Guía práctica: Cambiar de Evernote Basic o Premium a Evernote Business

Guía práctica: Cambiar de Evernote Basic o Premium a Evernote Business
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Guía práctica: Cambiar de Evernote Basic o Premium a Evernote Business

Nota: Esta guía está destinada para las cuentas de Evernote Business creadas antes del 15 de Septiembre de 2017.

Cambiar de Evernote Basic o Premium a Evernote Business

Si has estado utilizando Evernote por tu cuenta, ya sabes que es una herramienta increíble para ayudarte a centralizar todo tu trabajo. Evernote Business proporciona las ventajas de Evernote a todo tu equipo y añade un espacio de trabajo central compartido para todos. Si estás pasando de utilizar Evernote por tu cuenta a Evernote Business con tu equipo, esta guía te ayudará a entender algunas de las diferencias principales y te mostrará las mejores prácticas para un cambio sin problemas.

¿En qué se diferencia Evernote Business?

Evernote Basic y Premium está diseñado para ayudar a las personas. Evernote Business se basa en todas las funciones y ventajas de Evernote, pero está diseñado para ayudar a tu equipo a colaborar y dejar que la empresa administre centralmente la cuenta y sus datos.

Separación del contenido personal y de Evernote Business

Cuando un miembro del equipo trabaja en un proyecto para una empresa, en la mayoría de los casos ese contenido pertenece a su organización, no a ellos personalmente. Teniendo esto en mente, Evernote Business ofrece a las empresas un lugar para que los miembros del equipo creen y trabajen en contenido empresarial (proyectos, agendas de reuniones, trabajo del cliente, etc.) que es independiente del contenido que cada persona puede crear para su propio uso personal (recetas, planes de viaje, proyectos familiares, etc.). Si un miembro del equipo abandona la empresa, todo el trabajo creado permanecerá en la cuenta de Evernote Business de la empresa y el miembro del equipo puede llevarse su contenido personal en su cuenta individual de Evernote.

  • El contenido de Evernote Business es propiedad de la empresa, y permanecerá en la empresa cuando alguien de tu equipo la deje. Tanto el creador del contenido como el o los administradores de la empresa pueden acceder al contenido de Evernote Business.
  • El contenido personal es propiedad de cada persona, y permanece con ellos si dejan la cuenta de Evernote Business de su empresa. Nadie de tu empresa puede ver tu contenido personal a menos que lo compartas explícitamente con ellos. Podrás seguir creando contenido personal, incluso después de unirte a Evernote Business.

Para hacer que el contenido de Evernote Business esté claramente separado del contenido personal, Evernote Business tiene varias funciones que ayudan a identificar y organizar cada tipo de contenido. Algunas de ellas te resultarán familiares como usuario de Evernote, pero se ha añadido una nueva capa de herramientas orientadas a gestionar el contenido de la cuenta de Evernote Business de la empresa.

  • Las notas de Evernote Business son propiedad de la empresa. Este tipo de notas se encuentran en la cuenta de Evernote Business de tu empresa. Las notas nuevas relacionados con el trabajo que tú y los miembros de tu equipo creéis en la mayoría de los casos serán notas de Evernote Business.
  • Las notas personales son propiedad de la persona. Este tipo de notas se encuentran en tu cuenta personal. Las notas personales incluyen todas las notas creadas antes de unirte a una cuenta de Evernote Business.

Notas de Evernote Business en Evernote para Mac

Las libretas de Evernote Business son propiedad de la empresa. Se pueden compartir con toda la cuenta de Evernote Business, de forma selectiva con las personas relevantes o pueden mantenerse en privado para que solamente la persona que las creó y los administradores de la empresa puedan acceder a ellas.

Libretas de Evernote Business en Evernote para Mac

Las libretas personales son propiedad de la persona y cuando abandonan tu empresa, el contenido de las libretas personales desaparece con ellas. Las libretas personales no se pueden compartir con toda la cuenta de Evernote Business. Este tipo de libretas incluye todas las libretas creadas antes de unirte a una cuenta de Evernote Business.

Libretas personales en Evernote para Mac

Es importante tener en cuenta que lo que cada miembro del equipo ve en su vista de libretas puede variar, ya que alguien les puede invitar directamente para unirse a espacios o pueden solicitar unirse a uno del Directorio de Espacios. También pueden crear su propio conjunto de espacios.

