Guía Practica: Ahorra tiempo utilizando plantillas

Guía Practica: Ahorra tiempo utilizando plantillas

Guía Practica: Ahorra tiempo utilizando plantillas

Ahorra tiempo utilizando plantillas

Partir de cero cada vez que necesitas un documento que utilizas con frecuencia como la agenda de una reunión, un calendario de marketing, o un cronograma de un proyecto es usar de manera ineficiente tu talento. Crear de una biblioteca de plantillas en Evernote te puede ahorrar tanto tiempo como esfuerzos. Aquí te mostramos cómo lo puedes hacer.

 

Crea una biblioteca de plantillas

Puede ser que quieras tener un lugar donde tú y tu equipo podáis acceder fácilmente a las plantillas que todo el mundo necesita. Comienza por crear una nueva libreta de Evernote Business llamada 'Biblioteca de Plantillas'. Allí es donde podrás crear y almacenar las plantillas que tú y tu equipo vayáis a utilizar.

Cómo ahorrar tiempo con las plantillas

Con la libreta 'Biblioteca de Plantillas' en su lugar, ya podréis comenzar a añadir plantillas en ella. Considera colocar allí los documentos que utilicéis regularmente en vuestro trabajo, incluyendo:

  • Agendas de reuniones
  • Planes de proyectos
  • Plazos
  • Formularios de gastos
  • Registros telefónicos
  • etc.

Y cualquier otro documento importante que tengáis que personalizar y que pueda ser transformado en una plantilla.

En este ejemplo, vamos a crear una plantilla para una agenda de reuniones que puedas reutilizar. Agrega tu primera plantilla haciendo clic en ‘+Nota Nueva’ que se encuentra en la parte superior de la ventana de Evernote. Coloca como título de esta nota ‘Plantilla - Agenda de Reuniones.’

Cómo ahorrar tiempo con las plantillas

Una vez que hayas añadido tu nueva nota, introduce cualquier texto, formato, o cualquier otro elemento que te gustaría tener como parte de la plantilla. En nuestro ejemplo de la agenda de una reunión, vamos a añadir algunos elementos que son útiles para cualquier reunión.

Cómo ahorrar tiempo con las plantillas

Después de completar una plantilla, crea todas las demás que vayas a necesitar para ayudar a agilizar tu flujo de trabajo diario y agregarlas a tu libreta 'Biblioteca de Plantillas'.

Cómo ahorrar tiempo con las plantillas

 

Úsalas y reutilízalas

Cuando tengas que utilizar una de las plantillas de la biblioteca, haz clic con el botón derecho del ratón (Windows) o pulsa Ctrl-click (Mac) y selecciona 'Copiar a la libreta' en el menú emergente.

Cómo ahorrar tiempo con las plantillas

Elige la libreta en la que deseas copiar la plantilla. En este caso, vamos a elegir la libreta ‘Reuniones’ para copiar en ella la ‘Plantilla - Agenda de Reuniones’.

Cómo ahorrar tiempo con las plantillas

Accede a la libreta en la que copiaste tu plantilla. Verás una nueva copia de tu plantilla, lista para ser editada y para añadirle tus datos. La plantilla original aún se encuentra en tu libreta 'Biblioteca de Plantillas'.

Cómo ahorrar tiempo con las plantillas

Personaliza la copia de la plantilla con los datos que son relevantes para el proyecto, o la reunión en cuestión. En este caso, vamos a añadir los detalles para una próxima reunión, cambiando el título de la nota y agregando notas importantes directamente en la propia nota.

Cómo ahorrar tiempo con las plantillas

Como con cualquier nota en Evernote, puedes compartirla fácilmente con tus compañeros de equipo, a través de Work Chat. Simplemente haz clic en el botón 'Compartir’ en la nota y así tus compañeros de trabajo podrán acceder a ella.

Cómo ahorrar tiempo con las plantillas

 

Comparte las plantillas con tu equipo

No guardes tus plantillas solo para ti: probablemente, tus compañeros de equipo también pueden necesitarlas. Una vez que hayas creado tu libreta 'Biblioteca de Plantillas', compártela inmediatamente con tu grupo de trabajo, a través de Work Chat, o con toda tu empresa publicándola en Evernote.

Cómo ahorrar tiempo con las plantillas

Querrás asegurarte de que estás compartiendo, o publicando, la biblioteca de plantillas con el nivel de acceso 'Ver', de esa manera, los miembros de tu equipo pueden tener acceso a las plantillas que has creado, pero no podrán sobrescribirlas o eliminarlas accidentalmente.

 

Descargar plantillas

Navega a través de toda la colección de plantillas de Evernote y descarga las plantillas que tenemos para las tareas que habitualmente realizan las empresas, incluyendo el control de gastos, los calendarios de marketing, agendas de reuniones y mucho más.

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