Guía práctica: Cambiar de Evernote Basic, Plus o Premium, a Evernote Business

Guía práctica: Cambiar de Evernote Basic, Plus o Premium, a Evernote Business

Guía práctica: Cambiar de Evernote Basic, Plus o Premium, a Evernote Business

Cambiar de Evernote Basic, Plus o Premium, a Evernote Business

Si has estado utilizando Evernote para tu uso personal, ya sabes que es una herramienta increíble que ayuda a centralizar todo tu trabajo. Evernote Business proporciona todas las ventajas que ya conoces para todo tu equipo y añade un espacio de trabajo central compartido para todos. Si estás haciendo una transición de una utilización personal de Evernote, a una utilización de Evernote Business para tu equipo, esta guía te ayudará a entender algunas de las diferencias principales y te mostrará las mejores prácticas para una transición sin problemas.

¿En qué se diferencia Evernote Business?

Evernote (Basic, Plus y Premium) está diseñado para ayudar a las personas de manera individual. Evernote Business cuenta con todas las funciones y ventajas de Evernote, pero está diseñado para ayudar a que tu equipo pueda tener una colaboración más efectiva y permite que tu empresa administre centralmente su cuenta y sus datos.

Separación del contenido personal y del contenido de Evernote Business

Cuando un miembro de un equipo trabaja en un proyecto para una empresa, en la mayoría de los casos, ese contenido pertenece a esa organización, no a ellos personalmente. Teniendo esto en mente, Evernote Business ofrece a las empresas un lugar para que los miembros de un equipo creen y trabajen sus contenidos empresariales (proyectos, agendas de reuniones, trabajo para los cliente, etc.), que sea independiente del contenido que cada persona puede crear para su propio uso personal (recetas, planes de viaje, proyectos familiares, etc.). Si un miembro del equipo sale de la empresa, todo el trabajo creado permanecerá en la cuenta de Evernote Business de la empresa y esa persona puede llevarse su contenido personal, en su cuenta individual de Evernote.

El contenido de Evernote Business es propiedad de la empresa, y permanecerá en la empresa cuando alguien de tu equipo salga de la misma. Tanto el creador del contenido, como el. o los administradores de la empresa pueden acceder al contenido de Evernote Business.

Los Contenido Personales son propiedad de cada persona, y permanece con ellos si salen de la cuenta de Evernote de Business de su empresa. Nadie de tu empresa puede ver tu contenido personal, a menos que lo compartas explícitamente con ellos. Podrás seguir creando contenido personal, incluso después de unirte a Evernote Business.

Para hacer que tus contenidos de negocio estén claramente separados de tus contenidos personales, Evernote Business tiene varias funciones que ayudan a identificar y a organizar los diferentes tipos de contenidos, algunas de ellas te resultarán familiares siendo usuario Evernote, pero contarás una nueva gama de herramientas orientadas específicamente a los negocios.

Las notas de Evernote Business son propiedad de la empresa. Este tipo de notas se encuentran dentro de las libretas de negocio y pueden contener etiquetas de Evernote Business (ver más abajo para obtener más información sobre las libretas y etiquetas de Evernote Business). Las notas nuevas relacionadas con el trabajo que tú y los miembros de tu equipo creen, en la mayoría de los casos serán notas de negocio.

Las notas personales son propiedad de cada persona. Este tipo de notas se encuentran dentro de las libretas personales, y pueden contener etiquetas personales (ver más abajo para obtener más información sobre las libretas y etiquetas personales). Las notas personales incluyen todas las notas creadas cuando utilizabas Evernote Basic, Plus, o Premium antes de que te unieras a una cuenta de Evernote Business.

Notas de Evernote Business en Evernote para Mac

Las libretas de Evernote Business son propiedad de la empresa. Se pueden compartir con toda la empresa de forma selectiva con las personas relevantes, o pueden mantenerse en privado para que solamente la persona que las creó y los administradores de la empresa puedan acceder a ellas.