Las etiquetas de Evernote Business son propiedad de la empresa. A medida que añades etiquetas a una nota de la cuenta de tu empresa, cualquier etiqueta que crees se añadirá automáticamente al conjunto de etiquetas de Evernote Business de tu empresa.

Etiquetas de Evernote Business en Evernote para Mac

Las etiquetas personales, al igual que las libretas personales, son propiedad de cada persona. Si añades etiquetas a una nota en tu cuenta personal de Evernote, todas las etiquetas que se creen se añadirán a tu conjunto de etiquetas personales. No puedes utilizar etiquetas de Evernote Business en una libreta personal, o viceversa. Las etiquetas personales incluyen todas las etiquetas creadas cuando solías utilizar Evernote antes de unirte a una cuenta de Evernote Business.

Puedes alternar entre ver notas, libretas y etiquetas personales y de Evernote Business en la barra lateral o con el botón que aparece en la parte superior de las pantallas de las notas, libreta y etiquetas.

Para obtener un ejemplo de cómo una empresa puede configurar sus notas, libretas y etiquetas de Evernote Business dentro de un espacio, consulta una estructura organizativa de muestra. A medida que los miembros del equipo creen contenido para tu empresa, anímales a crear libretas y etiquetas en la cuenta de Evernote Business de tu empresa. Si tú y los miembros de tu equipo estabais familiarizados con Evernote antes de que tu equipo empezase a utilizar Evernote Business, asegúrate de que todos entendáis las diferencias entre el contenido personal y de Evernote Business.

Papelera de Evernote Business - Cuando un miembro del equipo elimina una nota de una libreta de Evernote Business, Evernote Business no la borra automáticamente para evitar la pérdida accidental de datos. En su lugar, la guarda en la papelera de Evernote Business. Únicamente el administrador de la empresa puede eliminar y restaurar las notas que se encuentran en la papelera de Evernote Business, y esto se hace a través de la Consola de Administración.

Nuevas maneras de ver el contenido del equipo

Espacios de Evernote Business es una excelente manera de que los equipos puedan ver todo en lo que están trabajando sus compañeros. En el área Novedades puedes ver una descripción general de la actividad reciente de notas dentro de tu equipo. En el área Notas ancladas tendrás acceso rápido a las notas importantes y de acceso frecuente.

Control administrativo

Si eres el administrador de la empresa, puedes gestionar la cuenta de Evernote Business de tu equipo desde la Consola de Administración. La Consola de Administración incluye ajustes para personas, espacios, libretas, etiquetas, información de facturación, etc. También puedes gestionar la papelera de Evernote Business de la empresa desde la Consola de Administración. Veremos información adicional sobre la Consola de Administración más adelante en esta guía.

Crea una nueva cuenta de Evernote Business

Al configurar una nueva cuenta de Evernote Business, de forma predeterminada te conviertes en el administrador de la cuenta. Después de haber invitado a tu equipo, puedes nombrar a otra persona para que sea el administrador de la cuenta o incluso puedes tener varios administradores. Los administradores de la cuenta tienen acceso a la consola de administración para ver los ajustes de toda la cuenta, administrar su contenido e invitar a los miembros del equipo a unirse. Obtén más información >>

Para comenzar:

  1. Accede a la página web de Evernote Business y haz clic en comenzar ahora.
  2. Rellena el formulario con tu nombre completo, el nombre de tu empresa, tu dirección de correo electrónico laboral y una contraseña para la cuenta.

Si ya tienes una cuenta de Evernote y quieres utilizar la dirección de correo electrónico asociada a esa cuenta para tu nueva cuenta de Evernote Business, se te pedirá que inicies sesión y elijas una dirección de correo electrónico personal diferente para tu cuenta existente para poder utilizar tu dirección de correo electrónico laboral para la nueva cuenta.

Resumen de la cuenta

A medida que invites a los miembros del equipo a tu cuenta de Evernote Business, asegúrate de que los animas a utilizar su nombre de usuario y contraseña de Evernote (si han utilizado Evernote anteriormente) y que configuren una dirección de correo electrónico de la empresa en los ajustes de su cuenta.

Administra la cuenta de tu equipo

Puesto que Evernote Business está diseñado para un equipo, es necesario que haya una o más personas a cargo de la cuenta de tu equipo. Estas personas son los administradores de la empresa, personas que tienen la capacidad de supervisar y gestionar la cuenta de Evernote Business de tu empresa.

