Guía Práctica: Mantén tu productividad aún cuando no estés en tu oficina

Guía Práctica: Mantén tu productividad aún cuando no estés en tu oficina

Guía Práctica: Mantén tu productividad aún cuando no estés en tu oficina

Mantén tu productividad aunque no estés en la oficina

Dondequiera que tu trabajo te lleve, Evernote Business hace que te sea fácil seguir siendo productivo. Incluso sin Internet, puedes empezar y continuar con tus proyectos desde donde quiera que te encuentres. A continuación, te mostramos cómo.

Prepara tu espacio de trabajo móvil

Asegura tus contenidos

Si estás pensando en acceder a tus notas y libretas en tus dispositivos móviles, es una buena idea activar capas adicionales de seguridad en Evernote. Evernote ofrece tanto la verificación de dos factores, como el código de acceso y Touch ID para la seguridad en tus dispositivos. Te recomendamos activar todas las opciones de seguridad disponibles en Evernote, especialmente si estás trabajando en Evernote Business. Activarlo no encripta tus notas, pero hace que sea mucho más difícil acceder a tus contenidos, si pierdes o te roban el dispositivo.

Crea una bandeja de entrada

Mientras estás fuera de la oficina, es probable que necesites añadir nuevas notas de tus reuniones, grabar audios con tus ideas, y sacar fotos de tus recibos, pero puede que no tengas tiempo para pensar a qué libreta pertenecen. Evernote te ofrece una libreta predeterminada, en la que se guardarán tus notas nuevas. Para que accedas a ella fácilmente, suele ser útil cambiar el nombre de esta libreta por "Bandeja de Entrada" o un nombre similar, para que puedas encontrarla rápidamente en la lista de tus libretas.

Para cambiar el nombre de tu libreta predeterminada, encuéntrala en tu lista de libretas. En Evernote para Mac o Windows Desktop, haz clic con el botón derecho del ratón o control+clic y selecciona ‘Cambiar Nombre de la Libreta', e introduce un nuevo nombre. Si añades un guión ( - ) al principio del nombre, tu libreta siempre aparecerá en la parte superior de tu lista de libretas.

Cambia el nombre de tu libreta en Evernote para Mac

A medida que añades nuevas notas en tus dispositivos móviles, estas se guardarán automáticamente por defecto en esta libreta. Más tarde, cuando estés de nuevo en tu oficina, podrás trasladarlas a otras libretas, según sea necesario.

Crea Atajos para elementos utilizados con frecuencia

Antes de salir de tu oficina, piensa a qué notas y libretas deseas acceder desde tu dispositivo móvil. Por ejemplo, si eres del equipo de ventas, es posible que desees acceder rápidamente a la documentación comercial, formularios y documentos técnicos que tú y tu equipo hayan guardado en Evernote Business. Para artículos como estos, crea Atajos en Evernote para que puedas acceder a ellos con un solo clic desde tu smartphone o tablet. En tu computadora, simplemente arrastra tus notas, libretas, etiquetas y búsquedas guardadas importantes, directamente a los Atajos en la barra lateral. Tus Atajos se sincronizarán en todos tus dispositivos.

Arrastra y suelta para crear atajos

Trabaja sin conexión

Incluso sin ningún tipo de configuración adicional, Evernote Business está diseñado para ofrecerte a ti y a tu equipo un acceso fácil a todos sus contenidos. Dicho esto, si tienes pensado alejarte de tu computador de escritorio, puedes seguir algunos pasos para configurar tu espacio de trabajo de Evernote, con el fin de tener un acceso óptimo cuando no estés en tu oficina.

Es importante entender que aunque tu contenido siga siendo el mismo en todos tus dispositivos, Evernote guarda las notas de forma diferente en tu computadora o en tus dispositivos móviles. En tu computadora, Evernote guarda todas tus libretas y notas, y cualquier libreta compartida de tu empresa, si estás utilizando Evernote Business, directamente en el disco duro de tu computadora. Si estás en un avión y estás trabajando sin Internet, podrás seguir accediendo a todas tus libretas y notas. Y la próxima vez que estés en línea, todas tus actualizaciones se sincronizarán en todos tus dispositivos.

