choisir la note « Aperçu des ventes ».

Notes épinglées

Cliquez sur « Terminé » et vous verrez la note « Aperçu des ventes » épinglée directement dans le widget. Il est alors plus simple de trouver les aperçus clés, les calendriers des projets et les notes de réunion.

Widget des espaces

 

Questions fréquentes

Participer au programme Evernote Business Bêta

Tous les membres de mon compte Business doivent-ils avoir la version bêta ?

Les utilisateurs Android, iOS et Web reçoivent automatiquement des fonctionnalités bêta à partir du moment où l'entreprise a opté pour la version bêta. Les utilisateurs Mac et Windows peuvent choisir d'activer ou de désactiver la version bêta en se rendant dans les Préférences/Paramètres.

Comment puis-je faire part de mes commentaires pendant la période bêta ?

Nous serions ravis de recueillir vos commentaires via nos canaux d'assistance. Vous pouvez aussi laisser un commentaire dans les forums.

Que faire si je ne veux plus utiliser la version bêta ?

  • Web : vous pouvez utiliser la version actuelle d'Evernote Web en cliquant sur votre nom dans l'angle supérieur gauche et sur « Passer à la version complète d'Evernote ».
  • Windows : faites glisser le bouton dans Options > Général > Activer les mises à jour et fonctionnalités bêta
  • Mac : faites glisser le bouton dans Préférences > Mise à jour logicielle > Activer les mises à jour et fonctionnalités bêta
  • Android & iOS : votre administrateur devra désactiver la version bêta dans la console d'administration.

Travailler avec les espaces

Les espaces, quésaco ?

Les espaces sont une nouvelle façon plus efficace d'organiser les informations de votre équipe dans Evernote Business. Vous pouvez créer un espace pour un projet, une équipe ou un thème, le remplir avec des notes et des carnets de notes, et le partager avec votre équipe. Tous les membres de l'équipe peuvent voir ce qui a été partagé avec eux dans un espace, trouver des informations et collaborer en toute simplicité.

En quoi les espaces sont-ils différents des carnets de notes ?

Les carnets de notes vous permettent d'organiser et de partager un ensemble de contenus. Avec les espaces, vous disposez d'un moyen efficace pour vous organiser et travailler avec votre équipe sur un projet ou plusieurs ensembles de contenus, qui peuvent être répartis dans plusieurs carnets de notes.

  • Un espace peut contenir des carnets et des notes individuelles, ce qui vous permet de mieux organiser les contenus volumineux.
  • Un espace comporte des widgets pour vous aider à garder un œil sur le travail de votre équipe.

En quoi les espaces sont-ils différents des piles ?

Les piles vous permettent de créer une organisation personnalisée de vos carnets de notes, tandis que les espaces permettent aux membres de votre équipe de s'organiser de manière uniforme : vous restez sur une page et vous trouvez facilement le contenu partagé.

Personne d'autre que vous ne peut voir vos piles, vous ne pouvez pas les partager et différents utilisateurs peuvent placer leurs carnets de notes dans différentes piles. En revanche, tous les membres invités peuvent voir vos espaces, et les notes et carnets ne peuvent appartenir qu'à un seul espace. Vous pouvez facilement partager tout le contenu d'un espace en ajoutant un membre à cet espace. Contrairement aux piles, les espaces peuvent contenir des notes individuelles.

Qui peut voir le contenu d'un espace ?

Les personnes qui ont été invitées à rejoindre l'espace peuvent voir son contenu. Selon leur niveau d'autorisation, elles peuvent aussi modifier ce contenu (notes et carnets) et inviter d'autres membres.

Puis-je placer des éléments que d'autres personnes ont partagés avec moi dans un espace ?

Si vous êtes autorisé à les déplacer, oui.

Comment supprimer un espace ?

La suppression des espaces n'est pour l'instant pas possible dans la version bêta. En attendant, vous pouvez supprimer les membres et quitter l'espace.

Tous les membres d'un espace ont-ils automatiquement des autorisations pour chaque carnet de notes contenu dans cet espace ?

Oui. Les membres de l'espace reçoivent les mêmes autorisations pour tous les contenus de l'espace. Si une personne a reçu des autorisations supérieures aux autorisations globales de l'espace pour certains carnets et notes partagés, elle conservera ses autorisations sur ces éléments.

Peut-on faire partie d'un espace sans rejoindre tous les carnets qu'il contient ?

No.

Est-il possible pour une note ou un carnet de se trouver dans plus d'un espace ?

No.

Comment quitter ou supprimer un carnet de notes Business ?

Utilisez Evernote Mac ou Windows pour quitter un carnet de notes Business et le supprimer de votre compte. Seuls les administrateurs de compte peuvent supprimer un carnet de notes Business depuis la console d'administration.

Gérer des notes et des carnets de notes dans Evernote Business Bêta Web

Qu'est-ce qui est pris en charge dans Evernote Business Bêta pour le Web ?

Evernote Business Bêta pour le Web prend en charge les notes et carnets de notes Business. Pour voir vos notes et carnets personnels, utilisez Evernote pour Mac, Windows, iOS ou Android. Vous pouvez aussi passer à la version complète d'Evernote Web en procédant comme suit :

Cliquez sur « Personnel » pour accéder à vos notes et carnets de notes personnels dans la version complète d'Evernote Web. Autrement, dans le menu du compte Evernote Business Bêta pour le Web, cliquez sur « Passer au client complet ».

Puis-je accéder à l'Accueil Business et à mes carnets de notes publiés ?

Dans la version bêta, vous ne pouvez pas accéder à l'Accueil Business. Pour voir la liste des carnets de notes Business publiés, passez à la version complète d'Evernote Web.

Comment sélectionner plusieurs notes ou carnets, ou réaliser des actions en bloc, comme déplacer plusieurs notes entre les carnets ?

Vous pouvez importer plusieurs carnets de notes dans un espace en ouvrant l'espace et en cliquant sur le bouton du menu (trois points verticaux) dans l'angle supérieur droit. Sélectionnez Importer le contenu et choisissez les carnets de notes à importer dans l'espace. D'autres fonctions de sélection multiple ne sont pas prises en charge dans la version bêta. Vous pouvez exécuter des actions en bloc dans Evernote pour Windows ou Mac.

Puis-je modifier l'affichage des carnets de notes ?

Non. Vous ne pouvez voir les carnets de notes que sous forme de liste.

Comment passer à la version complète d'Evernote Web ?

Cliquez sur votre nom dans l'angle supérieur gauche de la fenêtre de navigation, puis sélectionnez « Passer à la version complète d'Evernote » dans le menu déroulant.

Passer à la version complète d'Evernote

LANGUAGES_SUPPORT

Lecture de la vidéo %{current} sur %{total}
Vidéo %{current} sur %{total}