Añade administradores adicionales

Si eres el administrador de la cuenta de la empresa es importante que te familiarices con la Consola de Administración. Incluso si has utilizado Evernote por tu cuenta, la Consola de Administración será algo nuevo para ti cuando cambies a Evernote Business. Desde la Consola de Administración, puedes:

  • Añade o elimina usuarios
  • Cambia los niveles de permiso de los usuarios
  • Controlar qué usuarios han accedido al contenido de Evernote Business
  • Gestiona espacios, libretas de Evernote Business, notas, etiquetas y la papelera de Evernote Business
  • Ver y actualizar la información de facturación y el historial de las transacciones
  • Habilitar las funciones de seguridad como el inicio de sesión único
  • Gestionar las integraciones como Salesforce

Consola de administración

Dedica algún tiempo a conocer las diferentes herramientas dentro de la Consola de Administración, ya que solamente tú y los demás administradores de la cuenta de la empresa tenéis acceso a ella y a su funcionalidad.

Tu cuenta siempre debe tener al menos dos administradores. De esta forma, si una persona no está disponible, siempre habrá otra persona que pueda acceder y administrar el espacio de trabajo de tu equipo. Un administrador podría ser un responsable de la empresa, alguien de confianza del departamento de informática, recursos humanos o finanzas, etc. Todos los administradores tienen el mismo nivel de acceso y pueden controlar y gestionar el contenido de Evernote Business de tu equipo, los usuarios y la información de facturación, por lo que debes elegir a administradores de confianza. Por lo general no permitas que todos los usuarios sean administradores de la cuenta; en lugar de ello, elige a un pequeño grupo de personas de confianza para controlar la cuenta de Evernote Business.

Para añadir administradores adicionales, desde la Consola de Administración, selecciona ‘Gestionar usuarios’ y elige a la persona o personas que quieres convertir en administradores. Desde el menú desplegable ‘Acciones’, selecciona ‘Convertir en Administrador’ para dar a cada persona acceso a nivel de administrador de la cuenta de Evernote Business de la empresa.

Evernote Business y tu equipo

Organiza el espacio de trabajo de tu equipo

Cuando trabajas solo, la organización de tu espacio de trabajo de Evernote depende solamente de ti, puedes organizar tanto (o tan poco) como quieras. Con un equipo, tener una estructurada planificada y organizada es esencial para conseguir el éxito. En un equipo, tendrás que pensar detenidamente cómo se organizará el espacio de trabajo en Evernote Business y preparar las cosas para ayudar a tu equipo a tener éxito. A modo de orientación, consulta la guía paso a paso para saber cómo configurar los espacios compartidos de tu equipo. Una vez que hayas configurado los espacios de tu equipo en Evernote Business, es el momento de añadir contenido. Empieza añadiendo contenido nuevo. Mueve las notas a espacios compartidos.

Para las cuentas de Evernote Business creadas antes del 15 de septiembre de 2017:

Si ya tienes contenido en tu cuenta personal de Evernote que sería más relevante a tu negocio, primero conviértelo en contenido de Evernote Business desde cualquier cliente de escritorio de Evernote.

Para convertir una sola nota, simplemente pásala de una libreta personal a una de Evernote Business. Entonces estará disponible para todo aquel que tenga acceso a esa libreta.

Para convertir una libreta personal entera de Evernote para Mac o Escritorio de Windows, haz clic con el botón derecho del ratón o control-clic en una libreta y selecciona "Convertir a libreta de Evernote Business". La libreta se eliminará de tu cuenta personal y se convertirá en una libreta de Evernote Business propiedad de tu empresa. Suceden algunas cosas importantes cuando conviertes una libreta:

  • El historial de las notas y las fechas de creación se restablecen a la fecha y la hora de realizar la conversión.
  • Si anteriormente compartiste la libreta con otras personas, tendrás que volver a compartirla con ellos después de convertir la libreta.

Implementar Evernote Business en tu equipo

Además de pensar en la estructura organizativa de tu equipo para el contenido, también deberás planificar cómo implementar Evernote Business para todo el mundo. Por ejemplo, es probable que algunas personas ya estén familiarizadas con Evernote y otras todavía no la hayan utilizado. Deberás planificar una estrategia para informar a tu equipo de que tienen a su disposición Evernote Business, explicar los objetivos de la introducción a tu equipo, establecer las expectativas de uso, y determinar una cronología para implementarlo y formar a tu grupo.

