Introducción a Evernote Business para los administradores de las cuentas

Introducción a Evernote Business para los administradores de las cuentas

Introducción a Evernote Business para los administradores de las cuentas

¿Qué es Evernote Business?

Evernote Business permite a tu empresa capturar, buscar, compartir y descubrir el conocimiento colectivo de toda la compañía. Esta guía es un resumen rápido para ayudar a tu empresa a instalar y poner en marcha Evernote Business en cuatro sencillos pasos:

  1. Crea una nueva cuenta de Evernote Business para tu empresa
  2. Añadir usuarios
  3. Crea libretas de Evernote Business y añade tus contenidos
  4. Comparte la información de tu empresa con tu equipo

1. Crea una nueva cuenta de Evernote Business para tu empresa

Existen dos formas de crear una cuenta nueva dependiendo de si eres nuevo en Evernote, o si ya tienes una cuenta de Evernote personal.

Si ya tienes una una cuenta de Evernote existente:

Inicia sesión en tu cuenta personal y actualízala a una cuenta de Evernote Business

Inicia sesión en Evernote

Más información sobre cómo actualizar una cuenta existente

Si eres nuevo en Evernote:

  1. Ve a el sitio web de Evernote Business y haz clic en Obtén Business

    Sign up for a new account

  2. Rellena los campos del formulario

    Create a new account

2. Añade usuarios

Cuantas más personas añadas a Evernote, más fácil le resultará a los equipos encontrar a otras personas que trabajen en proyectos similares y también tendrás más formas de colaborar en proyectos con otras personas.

Para añadir usuarios en forma automática

Evernote hace que sea fácil añadir a varios usuarios a una cuenta empresarial, basandose en los dominios de correo electrónico. Cuando hayas especificado el dominio de correo electrónico de tu empresa, cualquier persona que se una a la cuenta de Evernote Business de tu empresa y que cuente con ese dominio, se añadirá automáticamente como usuario a esa cuenta.

Aprueba usuarios de forma automática

Desde la página ‘Añadir Usuarios’ que se encuentra en la consola de administración, simplemente introduce el dominio de tu empresa, como por ejemplo @yourcompany.com, en la sección 'Aprobación Automática' de la página. Haz clic en el botón Añadir y luego en Confirmar cuando te sea solicitado.

Nota: Si eliges la modalidad de pago mensual con tarjeta de crédito, para pagar la cuenta de Evernote Business de tu empresa, tendrás que pagar cada vez que un nuevo usuario se una a la cuenta de Evernote de tu empresa.

Para invitar usuarios individualmente por medio del correo electrónico.

Invitar personas individualmente es una de las dos formas como puedes añadir usuarios, invitándolos a unirse a la cuenta de Evernote Business de tu empresa, desde la consola de administración.

Añadir usuarios

  1. Selecciona Añadir Usuarios en el menú de navegación lateral
  2. Introduce la dirección de correo electrónico profesional de una persona, o una lista de direcciones de correo electrónico profesionales, que estén separadas por comas
  3. Haz clic en Invitar cuando estés listo para enviar las invitaciones. Los usuarios recibiran un email de invitación, con las instrucciones sobre como ellos se pueden unir a la cuenta de Evernote Business de la empresa.

    Invite users

  4. Después de enviar una invitación a los usuarios, es una buena idea enviarles información adicional por correo electrónico acerca de cómo unirse a una cuenta de Evernote Business para que tengan una idea clara del proceso

3. Crea libretas de Evernote Business y añade tus contenidos

Las notas de Evernote Business se quedan en la cuenta de la empresa

Si eres un usuario existente de Evernote y actualizas tu cuenta para unirte a la cuenta de Evernote de tu empresa, tendrás la posibilidad de crear contenido en las libretas de Evernote Business. Recuerda que todas las notas de Evernote Business se guardan en la cuenta de la empresa, incluso si sales de la compañía. Todas las notas personales seguirán siendo totalmente privadas, a menos que las compartas de manera explícita con otros usuarios, las incluyas en una libreta de Evernote Business, conviertas una libreta personal a una libreta de Evernote Business, o las publiques en la cuenta de Evernote Business de tu empresa.

Convierte libretas personales en libretas de Evernote Business

Es posible que tengas notas relacionadas con el trabajo que hayas guardado en tus libretas personales y que quieras transferir a las libretas de Evernote Business, después de haberte unido a la cuenta de Evernote de tu empresa. Esto se puede hacer en Evernote para Mac o Evernote para Windows Desktop simplemente haciendo clic con el botón derecho del mouse sobre una libreta personal y seleccionando Convertir a libreta de Evernote Business. Una vez hayas creado una nueva libreta de Evernote Business, puedes compartirla con otros usuarios o publicarla en la página de Inicio de Evernote Business de tu empresa. Solo tú podrás y el administrador de la cuenta de tu empresa podrán ver el contenido que crees en las libretas de Evernote Business, a menos que las compartas de forma explícita con otros usuarios, o las publiques en la página de Inicio de Evernote Business.

4. Comparte la información empresarial con tu equipo

Después de haber creado algunas libretas de negocios, puedes compartirlas con todas las personas en tu equipo publicándolas en la página de inicio de Evernote Business. Una vez publicadas en la página de inicio de Evernote Business, todas las personas que hagan parte de la cuenta de la empresa, podrán ver todos estos contenidos.

Nota: Los administradores y los propietarios de las libretas pueden conceder permisos adicionales de 'editar' y de 'editar e invitar' a cualquier persona de la empresa.

Normalmente, se espera que los empleados de una empresa cumplan con la política empresarial en lo que respecta a la confidencialidad de la información de la empresa. Por lo tanto, asegúrate de haber comprendido perfectamente dicha política antes de compartir Notas de Evernote Business por correo electrónico, o a través de un enlace público (URL) con otras personas que no pertenezcan a la empresa. Como administrador de la cuenta, podrás ver y administrar usuarios y permisos para cada libreta de Evernote Business.

Recursos útiles

Para más información sobre cómo configurar una cuenta de Evernote Business, consulta los siguientes recursos:

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Palabras clave:

  • administrador de cuentas
  • administradores de cuenta para empresas
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