En tu dispositivo móvil, el espacio de almacenamiento es limitado. Teniendo esto en mente, Evernote no guarda por defecto ninguna de tus libretas, o notas directamente en tu dispositivo. Esto significa que necesitarás Internet para acceder a tus contenidos. Si estás usando Evernote Business, Evernote Premium, o Evernote Plus, puedes activar las libretas sin conexión, donde seleccionarás las libretas específicas a las que quieres acceder en tu dispositivo, cuando no estés conectado.

Antes de viajar, activa las libretas sin conexión para las libretas que utilizas más frecuentemente, o para aquellos proyectos en los que trabajas actualmente, entre otros. Puedes hacer esto en los ajustes de tu aplicación de Evernote, en tu smartphone o tablet.

Configura las libretas sin conexión

Dependiendo de cuántas notas haya en las libretas que selecciones, puede tardar algunos minutos para que tus notas se sincronicen inicialmente tu dispositivo. Después de que se hayan sincronizado, podrás acceder a tus notas en esas libretas, revisarlas, hacer actualizaciones y crear nuevas notas. Y en cuento cuentes con una conexión a Internet, todas tus actualizaciones se sincronizarán y aparecerán en tus demás dispositivos.

Trabajando fuera de tu oficina

Cuando estés en la calle o de viaje, podrás acceder a todas las notas que necesites para trabajar, haciendo clic en los Atajos que hayas creado con anterioridad. Si tus Atajos te llevan a notas o libretas compartidas con tu equipo, cualquier cosa que tú o tu equipo hayan añadido o actualizado, aparecerá automáticamente cuando hagas una sincronización. Por ejemplo, si tu equipo en la oficina actualiza la documentación comercial, en tu próxima sincronización recibirás automáticamente las nuevas notas y todas aquellas notas que se hayan actualizado.

Menú de atajos en Evernote para Android

Si te desconectas, o no tienes conexión a Internet, por ejemplo como cuando estás en la oficina de un cliente, podrás seguir accediendo a tus notas más importantes, siempre y cuando hayas activado las libretas sin conexión.

A medida que añades notas - detalles de las reuniones con tus clientes, fotos de pizarras de las reuniones con tus clientes, fotos de los recibos de tus comidas, tarjetas de visita escaneadas, y demás - por defecto, se guardarán en tu 'Bandeja de Entrada' o puedes trasladarlas a las libretas compartidas con tu equipo. Al hacer esto, ayudarás a que tu equipo esté al día sobre lo que esta pasando con tu trabajo y mostraras el progreso que estés haciendo.

Además de escribir notas, fotos, audios y documentos escaneados, también puedes capturar contenidos de la web a Evernote en tu dispositivo móvil. Esto es especialmente útil cuando miras perfiles de LinkedIn, o consultas al último minuto información de una empresa, antes de entrar en una reunión. A medida que navegas por la web en Android y iOS, simplemente haz clic en el botón compartir, y elige compartir en Evernote. Esto automáticamente capturará la página web que estás viendo hacia tu 'Bandeja de Entrada'.

Comparte en Evernote cuando navegues por la web

Continúa tus progreso cuando vuelvas a tu trabajo

Cuando vuelvas a tu escritorio y a tu computadora, puedes continuar con el trabajo que empezaste cuando estabas fuera. Los borradores de las propuestas de los clientes, las notas de reuniones y las lluvias de ideas que empezaste a escribir en tu dispositivo móvil, aparecerán en Evernote en tu computadora. Las páginas web capturadas también se mostrarán.

Notas capturadas en Evernote

A partir de ahí, puedes continuar editando tus notas y avanzar en tu trabajo. Sabemos que si has estado creando o recopilando notas por la calle, querrás organizar todo un poco cuando llegues a tu computadora. Es útil dedicar unos minutos a mirar tu libreta predeterminada, o 'Bandeja de entrada' y trasladar las nuevas notas a las libretas clasificándolas por proyecto, cliente, o temas relacionados.

Por último, a veces, cuando tienes prisa o si estás capturando algo de forma rápida en tu dispositivo móvil, puede que no hayas tenido tiempo de pensar en cuáles quieres que sean los títulos de tus notas. Si es así, dedica unos minutos a cambiar el título de tus notas con descripciones claras para que puedas identificar fácilmente tus notas cuando las consultes.

Recursos relacionados

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