Para obtener un conjunto completo de directrices sobre cómo implementar con éxito Evernote Business en tu equipo, consulta la Guía implementación de Evernote Business .

Comparte contenido con tu equipo

Cuando hayas implementado Evernote Business en tu equipo, es el momento de compartir el contenido con ellos. Aunque Evernote Business está diseñado para compartir y colaborar con tu equipo, por defecto, todos los espacios, notas y libretas de Evernote Business no se comparten, solamente el creador y el o los administradores pueden ver acceder a ese contenido. Cuando estés listo para compartir contenido, tienes dos opciones principales: compartir con personas específicas o con toda la empresa.

Compartir con personas: Espacios es la forma más fácil de compartir notas y libretas con otros usuarios. Simplemente haz clic en el botón “Compartir”. Se te pedirá que añadas a las personas con las que deseas compartirla y que establezcas el nivel de acceso de uso compartido que recibirán. Podrán ver el contenido que has compartido y, si les has dado permiso, podrán editar o editar y compartir también. Esta es una gran opción si estás trabajando en un proyecto con tu equipo y quieres que todos puedan ver y crear contenido en un solo lugar central. Siempre puedes revocar y/o cambiar los permisos de acceso más adelante a medida que cambien tus necesidades y tu(s) proyecto(s) evolucione(n).

Utiliza espacios para compartir con tu equipo

Compartir con toda la empresa: incluye un espacio compartido en el Directorio de Espacios para que todos los miembros de tu empresa puedan acceder a él y a todos sus contenidos. Esto ayuda a añadir información al centro de conocimientos de la empresa en Evernote Business. Algunos buenos ejemplos de espacios para toda la empresa que podrían ser útiles compartir son: formularios de recursos humanos, manuales para empleados y horarios de empresas, recortes de prensa, etc.

Comparte un espacio con toda la empresa

En general, si estás trabajando en los borradores de un proyecto y no está listo para el consumo público, puedes trabajar en él en un espacio que no hayas compartido. Cuando esté listo para que tu equipo pueda verlo, puedes compartir o publicar el espacio o trasladar tu(s) nota(s) a un espacio compartido. Puedes informar a tu equipo de que les has dado acceso a tus notas haciendo clic en el botón "Compartir".

Nuevas formas de encontrar contenido en tu cuenta de Evernote Business

Además de recoger y compartir el contenido relacionado con el trabajo, Evernote Business ofrece a tu equipo nuevas formas de encontrar y acceder al contenido en el que ha estado trabajando los miembros de tu equipo.

Probablemente estás acostumbrado a buscar y encontrar los resultados de tus propias notas y libretas. Al realizar una búsqueda en Evernote Business podrás ver los resultados de tus notas junto con los resultados de las notas y libretas que los miembros de tu equipo han compartido. Además, incluso podrás ver sugerencias sobre empleados de la empresa que pueden tener información sobre un tema concreto que estés buscando. Evernote Business únicamente incluye los resultados de búsqueda del contenido que se haya compartido deliberadamente contigo o con toda la empresa.

Resumen de la cuenta

Mantener la cuenta de Evernote Business de tu equipo

Cuando trabajas solo no tienes que dedicar mucho tiempo a mantener tu cuenta de Evernote. En un equipo, resulta útil dedicar tiempo a eliminar las notas obsoletas, etiquetas que no se utilizan, etcétera. Puesto que tanto tú como tu equipo vais a compartir un espacio de trabajo, mantenerlo organizado y actualizado hará que resulte más fácil para todos contribuir y encontrar el contenido para completar su trabajo.

Dedica tiempo de forma regular para:

  • Cambia el nombre de los espacios, libretas, etiquetas o notas que no sigan las pautas de organización de tu equipo
  • Consultar libretas para ver si hay notas duplicadas, obsoletas, y/o que ya no sean útiles
  • Revisar las etiquetas de tu equipo, y eliminar las que sean redundantes o no se utilicen
  • Ajusta los permisos de uso compartido para los espacios, notas y libretas compartidas

Si eres un administrador, puedes realizar algunas de estas acciones por ti mismo, directamente en Evernote o a través de la Consola de Administración. También puedes pedirle a la gente de tu equipo que te ayude a mantener el contenido que han compartido.

Etiquetas en la consola de administración

Plantillas descargables

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