Guía Práctica: Documenta tu flujo de trabajo

Guía Práctica: Documenta tu flujo de trabajo

Guía Práctica: Documenta tu flujo de trabajo

Documenta tu flujo de trabajo

Tu flujo de trabajo es la columna vertebral de tu productividad diaria. Es la cadena de hábitos y procesos que te ayudan a realizar tus tareas.

Puesto que ya tienes establecido tu flujo de trabajo, documentar las pautas de los proyectos o tareas puede parecer algo innecesario, pero si lo haces, crearás una valiosa guía para otras personas que puedan necesitar hacer lo mismo.

Evernote ayuda a que documentar los flujos de trabajo de tu equipo resulte sencillo. Esta guía te ayudará a saber cómo compilar y compartir procedimientos con tu equipo.

Tipos de documentación

Existen tres tipos esenciales de documentación del flujo de trabajo que puedes crear en Evernote: procedimientos, listas de verificación, y tareas pendientes. A continuación te mostramos un breve resumen de cada uno:

  • Los procedimientos resumen las tareas necesarias para ofrecer tu producto o servicio.
  • Las listas de verificación garantizan que una tarea se complete, a menudo en un orden concreto. Marcar un elemento significa que la tarea se ha completado, mientras que las tareas sin marcar, son un recordatorio de las cosas que todavía quedan por hacer.
  • Las tareas pendientes proporcionan instrucciones claras paso a paso. Suelen estar respaldadas por gráficos, y por ese motivo, son las más adecuadas para los flujos de trabajo visuales.

Empieza con el procedimiento general

Imagina que estás creando un boletín electrónico, y quieres asegurarte de que lo preparas siempre igual, cada vez que necesites enviarlo. Para ello, tendrás que crear un conjunto de instrucciones que documenten los pasos, es decir, un procedimiento.

Empieza creando una libreta de Evernote Business con toda la documentación. Haz clic en +Libreta Nueva y selecciona 'Libreta de Evernote Business.' Titula la libreta "Flujos de trabajo."

Crea libretas para proyectos existentes

Ten en cuenta los pasos que son necesarios para lograr toda la tarea que intentas hacer. Por ejemplo, un boletín puede incluir los siguientes pasos clave a la hora de enviarlo:

  1. Crear una copia del boletín
  2. Crear un borrador del boletín con texto e imágenes
  3. Crear una prueba de envío
  4. Crear una lista
  5. Enviar a la lista
  6. Seguir los resultados

Querrás crear una nota que resuma todos estos pasos; es decir, un punto central que enumere cada fase del procedimiento que sea importante. Haz clic en +Nota Nueva en tu libreta "Flujos de trabajo", titúlala "Boletín - Crear y Enviar", y a continuación, anota todos los pasos de tu procedimiento. Añade casillas de verificación para ayudarte a estar organizado.

Listas de verificación que incluyen los pasos clave

Crea una lista de verificación

Ahora que tienes una nota indicando los pasos del procedimiento, es el momento de añadir más información. Para ello, deberás hacer una lista de verificación para cada uno de los pasos del proceso de creación del boletín.

Haz clic en +Nota Nueva en el Flujo de Trabajo para añadir una nota en blanco a la libreta, y titúlala "Boletín - 01 - Crear Copia del Boletín". Asegúrate de que estás ordenando tus notas por título, esto se puede hacer en la opción "Ver" de la barra de herramientas. Asigna un número a cada nota para organizarlas numéricamente en tu libreta.

Ahora, enumera los pasos que se necesitan para completar la tarea. Añade una casilla para cada paso haciendo clic en el icono de la casilla de verificación de la barra de herramientas del editor de notas. Probablemente, crearás una nota para cada paso del procedimiento que sea importante, asociando las listas de verificación a cada uno de ellos.

Listas de verificación con pasos detallados

Documenta las tareas pendientes

Los procedimientos y las listas de verificación son perfectas para aquellos pasos que se pueden describir fácilmente con palabras, pero ¿qué pasa con la descripción de las acciones que se visualizan en una pantalla? Cuando se utiliza Skitch junto con Evernote, es más fácil capturar y anotar tus flujos de trabajo visuales e incorporarlos en tu documentación.

