Guía Práctica: Crea una oficina sin papeles con Evernote

Guía Práctica: Crea una oficina sin papeles con Evernote

Guía Práctica: Crea una oficina sin papeles con Evernote

Crea una oficina sin papeles con Evernote

Para conseguir una colaboración en equipo eficaz, se requiere un lugar centralizado en el que todos puedan guardar y encontrar los documentos rápidamente. Generalmente, los archivos en papel se solían centralizarse en pesados archivadores metálicos o, más recientemente, esos archivos digitales se guardaban en servidores compartidos a los que era difícil acceder y navegar.

Introduce Evernote, el "archivador" digital, en tus hábitos de trabajo actuales. Evernote viaja contigo en tu computador portátil, smartphone, o tableta para que puedas encontrar al instante cualquier documento o herramienta que tú, o un compañero de trabajo hayan creado. También puedes añadir y actualizar notas, capturar ideas, y transmitir la información a tu equipo, por lo que Evernote es la herramienta ideal para ayudar a aquellos equipos, que estén ocupados y con mucho trabajo, a ser más productivos.

Crea tu estructura

El primer paso para maximizar la productividad es crear una estructura clara y coherente para los archivos digitales de tu equipo.

En primer lugar, piensa en un sistema estructurado para nombrar y organizar las libretas del equipo en Evernote. Lo ideal sería que, la estructura de tus libretas sea un reflejo de los sistemas de almacenamiento digital y de archivos en soporte papel actuales de tu empresa. Esto crea una consistencia en todas tus plataformas, por lo que le resultará más fácil a todos acostumbrarse rápidamente al nuevo proceso. Una vez que las libretas de tu equipo estén configuradas, puedes empezar a transferir tu papel y archivos digitales a Evernote.

Para obtener más ideas sobre cómo crear la estructura de tu equipo, lee la “Guía Práctica: Configura el espacio de trabajo de Evernote Business de tu equipo."

Guarda tus papeles en Evernote

En la mayoría de las oficinas todavía se utiliza una gran cantidad de documentos en soporte papel. Con Evernote, puedes reducir la cantidad de papel de tu oficina y hacer que cualquier documento que guardes en Evernote se pueda buscar y compartir fácilmente entre tu equipo.

Antes de iniciar el proceso de convertir tus documentos en soporte papel actuales en notas en Evernote, primero querrás revisar tus papeles y botar todo aquello que ya no necesites, o que no sea relevante.

Estratégicamente hablando, es posible que desees empezar explorando los documentos que hayas hecho recientemente. Una vez que los hayas revisado, puedes entonces ir a los archivos de papel y revisar cada uno de los archivos. Puedes optar por hacer esta operación en una sola vez, o trabajar en ella durante un periodo más largo de tiempo. Cuando hayas terminado, verifica la política de destrucción de documentos de tu empresa, para determinar si puedes eliminar estos archivos y cómo hacerlo, o destruir los documentos viejos de papel.

Una vez que hayas seleccionado qué documentos quieres guardar en Evernote, es el momento de empezar a escanear. Con la aplicación de escaneo móvil de Evernote, Scannable, transferir los documentos en papel a Evernote es fácil y rápido. Cuando hayas descargado Scannable en tu iPhone o iPad, puedes capturar y guardar todo rápidamente en Evernote, desde los recibos hasta las tarjetas de visita y los contratos.

Para empezar, coloca el papel que quieres escanear sobre un fondo de contraste. A continuación, abre la aplicación y coloca tu dispositivo móvil sobre el papel que quieres escanear. Mantenlo sobre el documento hasta que aparezca el rectángulo azul de detección de documentos de la aplicación, activando el proceso de escaneado.

Escanea con Scannable

Cuando finalice la cuenta atrás, tu elemento escaneado se habrá procesado y estará listo en la bandeja de escaneo de Scannable para que lo puedas previsualizar. Si estás satisfecho con el elemento escaneado, pulsa la marca de verificación para aceptarlo. Si quieres mejorar la imagen, puedes realizar ajustes o escanearla de nuevo.

Después de haber aceptado una imagen escaneada, puedes guardarla en Evernote y organizarla en la libreta que elijas. Los elementos escaneados de forma individual se enviarán a Evernote como imágenes o archivos PDF, dependiendo del tipo de documento original, mientras que las imágenes múltiples se procesarán juntas y se guardarán como un archivo PDF grande. Asegúrate de dedicar unos minutos a poner o cambiar el título a las notas que contienen tus documentos escaneados para que puedas identificarlos fácilmente más tarde.

Guarda los escaneos de Scannable en Evernote

Ícono de los Consejos Profesionales Si tienes muchos documentos, que te gustaría guardar en Evernote, querrás tener una opción para escanear más rápidamente. Scannable se diseñó para funcionar con el escáner ScanSnap edición Evernote, que es ideal para un equipo que necesita un escáner más potente capaz de escanear grandes volúmenes de documentos.

Guarda tus archivos digitales

Además de los documentos en soporte papel, probablemente tu empresa tenga documentos digitales y archivos dispersos entre los computadores personales y las unidades compartidas. Guardarlos en Evernote hace que sea más fácil para todo el mundo encontrar los archivos que necesitan y trabajar en equipo con ellos.

No necesariamente querrás o necesitarás transferir todos los archivos a Evernote. En su lugar, considera qué archivos y documentos se comparten regularmente entre los miembros del equipo, o piensa en aquellos de los que varias personas podrían beneficiarse accediendo a ellos. Los archivos que es posible que quieras transferir a Evernote son aquellos relacionados con proyectos específicos, políticas de la empresa, información de referencia de productos, herramientas de ventas, etc.

En este ejemplo, guardaremos los archivos relacionados con un proyecto reciente del rediseño del boletín. Empieza creando una nueva libreta de Evernote Business, y titúlala " Proyecto - Rediseño del Boletín."

Crea libretas para proyectos existentes

Ahora tienes un sitio en el que guardar todos los archivos relacionados con el proyecto. Evernote hace que sea fácil arrastrar y soltar los archivos existentes en tu computador para transferirlos directamente a Evernote. En este ejemplo, abriremos la carpeta que contiene las distintas ideas de diseño, investigación y otro trabajo que se haya realizado en el proyecto de rediseño del boletín. Para guardarlos en Evernote, simplemente arrástralos a la nueva libreta que acabamos de crear.

Arrastra y suelta los archivos en Evernote

Evernote creará automáticamente una nota nueva para cada uno de los documentos.

Notas creadas automáticamente a partir de archivos

Tus documentos originales siguen en la ubicación original de tu computador. Si quieres, puedes utilizar la versión que está guardada en Evernote como la versión "oficial", lo cual supone una ventaja para tu equipo, porque la última versión del documento siempre se actualizará automáticamente en todos tus dispositivos (computador, smartphone, tablet).

“Pro-tipPuedes abrir y editar los archivos que están guardados en las notas, y cualquier cambio que realices se guardará automáticamente. Esto hace que resulte fácil para todos los miembros de tu equipo estar seguros de que están trabajando en la versión correcta del documento.

Comparte con tu equipo

Cuando hayas terminado el proceso de transferir los documentos en soporte papel y digitales a las libretas de Evernote de tu equipo, aumenta la colaboración de tu equipo compartiéndolas con cualquier persona que necesite acceder a ellas. Puedes compartir fácilmente las notas individuales, o libretas enteras a través de Work Chat.

Comparte notas con tu equipo

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