Guía Práctica: Consigue que las reuniones sean más productivas

Guía Práctica: Consigue que las reuniones sean más productivas

Guía Práctica: Consigue que las reuniones sean más productivas

Consigue que las reuniones sean más productivas

Las reuniones son una parte fundamental de la forma de trabajar de la mayoría de nosotros. Sin embargo, muchos las encontramos improductivas, o incluso peor, una pérdida de tiempo. Como probablemente no podrás eliminar las reuniones de tu flujo de trabajo, Evernote Business puede ayudarte a ti y a tu equipo a hacer que sean mucho más eficaces y productivas.

A continuación, te mostramos cómo utilizar Evernote Business para hacer que las reuniones con tu equipo sean mejores que nunca.

 

Escribe tu programa en Evernote

¿Alguna vez has entrado en una reunión preguntándote por qué estás allí y de qué se va a hablar? Si hubieras recibido un programa previamente, entonces, habrías entrado en la reunión dispuesto a participar. Utiliza Evernote Business para crear programas detallados para tus reuniones, asegurándote de que todos consideren que han invertido su tiempo de manera productiva.

Aquí te explicamos cómo crear un programa eficaz:

Crea una nota nueva y pon la fecha y el asunto de la reunión como título. En el cuerpo de la nota, escribe los siguientes elementos:

  • Objetivos de la reunión
  • Resultados esperados
  • Una lista de verificación con los puntos de discusión
  • Lo que se espera que aborde cada participante
Nota de reunión
Consejo profesionalA medida que escribes, automáticamente verás notas relacionadas que pueden mostrar información sobre el tema que estás tratando sacadas de tu propia cuenta de Evernote y de las notas compartidas por los miembros del equipo. Este contexto adicional puede suponer para todo el equipo un buen comienzo para la reunión.
 

Guarda la información

Muchas reuniones requieren que tú y tu equipo habléis sobre proyectos, documentos o cuestiones financieras, que generalmente implican más asuntos de los que quieres incluir en tu programa. Utiliza tu nota con el programa de la reunión para recopilar toda la información pertinente en una sola nota:

  • Información de Internet recopilada con Evernote Web Clipper
  • Hojas de cálculo con presupuestos y pronósticos
  • Imágenes con conceptos de diseño

Crea libretas con el programa

 

Haz que los programas sean fáciles de encontrar

Para que resulte más fácil para todos encontrar los programas de las reuniones, crea una libreta de Evernote Business que se llame "Programas de reuniones." Comparte esta libreta con el equipo del proyecto y concédeles permiso para añadir sus propias notas y modificar las tuyas. De esta manera, todos los miembros de tu equipo pueden añadir sus propios temas al programa, adjuntar archivos clave, o crear programas nuevos para aquellas reuniones que lideren.

Libretas con el programa de la reunión

Si van a asistir a la reunión consultores externos, proveedores o clientes, es probable que no quieras invitarlos a la libreta los Programas de reuniones de tu equipo, ya que solo necesitan el programa de la reunión a la que van a asistir. Para compartir un programa de forma externa, haz clic en el icono compartir que aparece en la nota para compartirlo con ellos por correo electrónico o URL. Podrán ver el programa en su navegador, incluso si todavía no tienen Evernote.

Comparte programas de forma externa

 

Entra preparado

Cuando todos los asistentes a tu reunión tengan el programa, podrán consultarlo antes y durante la reunión en su ordenador, teléfono o tableta. Todo el mundo sabrá exactamente de qué trata la reunión y lo que se espera de ellos.

Consulta los programas fácilmente desde los dispositivos móviles

Para asegurarte de que todo el mundo está organizado, establece un recordatorio en Evernote para alertar a tu equipo un día antes de la reunión y dedicar unos minutos a revisar el programa de la reunión.

Recordatorios para alertar a las personas sobre el programa

 

Despídete de las diapositivas

Al haber sido la persona responsable de organizar la reunión, debes ser quien la dirija; por lo que te gustará saber, que no tendrás que perder tiempo en preparar diapositivas. En su ligar, utiliza el modo presentación para enseñar tu programa en modo de pantalla completa directamente desde Evernote. Todo lo que necesitas hacer es conectar tu dispositivo a un monitor grande o un proyector y hacer clic en el icono de modo presentación para presentar y avanzar por tu programa. Si tienes imágenes adjuntas, gráficos u otros archivos, también se mostrarán en modo de pantalla completa. Incluso puedes destacar (literalmente) los elementos importantes con el puntero láser incorporado.

Presenta los programas en un monitor secudario

 

Realiza buenas anotaciones

En todas las reuniones debe haber una persona que tome notas – (alguien que haga fotos de la pizarra, anote los puntos de discusión importantes y escriba las decisiones y pasos a seguir). Designa a esta persona en cada reunión y pídele que tome notas en la parte inferior del programa compartido.

Los detalles de la reunión que es posible que quieran capturar en Evernote pueden incluir:

  • Grabación de audio de la discusión
  • Fotos de las pizarras
  • Notas escritas a mano en un papel
  • Tormentas de ideas escritas en notas de Post-it®

No importa si tus notas están escritas en Evernote o han sido capturadas en una fotografía con la cámara de documentos de la aplicación, todo se puede buscar rápidamente para que tú y tu equipo podáis encontrar fácilmente lo que se ha guardado.

Busca cualquier cosa guardada en Evernote fácilmente

Consejo profesionalIf multiple team members took notes during the meeting, you can merge them together and add them to your main meeting agenda note.

Nota: Antes de utilizar la función de grabación de audio de Evernote para capturar cualquier conversación, asegúrate de entender si las leyes aplicables requieren obtener permiso de la persona a la que grabarás.

 

Sal con las ideas claras

Por lo general, los asistentes tendrán que realizar un seguimiento de determinados temas, tras las reuniones del equipo. Lamentablemente, las ideas suelen volar rápidamente en la reunión, haciendo que resulte difícil saber quién es cada responsable. Al final de cada reunión, pide a los asistentes que revisen las acciones que deberán seguir y pregúntales si tienen dudas. Esto garantiza que todos estén coordinados y puedan empezar a trabajar con su parte del proyecto.

Una gran forma de conseguirlo es anotando las acciones que cada persona debe realizar con una casilla de verificación en la parte inferior del programa de la reunión. A medida que los miembros del equipo completen las tareas, podrán marcar sus casillas respectivas, indicando que la tarea se ha completado. Tu equipo puede consultar la nota para ver el estado del proyecto sin tener que enviar un solo correo electrónico. Si hay acciones que requieran un seguimiento en un determinado periodo de tiempo, añade un recordatorio para alertar a todos del plazo.

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