Guía básica: Colaborar en proyectos

Guía básica: Colaborar en proyectos

Guía básica: Colaborar en proyectos

Colaborar en proyectos

Una organización clara es esencial para que la colaboración en equipo sea eficaz. Los proyectos tienen muchas partes que no paran de cambiar, desde los plazos hasta las listas de verificación, notas, archivos y propuestas. Tener un lugar centralizado para acceder a proyectos garantiza que todos puedan tener información actualizada y una mayor facilidad para realizar el seguimiento de los documentos que se deben entregar, así como de los plazos.

 

Guarda cada proyecto en un lugar

Si los proyectos de tu equipo tienen una ubicación centralizada en Evernote Business, todo el mundo puede acceder rápidamente a los activos más actuales desde cualquiera de sus dispositivos; computador, tableta o teléfono.

El primer paso para colaborar en Evernote Business es crear una libreta de Evernote Business para tu proyecto. Da permisos de modificación a todos cuando configures la libreta, a continuación compártela con tu equipo.

Cómo colaborar en proyectos

Anima a todos a utilizar la libreta y así aporten contenidos al proyecto.

 

Guarda los elementos móviles en un solo lugar

Un proyecto puede empezar a partir de la inspiración que encuentres en Internet, cobrar forma durante una lluvia de ideas de tu equipo y luego cristalizarse en un plan escrito. Evernote Business te permite recopilar todo en un solo lugar, para que todos puedan consultar rápidamente los detalles de un proyecto.

A continuación, te mostramos algunos ejemplos sobre lo que puedes guardar en tu espacio de trabajo de Evernote Business:

  • Cronograma de un proyecto
  • Capturas Web y artículos
  • Fotografías
  • Bosquejos de Copias
  • Hojas de cálculo de los presupuestos
  • Notas de las reuniones con ítems de acción

Cómo colaborar en proyectos

En las reuniones de lluvias de ideas para los proyectos, captura una foto de las ideas que se hayan plasmado en la pizarra, utilizando la cámara incorporada en la aplicación de Evernote. Todas las grandes ideas de tu equipo, se guardarán junto al resto de los detalles del proyecto.

 

Utiliza libretas para mantener todo (y a todos) organizados

A continuación, te mostramos algunas formas efectivas para organizar tus libretas y su contenido para que todos puedan encontrar rápidamente lo que necesiten.

El propietario del proyecto debería:

  • Crea y mantén la libreta del proyecto
  • Elige las normas para establecer los nombres de las notas
  • Añade el contenido inicial que ya hayan guardado

Pedir a todos los que vayan a contribuir en la libreta, que sigan las normas para establecer los nombres y facilitar la navegación.

Para hacer un seguimiento adecuado de tus proyectos, añade una nota al plan del proyecto para que todos puedan consultar una descripción detallada de todas las partes en evolución (consulta y descarga una plantilla para la planificación del proyecto abajo).

Cómo colaborar en proyectos

Permite a todos consultar rápidamente el contenido de la libreta mediante la creación de una nota que sea una tabla de contenidos.

Cómo colaborar en proyectos

Coloca la nota en la parte superior de tu lista de notas añadiendo un recordatorio (el icono del reloj de alarma en la parte superior de la ventana de la nota).

 

Compártelas con tus clientes, proveedores y consultores

Compartir libretas y notas en Evernote Business con personas externas a tu empresa es fácil. Comparte una libreta con colaboradores externos para que puedan modificar las notas, añadir actualizaciones del proyecto y compartir nuevos diseños con tu equipo interno.

Cuando quieras que un socio o proveedor pueda ver una nota, pero no necesitas que añadan información, puedes compartir una sola nota por correo electrónico o URL. Si compartes la URL de una nota, el destinatario podrá ver la versión actualizada más reciente de esa nota en su navegador. Esto es especialmente útil si estás compartiendo contenido que el destinatario debe conocer, como la planificación de un proyecto o sus plazos.

Cómo colaborar en proyectos

 

Etiqueta tareas asignadas a los miembros del equipo

Además de compartir contenidos con tu equipo, también querrás hacer un seguimiento de quién es la persona responsable de determinadas partes de tu proyecto, qué elementos están en curso y cuáles se han completado.

Las etiquetas pueden ayudar a todos los miembros de tu equipo a tener más claro en qué está trabajando cada uno y también mantener al propietario del proyecto informado. Añade etiquetas a las notas individuales para mostrar quién es el responsable de las acciones concretas. Si hay más de un miembro del equipo que va a trabajar en las tareas de una nota, añade etiquetas para cada persona.

Las etiquetas también pueden ayudar a indicar el estado de cada nota. Por ejemplo, es posible que desees mostrar que una nota actualmente está incompleta y es urgente. Considera la posibilidad de añadir etiquetas para:

  • Estado - completo, incompleto, pendiente
  • Urgencia - urgente, no urgente, atrasado

Cómo colaborar en proyectos

Pide a los miembros de tu equipo que actualicen las etiquetas a medida que hagan cambios o evolucione la tarea.

Evernote Business te ofrece varias formas de controlar todos los proyectos que hay en curso en tu equipo. Para ver qué proyecto debe priorizarse, crea búsquedas guardadas para las combinaciones de etiquetas, como 'encargado’ e ‘incompleto’. A continuación, arrastra tu búsqueda guardada clave en los atajos de la barra lateral para acceder diariamente de forma rápida.

  • Arrastra las búsquedas guardadas clave a los atajos para tener un acceso rápido
  • Añade recordatorios para alertar al equipo sobre las fechas de entrega y los plazos clave

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