Consejos para organizar notas, libretas y etiquetas

Consejos para organizar notas, libretas y etiquetas

Consejos para organizar notas, libretas y etiquetas

Aunque Evernote facilita la búsqueda de contenido, es una buena idea establecer una forma coherente de organizar y nombrar las notas, libretas y etiquetas para facilitarte a ti y a otras personas encontrar lo que necesitan.

Más información sobre cómo organizar las notas en libretas

Más información sobre cómo organizar las notas con etiquetas

Consejos para organizar mejor tus notas

  1. Crea una estructura de libretas lógica
  2. Define un conjunto de etiquetas, que puedas volver a utilizar
  3. Establece normas para fijar los nombres

Crea una estructura de libretas lógica

Las libretas se pueden organizar de muchas maneras diferentes, por ejemplo: por título o estado del proyecto, departamento o grupo, o, por cuentas de clientes.

Ejemplo:

Grupo (o Departamento): Libreta

Descripción

Recursos Humanos:

Manual para los Nuevos Empleados

Contiene una serie de recursos compartidos con toda la empresa (políticas de vacaciones, beneficios, días de fiesta de la empresa, políticas y procedimientos, organigrama, etc.)

Contratación:

Contratando al gerente de Recursos Humanos

Contiene información como, plantillas de entrevistas y retroalimentaciones, procedimientos de contratación y las descripciones de puestos trabajo. Esta únicamente se compartirá con el equipo encargado del reclutamiento.

Desarrollo de Productos:

Proyecto X

Contiene notas con especificaciones, diseños, notas de reuniones y tareas. Esta se comparte con cada equipo del producto.

Diseño:

Activos de la Marca

Contiene logotipos, imágenes, fuentes y se comparte con toda la empresa

Ventas y Marketing:

Buenas Prácticas

Contiene historias y estudios de casos de empresas que utilizan bien un producto. Esta se comparte con toda la empresa

Marketing:

Inspiración del diseño

Contiene interesantes ejemplos de mensajes de correo electrónico de otras empresas, capturas de sitios web, campañas. Esta se comparte con el Equipo de Marketing

Define un conjunto de etiquetas, que puedas volver a utilizar

Añade etiquetas que se puedan buscar y que hagan referencia a una empresa, al estado del proyecto, al propietario de una tarea o proyecto, o cualquier otro término que facilite encontrar o filtrar contenidos.

Nota: Los administradores de la cuenta de Evernote Business pueden crear y administrar las etiquetas que quieren que utilicen sus usuarios.

Ejemplos

Escribir

Ejemplos de etiquetas utilizadas

Ubicación

Contratación:

Zurich, Tokio, San Francisco, Boston

Estado o fase

Administración de Rareas:

ahora, siguiente, completado

Seguimiento de una solicitud:

nuevo, en progreso, pendiente, cerrado

Persona o equipo clave

Administración de Proyectos (persona o departamento de contratación):

jfk, mlk, marketing

Número identificador único

Contratación (identificación del cargo):

ca-swe-14919, 14919

Desarrollo de Software (número de especificación del error, o de la función):

9984 o fr9984

Departamento, tipo o función

Contratación:

android, ios, marketing

Identificador común

Contratación:

ucberkeley, stanford, waterloo

Consultoría:

empresa1, empresa2, empresa3

Utiliza un guión bajo (“_”) para crear etiquetas de varias palabras

Contratación:

zurich_open, zurich_closed

Establece normas para fijar los nombres

Las normas para fijar nombres hacen que sea más fácil para todos los miembros de la empresa encontrar y gestionar el contenido más rápidamente. Por ejemplo, podrías proponer una directriz en la que cada grupo o departamento utilice su propio código de grupo (por ejemplo, “MKTG” para “Marketing”) siempre que creen un nuevo título para una libreta. Ese código se puede utilizar para buscar todas las libretas que tiene un grupo o departamento determinado.

Ejemplos

  • Para libretas: Todas las libretas comienzan con un prefijo de una palabra para el departamento o grupo que la tiene. Así, todas las libretas del departamento de ventas, por ejemplo, comenzarían con “Ventas:” como por ejemplo, “Ventas: Informes”

  • Para notas: Todas las notas relacionadas con las reuniones empiezan con la fecha que aparece en el título de la nota, como por ejemplo “2014-09-05 Reunión Semanal DP”

  • Para etiquetas: Todas las etiquetas que hacen referencia a una fase de lanzamiento o del proyecto comienzan con un símbolo asterisco (*) como en “*alfa”, “*diseño”, o “*pendiente”

Plantilla - Estructura Organizacional de Evernote Business | Muestra

 

¿Cuál es la diferencia entre las etiquetas personales, las etiquetas compartidas, y las etiquetas de Evernote Business?

  • Etiquetas personales: Puedes crear, eliminar y editar las etiquetas en cualquier libreta personal que hayas creado. Cualquier etiqueta que ya no necesites, también se puede borrar de tu cuenta. Cuando conviertas una libreta personal en una Libreta de Evernote Business, Evernote crea etiquetas de Evernote Business con los mismos nombres, sin borrar las etiquetas existentes de tu cuenta personal (incluso si tus notas personales se trasladan a la papelera en el proceso de conversión).

  • Etiquetas compartidas: Si se te ha concedido acceso para editar una libreta compartida particular, puedes añadir y eliminar etiquetas en cualquiera de las notas de esa libreta. Cuando quitas las etiquetas de las notas que hay en la libreta compartida, éstas no se eliminan de las etiquetas que figuran en la cuenta del creador de la libreta. Una vez que una etiqueta se ha eliminado de todas las notas de una libreta compartida, la acción es irreversible. Tendrás que pedir permiso al creador de la libreta para añadir la(s) etiqueta(s) de nuevo en las notas compartidas.

  • Etiquetas de Evernote Business: Puedes crear y eliminar etiquetas de notas en cualquier libreta de Evernote Business a la que te hayas unido y tengas acceso para editarla. Sin embargo, únicamente el administrador de la cuenta puede ir a la consola de administración y cambiar el nombre, o eliminar las etiquetas de la cuenta.

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