Guía Práctica: Mantén tu productividad aunque no estés en la oficina

Guía Práctica: Mantén tu productividad aunque no estés en la oficina

Guía Práctica: Mantén tu productividad aunque no estés en la oficina

Mantén tu productividad aunque no estés en la oficina

Dondequiera que tu trabajo te lleve, Evernote Business hace que sea fácil seguir siendo productivo. Incluso sin Internet, puedes empezar y continuar con tus proyectos desde donde quiera que te encuentres. A continuación, te mostramos cómo.

Prepara el espacio de trabajo de tu móvil

Asegura tu contenido

Si estás pensando en acceder a tus notas y libretas en tus dispositivos móviles, es una buena idea activar capas adicionales de seguridad en Evernote. Evernote ofrece tanto la verificación de dos factores, como el código de acceso y Touch ID para la seguridad del dispositivo. Te recomendamos activar todas las opciones de seguridad disponibles en Evernote, especialmente si estás trabajando en Evernote Business. Activarlo no encripta tus notas, pero hace que sea mucho más difícil acceder a tu contenido si pierdes o te roban el dispositivo.

Crea una bandeja de entrada

Mientras estás fuera de la oficina, es probable que necesites añadir notas nuevas de reuniones, grabar audio con tus ideas, y hacer instantáneas de los recibos, pero puede que no tengas tiempo para pensar a qué libreta pertenecen. Evernote te ofrece una libreta predeterminada en la que se guardarán tus notas nuevas. Para acceder fácilmente, a menudo suele ser útil cambiar el nombre de esta libreta por "Bandeja de entrada" o un nombre similar, para que puedas encontrarla rápidamente en la lista de libretas.

Para cambiar el nombre de tu libreta predeterminada, encuéntrala en tu lista de libretas. En Evernote para Mac o Escritorio de Windows, haz clic con el botón derecho del ratón o control+clic, seleciona ‘Cambiar nombre de la libreta' e introduce un nombre nuevo. Si añades un guión (-) al principio del nombre, tu libreta siempre aparecerá en la parte superior de tu lista de libretas.

Cambia el nombre de tu libreta en Evernote para Mac

A medida que añades notas nuevas en tus dispositivos móviles, estas se guardarán automáticamente por defecto en esta libreta. Más tarde, cuando estés de nuevo en tu escritorio, podrás trasladarlas a otras libretas, según sea necesario.

Crea Atajos para elementos utilizados con frecuencia

Antes de dejar tu escritorio, piensa a qué notas y libretas deseas acceder desde tu dispositivo móvil. Por ejemplo, si estás en ventas, es posible que desees acceder rápidamente a la documentación comercial, formularios y documentos técnicos que tú y tu equipo hayáis guardado en Evernote Business. Para artículos como estos, crea Atajos en Evernote para que puedas acceder a ellos con un solo clic en tu smartphone o tableta. En el ordenador, simplemente arrastra tus notas, libretas, etiquetas y búsquedas guardadas importantes directamente a los Atajos en la barra lateral. Tus Atajos se sincronizarán en todos tus dispositivos.

Arrastra y suelta para crear atajos

Trabaja sin conexión a Internet

Incluso sin ningún tipo de configuración adicional, Evernote Business está diseñado para ofreceros a ti y a tu equipo un fácil acceso a todos vuestros contenidos. Dicho esto, si tienes pensado estar lejos de tu ordenador de escritorio, puedes seguir algunos pasos para configurar tu espacio de trabajo de Evernote con el fin de tener un acceso óptimo cuando no estés en la oficina.

Es importante entender que, aunque tu contenido sigue siendo el mismo en todos tus dispositivos, Evernote guarda las notas de forma diferente en tu ordenador que en tu dispositivo móvil. En el ordenador, Evernote guarda todas tus libretas y notas, y cualquier libreta compartida de tu empresa si estás utilizando Evernote Business, directamente en el disco duro de tu ordenador. Si estás en un avión y estás trabajando sin Internet, podrás seguir accediendo a todas tus libretas y notas, y la próxima vez que estés en línea, todas tus actualizaciones se sincronizarán en todos tus dispositivos.

