Consejos para organizar notas, libretas y etiquetas

Aunque Evernote facilita la búsqueda de contenido, es una buena idea establecer una forma coherente de organizar y nombrar las notas, libretas y etiquetas para facilitarte a ti y a otras personas encontrar lo que necesitan.

Más información sobre cómo organizar las notas en libretas

Más información sobre cómo organizar las notas con etiquetas

Consejos para una mejor organización de notas

1. Crea una estructura de libretas lógica
2. Define un conjunto de etiquetas, que puedas volver a utilizar
3. Establece normas para fijar los nombres

Crea una estructura de libretas lógica

Las libretas se pueden organizar de muchas maneras diferentes, por ejemplo: por título o estado del proyecto, departamento o grupo, o cuentas de clientes.

Ejemplo:

Define un conjunto de etiquetas, que puedas volver a utilizar

Añadir etiquetas que se pueden buscar y que hacen referencia a una empresa, el estado del proyecto, propietario de una tarea o proyecto, u otros términos para que sea más fácil encontrar o filtrar contenidos.

Nota: Los administradores de la cuenta de Evernote Teams pueden crear y gestionar las etiquetas que quieren que sus usuarios utilicen.

Ejemplos

Establece normas para fijar los nombres

Las normas para fijar nombres hacen que sea más fácil para todos los miembros de la empresa encontrar y gestionar el contenido más rápidamente. Por ejemplo, podrías proponer una directriz en la que cada grupo o departamento utilice su propio código de grupo (por ejemplo, “MKTG” para “Marketing”) siempre que creen un nuevo título para una libreta. Ese código se puede utilizar para buscar todas las libretas que tiene un grupo o departamento determinado.

Ejemplos

• Para libretas: Todas las libretas comienzan con un prefijo de una palabra para el departamento o grupo que la tiene. Así, todas las libretas del departamento de ventas, por ejemplo, comenzarían con “Ventas:” como por ejemplo, “Ventas: Informes”

• Para notas: Todas las notas relacionadas con las reuniones empiezan con la fecha que aparece en el título de la nota, como por ejemplo “2014-09-05 Reunión Semanal PM”

• Para etiquetas: Todas las etiquetas que hacen referencia a una fase de lanzamiento o del proyecto comienzan con un símbolo asterisco (*) como en “*alfa”, “*diseño”, o “*pendiente”

¿Cuál es la diferencia entre las etiquetas individuales, las etiquetas compartidas, y las etiquetas de Evernote Teams?

• Etiquetas individuales: Puedes crear, eliminar y editar las etiquetas en cualquier libreta individual que hayas creado. Cualquier etiqueta que ya no necesites, también se puede borrar de tu cuenta. Cuando conviertas una libreta individual en una Libreta de Evernote Teams, Evernote crea etiquetas de Evernote Teams con los mismos nombres, sin borrar las etiquetas existentes de tu cuenta individual.

• Etiquetas compartidas: Si se te ha concedido acceso para editar una libreta compartida particular, puedes añadir y eliminar etiquetas en cualquiera de las notas de esa libreta. Cuando quitas las etiquetas de las notas que hay en la libreta compartida, éstas no se eliminan de las etiquetas que figuran en la cuenta del creador de la libreta. Una vez que una etiqueta se ha eliminado de todas las notas de una libreta compartida, la acción es irreversible. Tendrás que pedir permiso al creador de la libreta para añadir la(s) etiqueta(s) de nuevo en las notas compartidas.

• Etiquetas de Evernote Team: Puedes crear y eliminar etiquetas de notas en cualquier libreta de Evernote Team a la que te hayas unido y tengas acceso para editarla. Sin embargo, únicamente el administrador de la cuenta puede ir a la consola de administración y cambiar el nombre o eliminar las etiquetas de la cuenta.

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