Guía practica: Crea una biblioteca de informaciones en Evernote

Guía practica: Crea una biblioteca de informaciones en Evernote

Guía practica: Crea una biblioteca de informaciones en Evernote

Crea una biblioteca de información en Evernote

Es esencial contar con un sistema de intercambio de información entre los miembros del equipo, para cada grupo de trabajo o equipo. Si no tienes uno, será difícil encontrar documentos, notas y archivos cuando necesitas trabajar en ellos. Evernote hace que la creación de una biblioteca con información compartida sea fácil. Se puede configurar rápidamente, se comparte fácilmente entre muchos participantes y es más fácil de crear, utilizar y mantener que una intranet, o una wiki dedicada.

He aquí cómo usar Evernote como la biblioteca de informaciones de tu equipo

Decide qué vas a incluir

Al pensar en qué guardar en la biblioteca compartida de tu equipo, puedes comenzar con los documentos y la información que prácticamente todo el mundo en tu empresa necesita consultar.

Los documentos que habitualmente se necesitan pueden incluir:

  • Plantillas de proyectos
  • Listas de verificación sobre el estado del proyecto
  • Objetivos de la empresa
  • Manuales de los empleados
  • Formularios de aprobación
  • Guías informáticas de los sistemas

Guardar estos documentos clave en tu biblioteca, hace que sea fácil para tu equipo encontrarlos cuando los necesitan.

Guarda documentos en tu libreta

Para darle a tus documentos un hogar central, comienza haciendo clic en el botón +Nueva Libreta, luego crea una nueva libreta de negocios que se titule "Biblioteca del Equipo."

Crea una nueva libreta llamada Biblioteca del Equipo

Ahora que ya tienes un lugar donde recolectar todos los documentos que deseas compartir con tu equipo. Evernote te facilita esta tarea, sólo tienes que arrastrar y soltar los archivos existentes en tu computadora directamente a tu Evernote. En este ejemplo, vamos a abrir la carpeta en tu computadora, que contiene un documento con la lista de recursos médicos y de salud de tu empresa.

Solo arrastra este documento a la nueva libreta que acabamos de crear para colocarlo en Evernote.

Arrastra y suelta los archivos en Evernote

Esto crea una nueva nota que contiene una copia del documento original. Puedes añadir varios archivos a la misma nota, o darle un poco más de contexto a tu documento, realizando alguna anotación alrededor del documento.

Notas creadas automáticamente a partir de archivos

“Pro-tipSi tienes muchos archivos para poner en tu libreta "Biblioteca del Equipo", puedes agregarlos todos a la vez, seleccionándolos y luego arrastrándolos a esta libreta, en la vista general de tus libretas. Esto agrega automáticamente cada archivo en su propia nota aparte.

Compártela con tu equipo para facilitar el acceso a ella

Para que esta sea un recurso de equipo, tendrás que compartirla con los demás. En la vista de Libretas, haz clic con el botón derecho en "Biblioteca de Equipo" y selecciona Modificar Uso Compartido. En el panel de uso compartido que aparece, haz clic en Publicar, si quieres compartirlo con toda la empresa.

Notas creadas automáticamente a partir de los archivos

Las libretas que se comparten con la empresa, se pueden encontrar en la sección de la página de inicio de Evernote Business en la barra lateral. Este es tu punto de acceso central para ver lo que otros compañeros de la empresa han compartido y en lo que están trabajando. Desde esta ventana, tú y otros compañeros pueden encontrar la libreta "Biblioteca de Equipo" en la pestaña de Libretas de Evernote Business.

Página de Inicio de Evernote Business

Si quieres compartir con un determinado grupo de personas en lugar de con toda tu empresa, haz clic en Work Chat, o en el botón Compartir para abrir un dialogo de Work Chat que te permita seleccionar destinatarios concretos. A partir de ahí, puedes controlar el nivel de acceso a los contenidos que tiene cada invitado.

Comparte notas con tu equipo

Las libretas de Evernote Business son una forma sencilla y genial de guardar los recursos comunes. Mejor aún, se puede acceder a ellas tanto desde el escritorio, como desde el móvil y sus contenidos se pueden buscar fácilmente desde en el momento que se guardan en Evernote.

 

Plantillas descargables

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