Introducción a Espacios

Introducción a Espacios

Introducción a Espacios

En esta guía:

 

Resumen

Espacios de Evernote Business es la forma más sencilla para que tú y tus equipos os centréis, compartáis y consigáis más cosas juntos.

Al crear un nuevo espacio para cada proyecto, tema o grupo de trabajo, tu equipo puede:

  • Ver, compartir y editar rápidamente una colección de notas y libretas relacionadas en un solo lugar
  • Ver fácilmente en qué están trabajando otros miembros de tu equipo: qué se ha añadido o actualizado
  • Resaltar notas importantes anclándolas para poder consultarlas acceder a ellas rápidamente

Cuando hayas creado un espacio, invita a otros miembros a unirse para que puedan acceder y ver automáticamente las actualizaciones de las notas y libretas de ese espacio.

Formas de utilizar espacios

La forma en la que tú y tu equipo decidáis organizar vuestros espacios realmente depende de cómo trabaje tu equipo y lo que quiere conseguir.

EJEMPLOS:

  • Gestionar clientes y proveedores

    OBJETIVO: Realiza un seguimiento de las cuentas de tus clientes y socios y haz que le resulte fácil a todos los miembros del equipo capturar, guardar y encontrar rápidamente lo que necesitan.

    ASPECTOS DESTACADOS:

    • Un espacio para cada grupo de clientes o proveedores, clasificados por ubicación geográfica, propietario o tipo.
    • Libretas independientes para cada cuenta de cliente o proveedor con notas de reuniones relevantes, ideas capturadas de la web o propuestas en PDF.
    • Utiliza la función "Novedades" para realizar un seguimiento de las actividades recientes de clientes y proveedores o reuniones
    • Utiliza la función "Notas ancladas" para acceder rápidamente a las cuentas de los clientes o proveedores principales, o aquellas que requieran atención inmediata.
  • Gestión de proyectos

    OBJETIVO: Realiza un seguimiento de la información del proyecto, tareas y plazos y haz que le resulte fácil a todos los miembros del equipo capturar, guardar y encontrar rápidamente lo que necesitan.

    ASPECTOS DESTACADOS:

    • Un espacio para cada proyecto
    • Libretas independientes para distintos tipos de información, como notas de reuniones, ideas, especificaciones de diseño o materiales de marketing
    • Consulta la función "Novedades" para realizar un seguimiento de los plazos de los proyectos o las listas de tareas actualizados recientemente.
    • Utiliza la función "Notas ancladas" para acceder rápidamente a una descripción general del proyecto, un hito o notas de mensajes
  • Gestión del proceso

    OBJETIVO: Gestiona y realiza un seguimiento de las personas y documentos que se deben entregar a medida que avanzan en cada etapa de un proceso.

    • Un gerente de contratación o seleccionador de personal podría mover el currículum de un candidato de una libreta a otra a medida que el candidato avanza en el proceso de contratación.
    • La función "Novedades" realiza un seguimiento de la actividad más reciente del candidato y "Notas ancladas" podría proporcionar a tu equipo acceso rápido a las directrices de la contratación y de recursos humanos.

    ASPECTOS DESTACADOS:

    • Un espacio para cada proceso, como contratación, publicación de blog o procesos de diseño creativo
    • Libretas independientes para cada paso/fase/etapa de un proceso, con notas independientes para cada persona o documentos que se deben entregar sobre los que deseas realizar un seguimiento
    • Consulta la función "Novedades" para ver candidatos actualizados recientemente, copias de documentos o informes de proyectos
    • Utiliza la función "Notas ancladas" para acceder rápidamente a las preguntas de la entrevista, a las pautas de marca y estilo, o a las listas de responsables de la autorización.

 

Cómo configurar espacios

Antes de empezar, abre Evernote y explora algunos de los espacios de muestra del Directorio de espacios. Reúnete con tu equipo para decidir qué tipo de espacios se adapta mejor a vosotros y, a continuación, sigue estos tres pasos:

  1. Crea un espacio nuevo
  2. Rellena tu espacio con notas
  3. Comparte tu espacio con el equipo

Cuando lo compartas con tu equipo, todos los miembros podrán ver todo lo que hay en ese espacio. Tú decides qué nivel de permiso obtiene cada persona.

