Guía practica: Crea un centro de información en Evernote

Guía practica: Crea un centro de información en Evernote

Guía practica: Crea un centro de información en Evernote

Crea un centro de información en Evernote

Un sistema de intercambio de información entre los miembros del equipo es esencial para cada grupo de trabajo o equipo. Sin uno, es difícil encontrar documentos, notas y archivos cuando necesitas trabajar en ellos. Evernote hace que crear un centro de información compartido resulte fácil. Es rápido de instalar, se puede compartir fácilmente entre los distintos colaboradores, y es más sencillo de crear, utilizar y mantener que una intranet dedicada o wiki.

Aquí te mostramos cómo usar Evernote como el centro de información de tu equipo.

Decide qué incluir

Cuando pienses en qué guardar en el centro de información que compartes con tu equipo, puedes comenzar con los documentos y contenidos que prácticamente todo el mundo en tu empresa necesita consultar.

Los documentos que habitualmente se necesitan pueden incluir:

  • Plantillas de proyectos
  • Listas de verificación sobre el estado
  • Objetivos de la empresa
  • Manuales de los empleados
  • Formularios de aprobación
  • Guías informáticas

Guardar estos documentos clave en tu biblioteca hace que sea fácil para tu equipo encontrarlos cuando los necesitan.

Guarda documentos en las libretas

Para darle a tus documentos un lugar central donde guardarlos, comienza haciendo clic en el botón +Nueva Libreta, luego crea una nueva libreta de Evernote Business que se titule "Centro de Información del Equipo."

Crea una nueva libreta llamada Centro de Información del Equipo

Ahora que ya tienes un lugar donde guardar todos los documentos que deseas compartir con tu equipo. Evernote te facilita esta tarea, sólo tienes que arrastrar y soltar los archivos existentes que hay en tu ordenador directamente a Evernote. En este ejemplo, vamos a abrir la carpeta de tu ordenador, que contiene un documento con la lista de recursos médicos y sanitarios de tu empresa.

Solo arrastra este documento a la nueva libreta que acabamos de crear para colocarlo en Evernote.

Arrastra y suelta los archivos en Evernote

De este modo, se creará una nota nueva con una copia del documento original. Puedes añadir varios archivos a la misma nota, o proporcionar contexto a tu documento escribiendo algunas anotaciones.

Notas creadas automáticamente a partir de archivos

“Pro-tipSi tienes muchos archivos para poner en tu libreta "Centro de Información del Equipo", puedes agregarlos todos a la vez, seleccionándolos y luego arrastrándolos a esta libreta, en la vista general de tus libretas. Esto agrega automáticamente cada archivo a su propia nota independiente.

Compártelo con tu equipo para poder acceder fácilmente

Para que esto sea un recurso de equipo, tendrás que compartirlo con los demás. En la vista de Libretas, haz clic con el botón derecho en "Centro de Información del Equipo" y selecciona Modificar Uso Compartido. En el panel de uso compartido que aparece, haz clic en Publicar, si quieres compartirlo con toda la empresa.

Notas creadas automáticamente a partir de archivos

Las libretas que se comparten con la empresa, se pueden encontrar en la sección de la página de inicio de Evernote Business en la barra lateral. Este es tu punto de acceso central para ver lo que otros compañeros de la empresa han compartido y en lo que están trabajando. Desde esta ventana, tú y otros compañeros podéis encontrar la libreta "Biblioteca de Equipo" en la pestaña de Libretas de Evernote Business.

Página de Inicio de Evernote Business

Si quieres compartir con un determinado grupo de personas en lugar de con toda la cuenta de Evernote Business, haz clic en Work Chat, o en el botón Compartir para abrir un diálogo de Work Chat que te permita seleccionar destinatarios concretos. A partir de ahí, puedes controlar el nivel de acceso a los contenidos que tiene cada invitado.

Comparte notas con tu equipo

Las libretas de Evernote Business son una forma sencilla y genial de guardar los recursos comunes. Mejor aún, se puede acceder a ellas tanto desde el escritorio como desde el móvil, y sus contenidos se pueden buscar fácilmente desde en el momento que se guardan en Evernote.

 

Plantillas descargables

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