En tu dispositivo móvil, como un smartphone o tableta, el espacio de almacenamiento es limitado. Teniendo esto en mente, Evernote no guarda por defecto ninguna de tus libretas o notas directamente en tu dispositivo. Esto significa que necesitarás Internet para acceder a tu contenido. Si estás usando Evernote Business, Evernote Premium o Evernote Plus, puedes activar las libretas sin conexión, donde seleccionas libretas específicas a las que puedes acceder en el dispositivo cuando no estés conectado.

Antes de viajar, activa las libretas sin conexión para tus libretas utilizadas más frecuentemente, los proyectos actuales, etc. Puedes hacer esto en los ajustes de tu aplicación de Evernote, en tu smartphone o tableta.

Configura libretas sin conexión

Dependiendo de cuántas notas haya en las libretas que selecciones, puede tardar algunos minutos que tus notas se sincronicen inicialmente tu dispositivo. Después de que se hayan sincronizado, podrás acceder a tus notas de esas libretas, revisarlas, hacer actualizaciones y crear notas nuevas. En cuanto tengas Internet, todas tus actualizaciones se sincronizarán y aparecerán en tus otros dispositivos.

Trabajando desde la calle

Cuando estés en la calle o de viaje, podrás acceder a todas las notas que necesites para trabajar haciendo clic en los Atajos que hayas creado con anterioridad. Si tus Atajos te llevan a notas o libretas compartidas con tu equipo, cualquier cosa que tú o tu equipo hayáis añadido o actualizado aparecerá automáticamente cuando te sincronices. Por ejemplo, si tu equipo de la oficina actualiza la documentación comercial, en tu próxima sincronización recibirás automáticamente las notas nuevas y las notas que se hayan actualizado.

Menú atajos en Evernote para Android

Si no tienes conexión o pierdes tu acceso a Internet, por ejemplo, cuando estés en la oficina de un cliente, podrás seguir accediendo a tus notas más importantes, siempre y cuando hayas activado las libretas sin conexión.

A medida que añades notas, detalles de las reuniones con los clientes, instantáneas de pizarras en las reuniones con clientes, fotos de recibos de comidas, tarjetas de visita escaneadas en ferias, etc., por defecto, se guardarán en tu 'Bandeja de entrada' o puedes trasladarlas a las libretas compartidas con tu equipo. Si haces esto último, ayudarás a que tu equipo esté al día sobre tu trabajo y el progreso que estés haciendo.

Además de escribir notas, fotos, audio y escaneos de documentos, también puedes capturar contenido de la web a Evernote en tu dispositivo móvil. Esto es especialmente útil si miras perfiles de LinkedIn o consultas en el último minuto información de la empresa antes de entrar en una reunión. A medida que navegas por la web en Android y iOS, simplemente haz clic en el botón compartir, y elige compartir en Evernote. Esto capturará la página web que estás viendo en tu 'Bandeja de entrada' automáticamente.

Comparte en Evernote cuando navegues por la web

Continúa el progreso cuando vuelvas a tu escritorio

Cuando vuelvas a tu escritorio y a tu ordenador, puedes continuar con el trabajo que empezaste cuando estabas fuera. Los borradores de las propuestas de los clientes, las notas de reuniones y las lluvias de ideas que empezaste a escribir en tu dispositivo móvil aparecerán en Evernote en tu ordenador. Las páginas web capturadas también se mostrarán.

Notas capturadas en Evernote

A partir de ahí, puedes continuar editando tus notas y avanzar en tu trabajo. Como práctica recomendada, si has estado creando o recopilando notas por la calle, querrás organizar todo un poco cuando llegues a tu ordenador. Es útil dedicar unos minutos a mirar tu libreta predeterminada o 'Bandeja de entrada' y trasladar las nuevas notas a las libretas clasificándolas por proyecto, cliente o temas relacionados.

Por último, a veces, cuando tienes prisa o si estás capturando algo de forma rápida en tu dispositivo móvil, puede que no hayas tenido tiempo de pensar en cuáles quieres que sean los títulos de tus notas. Si es así, dedica unos minutos a cambiar el título de tus notas con descripciones claras para que puedas identificar fácilmente tus notas cuando las consultes.

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