Guía Práctica: Documenta tu flujo de trabajo

Guía Práctica: Documenta tu flujo de trabajo

Guía Práctica: Documenta tu flujo de trabajo

Documenta tu flujo de trabajo

Tu flujo de trabajo es la columna vertebral de tu productividad diaria. Es la cadena de hábitos y procesos que te ayudan a realizar tus tareas.

Puesto que ya tienes establecido tu flujo de trabajo, documentar los pasos de tus proyectos o tareas, puede parecer algo innecesario, pero si lo haces, crearás una valiosa guía para otras personas que puedan necesitar hacer lo mismo.

Evernote permite que documentar los flujos de los trabajos de tu equipo te resulte sencillo. Esta guía te ayudará a saber cómo agrupar y compartir los procedimientos con tu equipo.

Tipos de documentación

Existen tres tipos esenciales de documentación del flujo de trabajo que puedes crear en Evernote: procedimientos, listas de verificación y tareas pendientes. A continuación te mostramos un breve resumen de cada uno:

  • Los Procedimientos delimitan las tareas necesarias para ofrecer tu producto, o servicio.
  • Las Listas de Verificación garantizan que una tarea se complete, por lo general en un orden especifico. Cuando se marca un elemento significa que la tarea se ha completado, mientras que las tareas sin marcar, son un recordatorio de las cosas que todavía quedan por hacer.
  • Las Tareas Pendientes proporcionan instrucciones claras del paso a paso. Suelen estar respaldadas por gráficos, y por ese motivo, son las más adecuadas para los flujos de trabajo visuales.

Empieza con el procedimiento general

Imagina que estás creando un boletín electrónico y quieres asegurarte de que su preparación sea siempre igual cada vez que necesites enviarlo. Para ello, tendrás que crear un conjunto de instrucciones que documenten los pasos a seguir, es decir, crear un procedimiento.

Empieza creando una libreta de Evernote Business con toda la documentación. Haz clic en +Nueva Libreta y selecciona 'Libreta de Evernote Business'. Nombra ésta libreta “Flujos de Trabajo”.

Crea libretas para proyectos existentes

Ten en cuenta todos los pasos que son necesarios para lograr la tarea que intentas hacer. Por ejemplo, un boletín noticias de puede incluir los siguientes pasos clave en su proceso de envío:

  1. Crear una copia del boletín de noticias
  2. Crear un borrador del boletín noticias incluyendo los textos y las imágenes
  3. Crear una prueba de envío
  4. Crear listas
  5. Enviar a la lista
  6. Seguir los resultados

Querrás crear una nota que resuma todos estos pasos; es decir, un punto central que enumere cada fase importante del procedimiento. Haz clic en +Nueva Nota en tu libreta "Flujos de Trabajo", titúlala "Boletín de Noticias - Crear y Enviar", y después, anota todos los pasos de tu procedimiento. Añade casillas de verificación para ayudarte a estar organizado.

Listas de verificación que incluyen los pasos clave

Crear un listado

Ahora que tienes una nota indicando los pasos del procedimiento, es el momento de añadir más información. Para ello, deberás hacer una lista de verificación para cada uno de los pasos del proceso de creación del boletín.

Haz clic en +Nueva Nota en la libreta "Flujo de Trabajo", para añadir una nota en blanco a la libreta y titúlala "Boletín - 01 - Crear Copia del Boletín". Asegúrate de que estás ordenando tus notas por título, esto se puede hacer en la opción "Ver" de la barra de herramientas. Asigna un número a cada nota para organizarlas numéricamente en tu libreta.

Ahora, enumera los pasos que se necesitan para completar la tarea. Añade una casilla para cada paso haciendo clic en el ícono de la casilla de verificación en la barra de herramientas del editor de las notas. Probablemente, crearás una nota para cada paso del procedimiento que sea importante, asociando las listas de verificación a cada uno de ellos.