Libretas de Evernote Business en Evernote para Mac

Las libretas personales son propiedad de la persona y cuando las personas salen la empresa, el contenido de las libretas personales se va con ellas. Las libretas personales no se pueden compartir con toda la empresa. Este tipo de libretas incluye todas las libretas creadas cuando solías utilizar Evernote Basic, Plus o Premium antes de unirte a una cuenta de Evernote Business.

Libretas personales en Evernote para Mac

Es importante tener en cuenta que lo que cada miembro del equipo ve en su vista de libretas puede variar, ya que se les puede invitar para colaborar, o a unirse a las libretas desde la página de inicio de Evernote Business (ver más abajo) y crear sus propias libretas de negocios.

Las etiquetas de Evernote Business son propiedad de la empresa. A medida que añades etiquetas a una nota en una libreta de Evernote Business, cualquier etiqueta que crees será automáticamente una etiqueta de Evernote Business. Cualquier persona que tenga acceso a una libreta de Evernote Business automáticamente tendrá acceso a las etiquetas Evernote Business utilizadas en esa libreta.

Etiquetas de Evernote Business en Evernote para Mac

Las etiquetas personales, al igual que las libretas personales, son personales. Si añades etiquetas a una nota que se encuentra en una libreta personal, cualquier etiqueta que crees será una etiqueta personal. No puedes utilizar etiquetas de Evernote Business en una libreta personal, o viceversa. Las etiquetas personales incluyen todas las etiquetas creadas cuando solías utilizar Evernote Basic, Plus o Premium antes de unirte a una cuenta de Evernote Business.

Después de unirte a una cuenta de Evernote Business, cuando crees una nueva nota, libreta, o etiqueta, puedes elegir si deseas colocarla como una libreta o nota personal o de negocios. Puedes alternar entre ver notas, libretas y etiquetas personales y de negocios en la barra lateral, o con el botón que aparece en la parte superior de la pantalla de las notas, libretas y etiquetas.

Para obtener un ejemplo de cómo una empresa puede configurar sus notas, libretas y etiquetas de Evernote Business, consulta este ejemplo de una estructura organizativa. A medida que los miembros del equipo creen contenidos para tu empresa, anímales a crear libretas y etiquetas de Evernote Business, en lugar de libretas y etiquetas personales. Si tú y los miembros de tu equipo estaban familiarizados con Evernote antes de unirse a Evernote Business, asegúrate de que todos entiendan las diferencias entre los contenidos personales y los de negocio.

Papelera de Evernote Business - Cuando un miembro del equipo elimina una nota de una libreta de negocios, Evernote Business no la borra automáticamente para evitar la pérdida accidental de datos. En su lugar, la guarda en la papelera de Evernote Business. Únicamente el administrador de la empresa puede eliminar y restaurar las notas que se encuentran en la papelera de Evernote Business, y esto se hace a través de la Consola de Administración.

Nuevas maneras de ver los contenidos de tu equipo

La página de inicio de Evernote Business es una buena manera de ver todo lo que ocurre en la cuenta de Evernote Business de la empresa. Desde la página de inicio de Evernote Business, puedes obtener una visión general de la actividad que se produce dentro de los contenidos de la empresa y ver sugerencias para las libretas compartidas que te pueden resultar útiles.

También puedes ver el perfil de cada miembro del equipo, junto con las notas y libretas en las que han estado trabajando y a las cuales tú tengas acceso. Cualquier cosa que no hayan compartido de manera explícita no se mostrará en su perfil. Por último, puedes ver cualquier libreta que se haya publicado en tu empresa y unirte a aquella que consideres útil.

NOTA: La página de inicio de Evernote Business está disponible actualmente en Evernote para Mac y para Windows Desktop.

