Guía básica: Administra tus tareas con Evernote

Guía básica: Administra tus tareas con Evernote

Guía básica: Administra tus tareas con Evernote

Administra tus tareas con Evernote

Probablemente tengas que hacer un seguimiento de muchas tareas, dentro de todos los aspectos de tu vida. Para obtener la máxima productividad y por tu salud mental, es fundamental contar con un sistema que te ayude a estar al día de todas los tareas que tengas en tu vida. Evernote no es solo el espacio de trabajo que te permite realizar un seguimiento de tus ideas y proyectos, también puede ser el punto central donde puedes organizar y hacer un seguimiento de tus tareas. A continuación te enseñamos cómo.

 

Manejo básico de las tareas

Si tienes necesidades de administración de tareas relativamente sencillas, todo lo que necesitarás es una o dos listas simples para tus tareas. Por ejemplo, si deseas crear una lista de verificación de tu trabajo, o para tus tareas personales, simplemente tienes que añadir una nota nueva haciendo clic en +Nueva Nota y cambiarle el nombre a ‘Tareas personales’.

Cuando hayas creado tu nueva nota, es el momento de añadir tus tareas. Haz clic en el ícono de la casilla de verificación, luego, empieza a escribir tu primera tarea. Cuando pulses Enter, Evernote añadirá automáticamente una nueva casilla de verificación para tu siguiente tarea.

Cómo manejar tus tareas con Evernote

Continúa añadiendo todas las tareas a esta nota. Si tienes categorías amplias de tareas, sepáralas con títulos en negrilla, o en un color de fuente diferente.

Cómo administrar tus tareas con Evernote

Si algunas de tus tareas están relacionadas con otras notas que tienes en Evernote, puedes acceder a ellas con un solo clic, cuando hayas conectado todas tus notas. Por ejemplo, una lista de la compras puede ser demasiado larga como para incluirla directamente en una lista de tareas, (la tarea en sí es en realidad Ir a comprar comida ), pero querrás acceder a ella con mayor rapidez directamente desde la tarea. Para ello, crearemos un enlace de nota.

Encuentra la nota a la que deseas colocarle un enlace . En este caso, es la nota Lista de Compras. Haz clic con el botón derecho del ratón (en Windows), o Control-Clic (en Mac) y en el menú que se despliega, selecciona ‘Copiar Enlace de la Nota'.

Cómo administrar tus tareas con Evernote

Vuelve a tu lista de Tareas personales. Resalta la tarea Ir a comprar comida. Cuando el texto esté seleccionado, haz clic con el botón derecho del ratón (en Windows), o Control-Clic (en Mac) y en el menú que se despliega, selecciona ‘Enlace’ o ‘Hipervínculo’ y luego ‘Añadir’.

Cómo administrar tus tareas con Evernote

En la ventana emergente simplemente pulsa Ctrl+V (en Windows), o Command+V (en Mac) para pegar el enlace de la nota, después haz clic en OK.

Cómo administrar tus tareas con Evernote

Una vez se haya añadido el enlace de la nota, simplemente haz clic en la tarea con el texto subrayado, y accederás directamente a la nota relacionada. Puedes volver de nuevo a tu lista de tareas haciendo clic en el botón Atrás en la barra de herramientas.

Cómo administrar tus tareas con Evernote

Después de que hayas añadido todas tus tareas, probablemente tendrás que acceder a tu lista de tareas con bastante frecuencia, para que puedas mantenerte organizado y estar al día. Para acceder rápidamente a la lista de tareas, arrástrala a la sección de Atajos que se encuentra en la barra lateral.

Cómo administrar tus tareas con Evernote

Ahora tienes acceso a todas tus tareas con un solo clic.

A medida que completes las tareas de tu lista, simplemente tienes que hacer clic en la casilla de verificación de un elemento, para marcarlo como completado. También puedes hacer esto en tu teléfono o en tu tablet, a medida que vayas completando las tareas.

Cómo administrar tus tareas con Evernote

 

Mejora la gestión de las tareas

Para las necesidades más complejas, como seguir un proyecto detallado o el estado de la tarea, ver qué miembro del equipo es responsable de una tarea concreta, o manejar las tareas a través de muchas libretas, necesitarás abordarlas de manera diferente.

