Guía Práctica: Consigue que tus reuniones sean más productivas

Guía Práctica: Consigue que tus reuniones sean más productivas

Guía Práctica: Consigue que tus reuniones sean más productivas

Consigue que tus reuniones sean más productivas

Las reuniones son una parte fundamental de la forma de trabajar de la mayoría de nosotros. Sin embargo, muchos las encontramos poco productivas, o aún peor, una pérdida de tiempo. Como probablemente no podrás eliminar las reuniones de tu flujo de trabajo, Evernote Business puede ayudarte a ti y a tu equipo a hacer que sean mucho más eficaces y productivas.

Aquí te mostramos cómo utilizar Evernote Business para hacer que las reuniones con tu equipo sean mejores que nunca.

 

Escribe tu agenda en Evernote

¿Alguna vez has entrado en una reunión preguntándote por qué estás allí y cuáles son los temas que se van a hablar? Si hubieras recibido la agenda previamente, entonces, habrías entrado en la reunión dispuesto a participar. Utiliza Evernote Business para crear agendas detalladas para tus reuniones, asegurándote de esta manera que todos utilicen su tiempo de manera productiva.

Aquí te explicamos cómo crear una agenda eficaz:

Crea una nueva nota y pon la fecha y el asunto de la reunión como título. En el cuerpo de la nota, escribe los siguientes elementos:

  • Objetivos de la reunión
  • Resultados esperados
  • Una lista de verificación con los puntos para discutir
  • Lo que se espera que aborde cada participante
Nota de la reunión
Consejo profesionalA medida que escribes, automáticamente verás notas relacionadas que pueden mostrar información sobre el tema que estás tratando, sacadas de tu propia cuenta de Evernote y de las notas compartidas por los miembros del equipo. Este contexto adicional puede darle a todos el tiempo para prepararse mejor y así tener una mejor reunión.
 

Reune las informaciones

Muchas reuniones requieren que tú y tu equipo hablen sobre sus proyectos, documentos, o datos financieros, lo cuál generalmente implican que tendrás en tus manos más asuntos de los que quieres, para incluirlos en tu programa. Utiliza tu nota con la agenda de la reunión, para recopilar toda los detalles relevantes en una sola nota:

  • Informaciones de Internet que hayas recopilado con el Evernote Web Clipper
  • Hojas de cálculo con los presupuestos y las proyecciones monetarias
  • Imágenes con los conceptos de diseño

Crea libretas para tus agendas

 

Haz que las agendas sean fáciles de encontrar

Para que sea más fácil para todos encontrar las agendas de las reuniones, crea una libreta de Evernote Business que se llame "Agendas de las Reuniones". Comparte esta libreta con el equipo del proyecto y concédeles permiso para añadir sus propias notas y modificar las tuyas. De esta manera, todos los miembros de tu equipo pueden añadir sus propios temas de la agenda, adjuntar archivos importantes, o crear nuevas agendas para aquellas reuniones que ellos lideren.

Libretas con las agendas de las reuniones

Si a la reunión van a asistir consultores externos, proveedores, o clientes, es probable que no quieras invitarlos a ver la libreta de las Agendas de las Reuniones de tu equipo, visto que ellos solo necesitan ver la agenda de la reunión a la que van a asistir. Para compartir una agenda para personas externas, haz clic en el ícono compartir que aparece en la nota, para compartirlo con ellos por medio de un correo electrónico, o un enlace URL. Ellos podrán ver la agenda en su navegador, incluso si todavía no tienen Evernote.

Comparte tus agendas para personas externas a tu empresa.

 

Entra preparado a tus reuniones

Cuando todos los asistentes de la reunión tengan la agenda, podrán consultarla antes y durante la reunión en su computadora, teléfono o tablet. Todo el mundo sabrá exactamente de qué trata la reunión y lo que se espera de ellos.

Consulta fácilmente las agendas utilizando dispositivos móviles

Para asegurarte de que todo el mundo se mantenga al tanto, define un recordatorio en Evernote, el cual le recuerde a tu equipo un día antes de la reunión, dedicarle unos minutos a revisar la agenda de la misma.

Recordatorios para avisar a las personas sobre la agenda

 

Despídete de las diapositivas

Al haber sido la persona responsable de organizar la reunión, debes ser quien la dirija; por lo que te gustará saber, que no tendrás que perder tiempo preparando diapositivas. En su lugar, utiliza el modo presentación para enseñar tu agenda en modo de pantalla completa, directamente desde Evernote. Todo lo que necesitas hacer es conectar tu dispositivo a un monitor grande, o a un proyector y hacer clic en el ícono de modo presentación, para presentar y navegar a través de tu agenda. Si tienes imágenes adjuntas, gráficos, u otros archivos, también se mostrarán en modo de pantalla completa. Incluso puedes literalmente destacar los elementos importantes, utilizando el puntero láser incorporado.

Presenta tu agenda en un monitor secundario

 

Toma mejores notas

En todas las reuniones debe haber una persona que tome notas – (alguien que haga fotos de la pizarra, anote los puntos de discusión importantes y escriba las decisiones y los pasos a seguir). Designa a esta persona en cada reunión y pídele que tome notas en la parte inferior de la agenda compartida.

Los detalles de la reunión que posiblemente ustedes quieran capturar en Evernote, pueden incluir:

  • Grabaciones de audio de la reunión
  • Fotos de las pizarras
  • Notas escritas a mano en un papel
  • Lluvias de ideas escritas en notas Post-it®

No importa si tus notas están escritas en Evernote, o han sido capturadas en una fotografía utilizando la cámara de documentos de la aplicación, todo se puede buscar rápidamente para que tú y tu equipo puedan encontrar fácilmente lo que se ha guardado.

Busca fácilmente cualquier cosa guardada en Evernote

Consejo profesionalIf multiple team members took notes during the meeting, you can merge them together and add them to your main meeting agenda note.

Nota: Antes de utilizar la función de grabación de audio de Evernote para capturar cualquier conversación, asegúrate de entender si las leyes aplicables requieren obtener permiso de la persona a la que grabarás.

 

Sal de la reunión con las ideas claras

Por lo general, los asistentes de una reunión tendrán que realizar acciones de seguimiento sobre determinados temas, una vez hayan terminado la misma. Lamentablemente, las ideas suelen volar rápidamente en la reunión, haciendo que resulte difícil saber quién es responsable de hacer una tarea especifica. Al final de cada reunión, pide a los asistentes que revisen las acciones que deberán realizar y pregúntales si tienen dudas. Esto garantiza que todos estén coordinados y puedan empezar a trabajar su parte del proyecto.

Una gran forma de conseguir eso, es anotando las acciones que cada persona debe realizar con una casilla de verificación en la parte inferior del programa de la reunión. A medida que los miembros del equipo completen sus tareas, podrán marcar sus casillas respectivas, indicando que la tarea se ha completado. Tu equipo puede consultar la nota para ver el estado del proyecto sin tener que enviar un solo correo electrónico. Si hay acciones que requieran un seguimiento en un determinado periodo de tiempo, añade un recordatorio para alertar a todos del plazo de las mismas.

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