Página de inicio de Evernote Business en Evernote para Mac

Control administrativo

Si eres el administrador de la empresa, puedes gestionar la cuenta de Evernote Business de tu equipo, desde la Consola de Administración. La Consola de Administración incluye los ajustes para las cuentas de las personas dentro de la cuenta, libretas, etiquetas, información de facturación, etc. También puedes administrar la papelera de Evernote Business de tu empresa desde la Consola de Administración. Más adelante veremos informaciones adicionales sobre la Consola de Administración en esta guía.

Registrarse en Evernote Business

Cuando te registras en Evernote Business, puedes utilizar tu nombre de usuario y contraseñas existentes de Evernote Basic, Plus o Premium para empezar. Al hacerlo, verás todas tus notas y libretas personales existentes junto con el contenido de Evernote Business de la empresa. No tienes que crear un nuevo nombre de usuario ni contraseña.

Después de registrarte, debes configurar una dirección de correo electrónico de la empresa. Cuando compartas el contenido de Evernote Business, se mostrará tu dirección de correo electrónico de la empresa, en lugar de tu dirección personal. Cuando compartas contenidos personales, se mostrará tu dirección de correo electrónico personal. Puedes configurar tu dirección de correo electrónico de la empresa en los ajustes de tu cuenta.

Resumen de la cuenta

A medida que invites a los miembros de tu equipo a tu cuenta de Evernote Business, asegúrate de animarlos a utilizar su nombre de usuario y contraseña de Evernote (si han utilizado Evernote anteriormente) y que configuren una dirección de correo electrónico de la empresa en los ajustes de su cuenta.

Administrando la cuenta de tu equipo

Puesto que Evernote Business está diseñado para un equipo, es necesario que haya una o más personas a cargo de la cuenta de tu equipo. Estas personas son los administradores de la empresa, personas que tienen la capacidad de supervisar y gestionar la cuenta de Evernote Business de tu empresa.

Si eres el administrador de la cuenta de la empresa es importante que te familiarices con la Consola de Administración. Incluso si has utilizado Evernote por tu cuenta, la Consola de Administración será algo nuevo para ti cuando cambies a Evernote Business. Desde la Consola de Administración, puedes:

  • Añadir o eliminar usuarios
  • Cambiar los niveles de permiso de los usuarios
  • Controlar qué usuarios han accedido al contenido de Evernote Business
  • Gestionar las libretas, notas y etiquetas de Evernote Business y la papelera de Evernote Business
  • Ver y actualizar la información de facturación y el historial de las transacciones
  • Habilitar las funciones de seguridad como por ejemplo la autenticación única
  • Gestionar las integraciones como Salesforce

Consola de administración

Dedica un tiempo a conocer las diferentes herramientas dentro de la Consola de Administración, ya que solamente tú y los demás administradores de la cuenta de la empresa tienen acceso a ella y a su funcionalidad.

Tu cuenta siempre debe tener al menos dos administradores. De esta forma, si una persona no está disponible, siempre habrá otra persona que pueda acceder y administrar el espacio de trabajo de tu equipo. Un administrador podría ser un alto funcionario de la empresa, alguien de confianza en el departamento de informática, recursos humanos, o finanzas, etc. Todos los administradores tienen el mismo nivel de acceso y pueden controlar y gestionar el contenido de Evernote Business de tu equipo, los usuarios y la información de facturación; por lo que debes elegir a administradores de confianza. Por lo general no permitas que todos los usuarios sean administradores de la cuenta; en lugar de ello, elige a un pequeño grupo de personas de confianza para controlar la cuenta de Evernote Business.

Para añadir administradores adicionales, desde la Consola de Administración, selecciona ‘Administrar Usuarios’ y elige a la persona, o a las personas que quieres convertir en administradores. Desde el menú desplegable ‘Acciones’, selecciona ‘Convertir en Administrador’ para dar a cada persona un nivel de acceso como administrador de la cuenta de Evernote Business de la empresa.