Empieza pensando cómo quieres filtrar, o como quieres ver tus tareas. Es posible que desees verlas por estado (pendiente, en curso, completada), por proyecto o por cliente ('Boletín de Noticias' o 'Cuenta Sr. Smith'), o por miembro de tu equipo (Josh, Chris, Emma) - o combinando estas funciones. Dedica unos minutos a pensar cuáles quieres que sean tus filtros. Tu lista podría verse algo así:

Estado

  • Tareas
  • A la espera / pendiente
  • En curso
  • Hecho
  • Pospuesta

Proyecto

  • Nombre del proyecto

Cliente / empresa

  • Nombre del cliente (apellido, nombre)
  • Nombre de la empresa

Miembro del equipo

  • Nombre

Región

  • América del Norte
  • América del Sur
  • EMEA - Europa, Medio Oriente y Africa
  • China
  • Japón
  • APAC - Asia y Pacífico

Cuando hayas decidido cuáles serán tus filtros, utilizarás tu lista para crear etiquetas que te permitirán filtrar tus notas en función de esas características. Una función muy útil de las etiquetas es la capacidad de encontrar las notas etiquetadas, independientemente de la libreta en que se encuentren, permitiéndote filtrar tus notas a través de tus libretas.

Para añadir una etiqueta, primero abre una nota a la que quieres añadir una etiqueta. Haz clic en el ícono de la etiqueta en la parte superior de la nota y escribe el nombre de la etiqueta.

Cómo administrar tus tareas con Evernote

Verás la etiqueta en la parte superior de la nota. Si deseas añadir más etiquetas, simplemente haz clic junto a la que acabas de añadir y empieza a escribir el nombre de la siguiente etiqueta, a continuación, pulsa Intro o Return cuando hayas terminado. Puedes añadir tantas etiquetas como necesites, por ejemplo, estado de la tarea, junto con la persona responsable de ella en tu equipo.

Cómo administrar tus tareas con Evernote

Después de añadir una etiqueta a cualquier nota por primera vez, a medida que empieces a escribir en el cuadro de entrada de la etiqueta para añadir una etiqueta a una nota nueva, cualquier etiqueta que hayas creado anteriormente se abrirá automáticamente. En Evernote Business, cualquier persona de tu equipo que tenga acceso a una libreta con una o más etiquetas aplicadas, tendrá acceso automáticamente a esas etiquetas.

Sigue añadiendo etiquetas a tus notas que contengan tareas, a las cuales desees hacerle un seguimiento.

 

Revisando tus tareas

Cuando hayas añadido etiquetas a las notas que quieres, podrás filtrar tus notas por medio de una o más etiquetas. Existen varias formas de hacer esto.

Para ver todas tus etiquetas, haz clic en 'Etiquetas' que se encuentra en la barra lateral. Verás todas tus etiquetas, y si estás usando Evernote Business, verás también todas las etiquetas que se aplican a las notas en las libretas de business a las que tienes acceso.

Cómo administrar tus tareas con Evernote

Al hacer clic en una etiqueta, todas las notas que contengan esa etiqueta aparecerán en tu lista de notas, independientemente de la libreta en la que se encuentren. Podrás ver rápidamente todas las tareas asignadas a un miembro determinado del equipo, o a un proyecto concreto. En este caso, hemos hecho clic en la etiqueta de 'John' y estamos viendo todas las notas que se le han asignado.

Cómo administrar tus tareas con Evernote

Si quieres acceder rápidamente a alguna etiqueta concreta, simplemente arrastra la etiqueta o las etiquetas que quieres a los Atajos en la barra lateral. Cada vez que hagas clic en el atajo, verás solamente las notas con esa etiqueta. Esto es especialmente útil para obtener una vista rápida del estado de las tareas. Por ejemplo, arrastra las etiquetas de ‘Pendiente' ‘En curso' y ‘Completada' a los Atajos y solamente estarás a un clic de ver el estado de todas sus tareas.

Cómo administrar tus tareas con Evernote

En algunos casos, es posible que quieras filtrar por varias etiquetas a la vez, por ejemplo, si quieres ver todas las tareas en las que está trabajando actualmente un miembro del equipo. Deberás filtrar por su nombre (en este ejemplo, John) y por su estado (Pendiente).

