Introduction aux Espaces

Introduction aux Espaces
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Introduction aux Espaces

Dans ce guide :

 

Aperçu

Dans Evernote Business, les Espaces constituent le moyen le plus simple pour vous et vos équipes de rester concentrés, de partager du contenu et d'en faire plus ensemble.

En créant un nouvel Espace pour chaque projet, thème ou groupe de travail, votre équipe peut :

  • voir, partager et modifier rapidement une collection de notes et de carnets associés au même endroit
  • voir facilement sur quoi travaillent les autres membres de votre équipe et ce qui a été ajouté ou mis à jour
  • mettre les notes importantes en avant en les épinglant pour un accès rapide

Une fois que vous avez créé un Espace, invitez d'autres personnes à le rejoindre. Elles pourront y accéder automatiquement et voir les modifications apportées aux notes et aux carnets dans l'Espace.

Différentes façons d'utiliser les Espaces

La façon dont vous et votre équipe décidez d'organiser vos espaces dépend de la façon dont votre équipe fonctionne et de son objectif.

EXEMPLES:

  • Gestion des clients et des fournisseurs

    OBJECTIF : réaliser un suivi des comptes clients et partenaires, et faciliter la capture, l'enregistrement et la recherche pour tous les membres de l'équipe.

    POINTS CLÉS :

    • Un espace pour chaque groupe de clients ou fournisseurs, classé par zone géographique, propriétaire ou type.
    • Des carnets de notes séparés pour chaque compte client ou fournisseur avec des notes de réunion, des idées capturées sur le Web ou des propositions au format PDF.
    • Utilisez le widget Nouveautés pour voir les activités récentes ou les dernières réunions.
    • Utilisez le widget Notes épinglées pour accéder rapidement aux comptes clients ou fournisseurs importants, ou à ceux qui nécessitent une attention immédiate.
  • Gestion de projets

    OBJECTIF : réaliser un suivi des informations sur le projet, des tâches et des délais, et faciliter la capture, l'enregistrement et la recherche pour tous les membres de l'équipe.

    POINTS CLÉS :

    • Un espace pour chaque projet
    • Des carnets de notes séparés pour différents types d'informations (ex. : notes de réunion, idées, spécifications de design, documents marketing)
    • Consultez le widget Nouveautés pour voir les listes de tâches ou les délais récemment modifiés
    • Utilisez le widget Notes épinglées pour accéder rapidement à la présentation d'un projet, aux étapes ou aux notes de messagerie
  • Gestion des processus

    OBJECTIF : gérer et suivre les personnes et les livrables au fur et à mesure de leur évolution à chaque étape d'un processus.

    • Un manager ou un recruteur peut déplacer le CV du candidat d'un carnet de notes à l'autre au fur et à mesure que le candidat avance dans le processus de recrutement.
    • Le widget Nouveautés réalise un suivi de l'activité la plus récente du candidat et le widget Notes épinglées permet à votre équipe d'accéder rapidement aux consignes de recrutement et de RH.

    POINTS CLÉS :

    • Un espace pour chaque processus, comme le recrutement, la publication de blog ou le design créatif.
    • Des carnets de notes différents pour chaque étape/phase/stade d'un processus, avec des notes distinctes pour chaque personne ou livrable à surveiller.
    • Consultez les Nouveautés pour voir les derniers éléments mis à jour : candidats, documents, présentations de projets…
    • Utilisez le widget Notes épinglées pour accéder rapidement aux questions de l'entretien, aux consignes sur l'image de marque et le style, ou aux listes d'approbateurs.

 

Comment configurer des Espaces

Avant de commencer, ouvrez Evernote et explorez quelques exemples d'espaces dans le Répertoire des espaces. Réunissez-vous avec votre équipe pour déterminer le type d'espace qui vous sera le plus utile, et suivez ces étapes :

  1. Créez un espace
  2. Remplissez votre espace avec des notes
  3. Partagez votre espace avec l'équipe

Une fois partagé avec votre équipe, tous les membres pourront voir le contenu de cet espace. À vous de décider le niveau d'autorisation de chaque personne.

Créer un nouvel espace

Créez un espace en cliquant sur Nouvel espace et donnez-lui un nom.