Gestiona Usuarios en la consola de administración

Evernote Business y tu equipo

Organiza el espacio de trabajo de tu equipo

Cuando trabajas solo, la organización de tu espacio de trabajo de Evernote depende solamente de ti, puedes organizar tanto (o tan poco) como quieras. Con un equipo, tener una estructura planificada y organizada, es esencial para conseguir el éxito. En un equipo, tendrás que pensar detenidamente cómo se organizará el espacio de trabajo en Evernote Business y preparar las cosas para ayudar a tu equipo a tener éxito. A modo de orientación, consulta la guía paso a paso, que te muestra cómo configurar el espacio de trabajo de Evernote Business de tu equipo.

Cuando hayas configurado la estructura de las libretas, etiquetas, y notas de tu equipo en Evernote Business, es el momento de añadir tus contenidos. Puede añadir contenidos nuevos, o si ya tienes contenido en tu cuenta personal de Evernote, que sería más relevante para tu negocio, puedes convertirlo en contenido de Evernote Business.

Para convertir una sola nota, simplemente pásala de una libreta personal a una de negocios. Entonces estará disponible para todo aquel que tenga acceso a esa libreta.

Para convertir toda una libreta personal de Evernote (en Mac o Windows Desktop), haz clic con el botón derecho del ratón, o control-clic en una libreta y selecciona 'Convertir a una Libreta de Negocios’. La libreta se eliminará de tu cuenta personal y se convertirá en una libreta de Evernote Business propiedad de tu empresa. Suceden algunas cosas importantes cuando conviertes una libreta:

  • El historial de las notas y las fechas de creación se restablecen a la fecha y la hora de realizar la conversión.
  • Si anteriormente compartiste la libreta con otras personas, tendrás que volver a compartirla con ellos después de convertir la libreta.

Notas creadas automáticamente a partir de archivos

Implementando Evernote Business en tu equipo

Además de pensar en la estructura organizativa para los contenidos de tu equipo, también deberás planificar cómo implementar Evernote Business para todo el mundo. Por ejemplo, es probable que algunas personas ya estén familiarizadas con Evernote y otras todavía no lo hayan utilizado. Deberás planificar una estrategia para informar a tu equipo de que tienen a su disposición Evernote Business, explicar los objetivos que se buscan obtener, establecer las expectativas de uso y determinar una cronología para implementarlo y para la formación de tu grupo.

Para obtener un conjunto completo de directrices sobre cómo implementar con éxito Evernote Business para tu equipo, consulta la Guía implementación de Evernote Business.

Comparte contenidos con tu equipo

Cuando hayas implementado Evernote Business en tu equipo, es el momento de compartir tus contenidos con ellos. Aunque Evernote Business está diseñado para compartir y colaborar con tu equipo, por defecto todas las notas y libretas de Evernote Business no son automáticamente compartidas, solamente el creador y el/los administradores pueden ver o acceder a esos contenidos. Cuando estés listo para compartir tus contenidos, tienes dos opciones principales: compartir con personas específicas, o con toda la empresa.

Compartir con personas: si tienes una sola nota o una libreta que quieres compartir con una persona, o con unas pocas personas, simplemente haz clic en el botón ‘Compartir’. Se te pedirá que añadas a las personas con las que deseas compartirla y que establezcas el nivel de acceso de uso compartido que recibirán. Podrán ver el contenido que has compartido y, si les has dado permiso, podrán solo editar, o editar y compartir también. Esta es una buena opción si estás trabajando en un proyecto con tu equipo y quieres que todos puedan ver y crear contenidos en un solo lugar central. También puedes invitar a personas que no pertenezcan a la cuenta de Evernote Business, como por ejemplo un consultor, o un contratista. Siempre puedes revocar y/o cambiar los permisos de acceso más adelante a medida que cambien tus necesidades y tu(s) proyecto(s) evolucione(n).