Listas de verificación con pasos detallados

Documenta las tareas pendientes

Los procedimientos y las listas de verificación son perfectas para aquellos pasos que se pueden describir fácilmente con palabras, pero ¿qué pasa con la descripción de las acciones que se visualizan en una pantalla? Cuando se utiliza Skitch junto con Evernote, es más fácil capturar y anotar tus flujos de trabajo visuales e incorporarlos en tu documentación.

En primer lugar, abre la aplicación o la página web que deseas documentar. En este caso, estamos abriendo nuestra herramienta de gestión de nuestro boletín electrónico. Abre Skitch y selecciona la herramienta Screen Snap. Arrastra el cursor sobre el área que deseas capturar. En este caso, es la pantalla de selección de las plantillas, para nuestra herramienta del boletín electrónico.

Tu captura de pantalla aparecerá automáticamente en Skitch. Desde aquí, puedes dibujar flechas, cuadros, añadir texto, o resaltar secciones de la pantalla.

Utiliza Skitch para anotar capturas de pantalla

Esto puede ser especialmente útil si estás documentando un flujo de trabajo, ya que puedes mostrar específicamente dónde hacer clic y eliminar cualquier posible confusión, como en nuestro ejemplo del boletín.

Utiliza Skitch para añadir textos explicativos

Una vez que hayas anotado claramente cada paso de tu proceso, solo tienes que arrastrar la captura de pantalla, hacia una nota de tu libreta "Flujos de Trabajo" en Evernote. Esto la guardará junto a cualquier texto explicativo, listas de verificación, y otra información de apoyo sobre cada flujo de trabajo. Si un flujo de trabajo tiene varios pasos, simplemente captura varias pantallas y luego arrástralas a Evernote. Una nota puede contener varias capturas de pantalla relacionadas con un flujo de trabajo específico.

Realiza capturas de pantalla que acompañen los pasos de la guía

Utiliza enlaces de notas para una navegación más rápida

Si tus procedimientos incluyen muchos pasos, crea hipervínculos en una sola nota, lo cual puede ahorrarte bastante tiempo. Utilizaremos tu nota del procedimiento principal "Boletín de Noticias - Crear y Enviar" para organizar el resto de tu documentación.

En primer lugar, encuentra tu nota "Boletín de Noticias - 01 - Crear Copia del Boletín" en tu lista de notas. Haz clic con el botón derecho del mouse en la nota de la lista y selecciona “Copiar Enlace de la Nota”. Esto creará un hipervínculo que se copiará en el portapapeles de tu computadora.

Copiar enlaces de nota

Ahora, vuelve a la nota "Boletín - Crear y Enviar". Resalta el texto del primer elemento de la lista, "Crear copia del boletín", y luego haz clic con el botón derecho. En el menú emergente, desplázate hacia abajo hasta "Enlace", y haz clic en “Añadir”.

Especifica el texto que quieres convertir en un enlace

En la ventana emergente, haz clic con el botón derecho del mouse y selecciona "Pegar", o pulsa Control-V, o Command-V en el teclado, para pegar el enlace que se ha copiado en el portapapeles de tu computadora, después haz clic en Aceptar.

Pega el enlace a la nota

Verás que se ha creado un enlace para el texto que acabas de seleccionar. Si haces clic en el enlace, irás directamente a la nota con los pasos para crear una copia del boletín.

Enlace de nota efectuado

Comparte con tu equipo

Una vez que hayas documentado tu flujo de trabajo, es el momento para asegurarte de que tu equipo pueda acceder a lo que has creado. Puedes compartirlo con tu equipo directamente desde Evernote con Work Chat. En Windows, haz clic en Libretas en la barra lateral, luego en Compartir, a medida que pasas el cursor sobre tu libreta "Flujos de Trabajo". En Mac, en la parte superior de tu libreta "Flujos de Trabajo", haz clic en el botón Work Chat, para invitar a los miembros de tu equipo a ver, o colaborar contigo en tu documentación.

Comparte las notas con tu equipo

Los miembros de tu equipo podrán ver las notas que has creado, y si les has dado permiso, podrán actualizar tus notas de flujo de trabajo a medida que las cosas vayan cambiando con el paso del tiempo.

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