Crea un espacio nuevo

Crea un espacio haciendo clic en Espacio nuevo y ponle un nombre.

Crear un Espacio

Rellena tu espacio con notas

Empieza creando algunas notas directamente desde un espacio. Las notas individuales de una espacio actúan como guías de referencia. Una nota llamada "Acerca de este espacio" o una nota de "Incorporación al equipo", por ejemplo, son excelentes formas de orientar a los nuevos miembros del equipo al espacio y a tu equipo.

Para añadir una nota a tu espacio:

  1. Haz clic en el botón verde + Nota nueva en la barra lateral
  2. Añade un título y algo de texto o imágenes

Rellena el espacio con notas

Utiliza las libretas para organizar tus notas

Agrupa una serie de notas relacionadas en libretas para mantener tu espacio organizado y ordenado.

Para crear una libreta nueva directamente dentro de ese espacio:

  1. Haz clic en Libreta nueva en el centro de la pantalla o en el icono "+ Libreta" en la esquina superior derecha de la pantalla.
  2. Ponle un nombre a tu nueva libreta.

Una vez que hayas creado una libreta, puedes mover una nota seleccionándola y arrastrándola donde quieras. Para mostrar y ocultar el contenido de una libreta, simplemente haz clic en la flecha que se encuentra junto al nombre de la libreta.

Mover notas a las libretas

¿Tu equipo ya utiliza Evernote Business?

Si ya utilizas Evernote, puedes mover las libretas existentes a un espacio. Asegúrate de tener permisos de edición tanto para las libretas que estás moviendo, como para el espacio al que las mueves.

Para mover libretas a un espacio:

  • Desde un espacio, haz clic en los tres puntos que aparecen en el encabezado de la libreta, a continuación selecciona "Mover libreta a" y selecciona el espacio al que deseas moverla.
  • Desde cualquier lista de libretas, ubica la libreta existente que quieras mover, a continuación, haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona "Mover libreta".

Nota: Las libretas solo pueden estar en un espacio a la vez.

Importar libretas

Comparte tu espacio con el equipo

Cuando hayas añadido algunas notas y libretas a tu espacio, es hora de invitar a tu equipo para que todos puedan colaborar.

  1. Haz clic en el botón "Invitar" para invitar a cualquier persona que forme parte de la cuenta de Evernote Business de tu empresa.
  2. Decide si los miembros del equipo podrán ver, editar o invitar a otras personas de forma individual. Nota: Cuando hayas invitado a los miembros del equipo a unirse, tendrán el mismo nivel de permisos para todas las notas y libretas dentro de ese espacio.
  3. Mira con quién has compartido un espacio en la esquina superior derecha de la pantalla.

Invita a los miembros de tu equipo

Comparte tu espacio con todos los miembros en la cuenta de Evernote Business

Para permitir que cualquier persona de la cuenta de Evernote Business pueda ver o unirse a tu espacio, selecciona "Incluir en el Directorio de Espacios de tu cuenta de Evernote Business" en la ventana 'Crear un espacio'. Para acceder al Directorio de Espacios haz clic en Directorio de Espacios que se encuentra en la parte inferior de la lista de tus Espacios.

Incluir en el Directorio de Espacios

 

Colaborad de forma más eficaz como equipo

Espacios está diseñado para ayudarte a ti y a tu equipo a manteneros actualizados sin tener que enviaros correos electrónicos adicionales.

Cada espacio muestra convenientemente:

  • Novedades: Todas las notas creadas y actualizadas recientemente
  • Notas ancladas: Notas que se han anclado para acceder rápidamente a ellas

Novedades

Novedades

Descubre qué notas dentro de un espacio tú y otras personas de tu equipo habéis añadido y actualizado recientemente. Esta vista de tus notas se actualiza automáticamente y es especialmente útil para mantener a los miembros de tu equipo actualizados a medida que los proyectos avanzan.

Notas ancladas

Notas ancladas

Ofrece acceso rápido a las notas sobre las que deseas llamar la atención, como las descripciones generales del proyecto, las directrices del proceso o los informes recientes.

Para anclar una nota utilizando Evernote Web:

  1. Haz clic en Editar
  2. Selecciona la nota o las notas que quieres anclar de la lista
  3. Haz clic en Listo

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