En primer lugar, abre la aplicación o la página web que deseas documentar. En este caso, estamos abriendo nuestra herramienta de gestión del boletín electrónico. Abre Skitch y selecciona la herramienta Screen Snap. Arrastra el cursor sobre el área que deseas capturar. En este caso, es la pantalla donde se selecciona la plantilla para nuestra herramienta del boletín electrónico.

Tu captura de pantalla aparecerá automáticamente en Skitch. Desde aquí, puedes dibujar flechas, cuadros, añadir texto, o resaltar secciones de la pantalla.

Utiliza Skitch para anotar capturas de pantalla

Esto puede ser especialmente útil si estás documentando un flujo de trabajo, ya que puedes mostrar específicamente dónde hacer clic y eliminar cualquier posible confusión, como en nuestro boletín de ejemplo.

Utiliza Skitch para añadir texto explicativo

Una vez que hayas anotado claramente cada paso de tu proceso, solo tienes que arrastrar la captura de pantalla en una nota de tu libreta "Flujos de trabajo" en Evernote. Esto la guardará junto a cualquier texto explicativo, listas de verificación, y otra información de apoyo sobre cada flujo de trabajo. Si un flujo de trabajo tiene varios pasos, simplemente captura varias pantallas y luego arrástralas a Evernote. Una nota puede contener varias capturas de pantalla relacionadas con un flujo de trabajo concreto.

Realiza capturas de pantalla que acompañen los pasos de la guía

Utiliza enlaces de notas para una navegación más rápida

Si tus procedimientos incluyen muchos pasos, hipervincularlos desde una sola nota puede ahorrarte tiempo. Usaremos tu nota del procedimiento principal "Boletín - Crear y Enviar" para organizar el resto de tu documentación.

En primer lugar, encuentra tu nota "Boletín - 01 - Crear Copia del Boletín" en la lista de notas. Haz clic en la nota de la lista y selecciona “Copiar Enlace de Nota”. Esto creará un hipervínculo que se copiará en el portapapeles de tu ordenador.

Copiar enlaces de nota

Ahora, vuelve a la nota "Boletín - Crear y Enviar". Resalta el texto del primer elemento de la lista, "Crear copia del boletín", y luego haz clic con el botón derecho. En el menú emergente, desplázate hacia abajo hasta "Enlace", y haz clic en “Añadir”.

Especifica el texto que quieres convertir en un enlace

En la ventana emergente, haz clic con el botón derecho y selecciona "Pegar" o pulsa Control-V o Comando-V en el teclado para pegar el enlace que se ha copiado en el portapapeles de tu ordenador, después haz clic en Aceptar.

Pega el enlace a la nota

Verás que se ha creado un enlace para el texto que acabas de seleccionar. Si haces clic en el enlace, irás directamente a la nota con los pasos para crear una copia del boletín.

Enlace de nota completado

Comparte con tu equipo

Una vez que hayas documentado tu flujo de trabajo, es el momento para asegurarte de que tu equipo puede acceder a lo que has creado. Puedes compartirlo con tu equipo directamente desde Evernote con Work Chat. En Windows, haz clic en Libretas en la barra lateral, y después en Compartir a medida que pasas el cursor sobre tu libreta "Flujos de trabajo". En Mac, en la parte superior de tu libreta "Flujos de trabajo", haz clic en el botón Work Chat, para invitar a los miembros de tu equipo a ver o colaborar contigo en tu documentación.

Comparte notas con tu equipo

Los miembros de tu equipo podrán ver las notas que has creado, y si les has dado permiso, podrán actualizar tus notas de flujo de trabajo a medida que las cosas vayan cambiando con el paso del tiempo.

LANGUAGES_SUPPORT LANGUAGES_EXCLUDE=ja

Reproduciendo vídeo %{current} de %{total}
Vídeo %{current} de %{total}