Comparte una libreta con determinadas personas

Compartir con toda la empresa: en Evernote para Mac o Windows Desktop, tienes otra opción para compartir - publicar una libreta para toda la empresa. Esto significa que todos los miembros de la empresa podrán acceder a esa libreta y a su contenido desde la página de inicio de Evernote Business, y el contenido de la libreta publicada, aparecerá en las búsquedas que tu equipo realice. Si tienes un proyecto que no es privado, estás recopilando contenido que podría ser relevante para toda la empresa, o si estás trabajando en proyectos no confidenciales, hacerlos públicos puede ser una gran opción, ya que añade información a la central de conocimientos de tu empresa en Evernote Business, desde donde es más fácil realizar búsquedas. Algunos muy buenos ejemplos de las libretas que pueden ser útiles para publicar son: formularios de recursos humanos, manuales de los empleados y horarios de la empresa, recortes de prensa, etc.

Publica una libreta de Evernote Business para toda la empresa

De forma general, si estás trabajando en los borradores de un proyecto y no está listo para salir al público, puedes trabajar con una libreta de Evernote Business que no hayas compartido. Cuando esté listo para que tu equipo pueda verlo, puedes compartir, publicar la libreta, o trasladar tu(s) nota(s) a una libreta compartida. Puedes informar a tu equipo de que les has dado acceso a tus notas, haciendo clic en el botón ‘Compartir’ para iniciar un Work Chat, e informarles sobre algunos de los detalles de tu trabajo.

Nuevas formas de encontrar contenido en tu empresa

Además de guardar y compartir el contenido de tu empresa, Evernote Business ofrece a tu equipo nuevas formas de encontrar y acceder a los contenidos, en los que han estado trabajando los miembros de tu equipo.

En Evernote Basic, Plus o Premium, probablemente estás acostumbrado a buscar y encontrar los resultados de tus propias notas y libretas. Al realizar una búsqueda en Evernote Business podrás ver los resultados de tus notas, junto con los resultados de las notas y libretas que los miembros de tu equipo han compartido. Es más, también podrás ver sugerencias sobre los empleados de tu empresa, que puedan tener más información sobre un tema concreto que estés buscando. Evernote Business únicamente incluye los resultados de búsqueda de los contenidos que se hayan compartido deliberadamente contigo, o que se hayan publicado en la cuenta de la empresa.

Realiza búsquedas tanto en las libretas personales como en las libretas de negocios

Además, puedes ver a todos los miembros de tu equipo y todo lo que ellos han compartido, visitando la página de inicio de Evernote Business de la empresa, a la que puedes acceder haciendo clic en el nombre de tu compañía en la barra lateral. Puedes buscar en las libretas de negocio directamente desde la página de inicio de Evernote Business.

Página de inicio de Evernote Business en Evernote para Mac

Gestionando la cuenta de Evernote Business de tu equipo

Cuando trabajas solo no tienes que dedicar mucho tiempo a mantener tu cuenta de Evernote. En un equipo, resulta útil dedicar tiempo a eliminar las notas obsoletas, etiquetas que no se utilizan, etcétera. Puesto que tanto tú como tu equipo van a compartir un espacio de trabajo, mantenerlo organizado y actualizado, hará que resulte más fácil para todos contribuir y encontrar el contenido que necesitan para completar su trabajo.

Dedica tiempo de forma regular para:

  • Cambiar el nombre de las libretas, etiquetas, o notas que no sigan las pautas de organización de tu equipo
  • Consultar libretas para ver si hay notas duplicadas, obsoletas, y/o que ya no sean útiles
  • Revisar las etiquetas de tu equipo, y eliminar las que sean redundantes, o las que no se utilicen
  • Ajustar los permisos de uso compartido para las notas y libretas compartidas

Si eres un administrador, puedes realizar algunas de estas acciones por ti mismo, directamente en Evernote, o a través de la Consola de Administración. También puedes pedirle a la gente de tu equipo que te ayuden a administrar los contenidos que han compartido.

Etiquetas en la consola de administración

Plantillas descargables

Recursos relacionados

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