Introducción a Evernote Business para los administradores de la cuenta

Introducción a Evernote Business para los administradores de la cuenta

Introducción a Evernote Business para los administradores de la cuenta

¿Qué es Evernote Business?

Evernote Business permite a tu empresa capturar, buscar, compartir y descubrir el conocimiento colectivo de toda la compañía. Esta guía es un resumen rápido para ayudar a tu empresa a instalar y poner en marcha Evernote Business en cuatro sencillos pasos:

  1. Crea una nueva cuenta de Evernote Business para tu empresa
  2. Añadir usuarios
  3. Crea libretas de Evernote Business y añade contenido
  4. Comparte la información de Evernote Business con tu equipo

1. Crea una nueva cuenta de Evernote Business para tu empresa

Existen dos formas de crear una cuenta nueva, dependiendo de si eres nuevo en Evernote o ya tienes una cuenta de Evernote personal.

Si tienes una una cuenta de Evernote existente:

Inicia sesión en tu cuenta personal y actualízala a una cuenta de Evernote Business

Inicia sesión en Evernote

Más información sobre actualizar una cuenta existente

Si eres nuevo en Evernote:

  1. Visita la página web de Evernote Business y haz clic en Descárgate Business

    Sign up for a new account

  2. Rellena los campos del formulario

    Create a new account

2. Añade usuarios

Cuantas más personas añadas a Evernote, más fácil le resultará a los equipos encontrar a otras personas que trabajen en proyectos similares y tendrás más formas de colaborar en proyectos con otros.

Para añadir usuarios automáticamente

Evernote hace que sea fácil añadir a varios usuarios a una cuenta de empresa en base a dominios de correo electrónico. Cuando hayas especificado el dominio de correo electrónico de tu empresa, cualquier persona que se una a la cuenta de Evernote de la empresa con ese dominio de correo electrónico, se añadirá automáticamente como usuario de esa cuenta.

Aprueba usuarios de forma automática

Desde la misma página ‘Añadir Usuarios’ en la consola de administración, simplemente introduce el dominio de tu empresa, como por ejemplo @yourcompany.com, en la sección 'Aprobación automática' de la página. Haz clic en el botón Añadir y Confirmar cuando se solicite.

Nota: Si eliges la modalidad de pago mensual con tarjeta de crédito, para pagar la cuenta de Evernote Business de tu empresa, tendrás que pagar cada vez que un nuevo usuario se una a la cuenta de Evernote de tu empresa.

Para invitar a personas individualmente por correo electrónico

Invitar a las personas individualmente es una de las dos formas en las que puedes añadir usuarios, invitándolos a unirse a la cuenta de Evernote Business de tu empresa, desde la consola de administración.

Añadir usuarios

  1. Selecciona Añadir Usuarios en el menú de navegación lateral
  2. Introduce la dirección de correo electrónico de la empresa de una persona o una lista de direcciones de correo electrónico de la empresa, que estén separadas por comas
  3. Haz clic en Invitar cuando estés listo para enviar las invitaciones. Los usuarios recibiran un email de invitación, con las instrucciones sobre cómo pueden unirse a la cuenta de Evernote Business de la empresa.

    Invite users

  4. Después de enviar una invitación a los usuarios, es una buena idea enviarles información adicional por correo electrónico acerca de unirse a una cuenta de Evernote Business para que tengan una idea clara del proceso

3. Crea libretas de Evernote Business y añade contenido

Las notas de Evernote Business se quedan en la cuenta de la empresa

Si eres un usuario existente de Evernote y actualizas tu cuenta para unirte a la cuenta de Evernote de tu empresa, tendrás la posibilidad de crear contenido en las libretas de Evernote Business. Recuerda que todas las notas de Evernote Business se guardan en la cuenta de la empresa, incluso si la dejas. Todas las notas personales seguirán siendo totalmente privadas, a menos que las compartas de manera explícita con otros usuarios, las incluyas en una libreta de Evernote Business, conviertas una libreta personal a una libreta de Evernote Business o las publiques en la cuenta de Evernote Business de la empresa.

Convierte libretas personales en libretas de Evernote Business

Es posible que tengas notas relacionadas con el trabajo que hayas guardado en tus libretas personales y que quieras transferir a las libretas de Evernote Business después de haberte unido a la cuenta de Evernote de tu empresa. Esto se puede hacer en Evernote para Mac o Evernote para Escritorio de Windows simplemente haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre una libreta personal y seleccionando Convertir a libreta de Evernote Business. Una vez hayas creado una nueva libreta de Evernote Business, puedes compartirla con otros usuarios o publicarla en la página de Inicio de Evernote Business de tu empresa. Solo tú podrás y el administrador de la cuenta de tu empresa podréis ver el contenido que crees en las libretas de Evernote Business, a menos que las compartas de forma explícita con otros usuarios o las publiques en la página de Inicio de Evernote Business.

4. Comparte la información del trabajo con tu equipo

Cuando hayas creado algunas libretas de Evernote Business, puedes compartirlas con todo tu equipo publicándolas en la página de inicio de Evernote Business. Una vez publicadas en la página de inicio de Evernote Business, cualquier persona que forme parte de la cuenta de la empresa está autorizada a ver todo su contenido.

Nota: Los administradores y propietarios de las libretas pueden conceder permisos adicionales de 'editar' y 'editar e invitar' a cualquier persona de la empresa.

Normalmente, se espera que los empleados de una empresa cumplan con la política empresarial en lo que respecta a la confidencialidad de la información de la empresa. Por lo tanto, asegúrate de haber comprendido perfectamente dicha política antes de compartir Notas de Evernote Business por correo electrónico o a través de un enlace público (URL) con otras personas que no pertenezcan a la empresa. Como administrador de la cuenta, podrás ver y administrar usuarios y permisos para cada libreta de Evernote Business.

Recursos útiles

Para más información sobre cómo configurar una cuenta de Evernote Business, consulta los siguientes recursos:

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Palabras clave:

  • administrador de cuentas
  • administradores de Evernote Business
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