Windows: Haz clic en ‘Notas’ en la barra lateral para ver tu lista de notas. En la parte superior de la lista de notas haz clic en filtrar por etiqueta y elige las etiquetas por las que deseas filtrar.

Cómo administrar tus tareas con Evernote

Puedes elegir más de una etiqueta, en este caso, añadiremos las etiquetas para 'John' y 'Pendiente' para hacer un seguimiento a las tareas de John.

Cómo administrar tus tareas con Evernote

A medida que añades tus etiquetas, verás que tu lista de notas filtra tus notas por las etiquetas que has colocado. De esta manera, verás solamente las tareas (representadas por notas), que correspondan a cualquier combinación de estado, persona o proyecto. En el ejemplo anterior, ahora podemos ver todas las tareas que John todavía tiene pendientes.

Si quieres volver a utilizar esta combinación de etiquetas en el futuro, simplemente crea una búsqueda guardada. Para ello asegúrate de que el cuadro de búsqueda refleje la combinación de etiquetas que quieres, haz clic en el cuadro de búsqueda y después en ‘Guardar Búsqueda’. Allí se te pedirá que introduzcas un nombre para tu búsqueda guardada.

Cómo administrar tus tareas con Evernote

Cuando la hayas guardado, la verás en la lista desplegable, siempre que hagas clic en el cuadro de búsqueda. Puedes añadir búsquedas guardadas y atajos a cualquier etiqueta o combinación de etiquetas que hayas creado, para filtrar tus tareas.

Cómo administrar tus tareas con Evernote

Simplemente arrastra la búsqueda guardada del menú desplegable hacia tus atajos.

Cómo administrar tus tareas con Evernote

Mac: Haz clic en ‘Notas’ que se encuentra en la barra lateral, para ver tu lista de notas y haz clic en el cuadro de búsqueda. En la parte inferior del menú emergente del cuadro de búsqueda, haz clic en ‘Añadir Opción de Búsqueda’, después, selecciona ‘Etiqueta’. Elige la primera etiqueta que quieras de la lista y haz clic en 'Añadir'. En este ejemplo, primero añadiremos la etiqueta 'John' y luego otra para 'Pendiente’.

Cómo administrar tus tareas con Evernote

Ahora vemos nuestras notas filtradas que muestran solamente las tareas pendientes de John.

Cómo administrar tus tareas con Evernote

Para guardar esta búsqueda y volver a utilizarla en el futuro, podemos crear una búsqueda guardada. En la barra de menú, haz clic en 'Editar > Encontrar > Guardar Búsqueda’, a continuación, introduce un nombre para la búsqueda.

Cómo administrar tus tareas con Evernote

Tu búsqueda guardada aparece ahora en el cuadro de búsqueda. Para acceder a ella con un solo clic, simplemente arrástrala desde el cuadro de búsqueda hacia tus Atajos.

Cómo administrar tus tareas con Evernote

 

Ajustando el estado de tus tareas

Con el tiempo, las tareas cambian. Los miembros de tu equipo pasan de un proyecto a otro, y por consiguiente el estado de las tareas cambiará. Asegúrate de actualizar tus etiquetas con el tiempo para reflejar los cambios de tus tareas.

Para actualizar tus tareas, abre una nota que contenga una o más de las etiquetas que estás utilizando para filtrar tus tareas. Puedes eliminar una etiqueta seleccionándola y haciendo clic en el botón eliminar en tu teclado.

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Cuando la etiqueta que ya no necesites se haya eliminado, añade una etiqueta para indicar cuál es su actualización. Por ejemplo, si una tarea que estaba en la fase Pendiente está ahora en curso, elimina la antigua etiqueta y reemplázala con una etiqueta de 'En Curso'. Si has utilizado una etiqueta antes, aparecerá en cuanto empieces a escribir.

Cómo administrar tus tareas con Evernote

El mantenimiento de las etiquetas es esencial para una gestión eficaz de tus tareas. Adquiere el hábito de adaptar tus etiquetas a medida que cambien tus tareas y proyectos. Si estás trabajando en equipo, asegúrate de que todo el mundo entienda cómo y cuándo adaptar las etiquetas de las notas y de las tareas en las que están trabajando.

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