Créer un espace

Remplissez votre espace avec des notes

Commencez par créer quelques notes directement dans un espace. Les notes individuelles qui se trouvent dans un espace peuvent servir de guides. Une note « À propos de cet espace » et une note « Intégration de l'équipe », par exemple, guideront les nouveaux membres et les aideront à comprendre le fonctionnement de l'espace et de votre équipe.

Pour ajouter une note à votre espace :

  1. Cliquez sur le bouton vert + Nouvelle note dans la barre latérale
  2. Ajoutez un titre et du texte ou des images

Remplissez votre espace avec des notes

Utilisez des carnets de notes pour organiser vos notes

Regroupez les notes associées dans des carnets de notes pour organiser votre espace.

Pour créer un carnet de notes directement dans l'espace :

  1. Cliquez sur Nouveau carnet de notes au centre de l'écran ou sur l'icône + Carnet de notes dans l'angle supérieur droit de l'écran.
  2. Donnez un nom à votre nouveau carnet de notes.

Une fois le carnet de notes créé, pour déplacer une note, il vous suffit de la sélectionner et de la faire glisser. Pour afficher et masquer le contenu d'un carnet de notes, cliquez sur la flèche à côté du nom du carnet de notes.

Déplacer des notes dans des carnets de notes

Votre équipe utilise déjà Evernote Business ?

Si vous utilisez déjà Evernote, vous pouvez déplacer vos carnets de notes existants dans un espace. Vérifiez que vous avez les autorisations de modification nécessaires pour les carnets de notes que vous déplacez et l'espace dans lequel vous voulez les déplacer.

Pour déplacer des carnets de notes vers un espace :

  • Dans un espace, cliquez sur les trois points qui se trouvent dans l'en-tête du carnet de notes, sélectionnez Déplacer le carnet de notes vers et sélectionnez l'espace vers lequel vous voulez le déplacer.
  • Dans une liste de carnets de notes, faites un clic droit sur le carnet de notes à déplacer, puis sélectionnez Déplacer le carnet de notes.

Remarque : les carnets de notes ne peuvent se trouver que dans un seul espace à la fois.

Importer des carnets de notes

Partagez l'espace avec votre équipe

Une fois que vous avez ajouté quelques notes et carnets à votre espace, invitez votre équipe pour commencer à travailler ensemble.

  1. Cliquez sur le bouton Inviter pour inviter toute personne faisant partie du compte Evernote Business de votre entreprise.
  2. Choisissez les autorisations que vous accorderez à chaque membre de votre équipe : voir, modifier, inviter d'autres personnes. Remarque : les membres invités auront le même niveau d'autorisation pour tous les carnets et notes qui se trouvent dans l'espace.
  3. Pour voir avec qui vous avez partagé un espace, il vous suffit de regarder dans l'angle supérieur droit de l'écran.

Invitez les membres de votre équipe

Partagez votre espace avec tous les membres du compte Business

Pour permettre à tous les membres de votre compte Evernote Business de voir ou de rejoindre votre espace, sélectionnez Inclure dans le répertoire des espaces de votre compte Business dans la fenêtre Créer un espace. Pour accéder au Répertoire des espaces, cliquez sur Répertoire des espaces au bas de votre liste d'espaces.

Inclure dans le répertoire des espaces

 

Mieux travailler en équipe

Les espaces ont été conçus pour vous aider, vous et votre équipe, à rester informés sans avoir à vous envoyer des emails.

Dans chaque espace, vous verrez :

  • les Nouveautés : toutes les notes créées et mises à jour récemment
  • les Notes épinglées : les notes qui ont été épinglées pour un accès rapide

Les nouveautés

Les nouveautés

Découvrez les notes récemment ajoutées et mises à jour, par vous ou par des membres de votre équipe, dans un espace. Cet affichage de vos notes est actualisé automatiquement et vous sera particulièrement utile pour tenir les membres de l'équipe informés de l'avancée des projets.

Notes épinglées

Notes épinglées

Créez un accès rapide pour les notes que vous souhaitez mettre en avant, comme les aperçus des projets, les directives relatives aux processus ou les rapports récents.

Pour épingler une note avec Evernote Web :

  1. Cliquez sur Modifier
  2. Sélectionnez la ou les notes que vous voulez épingler dans la liste
  3. Cliquez sur Terminé

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