Introducción a la versión Beta de Evernote Business

Introducción a la versión Beta de Evernote Business

Introducción a la versión Beta de Evernote Business

En esta guía:

 

Resumen

La nueva versión beta de Evernote Business hace que sea más fácil que nunca mantener a tu equipo organizado, colaborando juntos y siendo productivos.

Es fácil unirse a la versión beta de Evernote para Windows, Mac, iOS, Android y en la red.

Para los administradores de las cuentas de Evernote Business:

  1. Haz clic en "Administrar versiones beta" en tu consola de administración
  2. Encuentra la versión beta de Espacios
  3. Selecciona "Activar beta"

Para los usuarios de Evernote:

1. Activa la versión beta en tus dispositivos favoritos:

  • Windows: Ve a Opciones > General > Preferencias y selecciona "Permitir las funciones y actualizaciones beta"
  • Mac: Ve a Preferencias > Actualización del Software > Opciones y selecciona "Hacer actualización a las versiones beta cuando estén disponibles" (Nota: Si no ves la pestaña Actualización del Software en tus Preferencias, estás utilizando la versión de Evernote del Mac App Store. Mejor, descarga Evernote desde nuestro sito web, luego sigue los pasos para activar la versión beta.)
  • Android: Asegúrate de tener Evernote instalado > Únete al programa Beta Tester en la página de Evernote en la App Store > Instala la versión beta de Evernote
  • iOS y web: Puesto que has activado la versión beta, la verás automáticamente en cuanto inicies sesión

2. Actualiza a la versión más reciente de Evernote que ya deberías tener disponible

Si tienes comentarios o preguntas relacionadas con la versión beta, únete a los foros de Evernote.

 

Novedades

Espacios - una forma nueva de colaborar

Los Espacios son una forma nueva y más eficiente de organizar la información de tu equipo en Evernote Business. Puedes crear un Espacio para un proyecto, equipo o tema; llenarlo con notas y libretas; y compartirlo con tu equipo. Todos los miembros del equipo podrán ver lo que se ha compartido con ellos en un Espacio, localizar la información que necesitan y colaborar fácilmente para llevar a cabo el trabajo.

Puedes configurar tus Espacios como quieras. Un Espacio puede ser una colección de libretas y notas relacionadas con un proyecto, un tema o un grupo de trabajo. Por ejemplo, puedes tener Espacios para:

Formas de utilizar Espacios

Gestión de clientes y proveedores

  • Utiliza libretas para cada cliente o proveedor que contengan notas de las reuniones, ideas y propuestas. Si ya dispones de libretas para clientes o proveedores, agrúpalas en Espacios por ubicación geográfica, propietario o tipo.
  • Cualquier contenido nuevo se añadirá y se compartirá automáticamente con los miembros del equipo que invites al Espacio.
  • Si estás utilizando la versión Beta de Evernote Business en la web, el widget "Novedades" te ayuda a hacer un seguimiento de la última actividad del cliente o proveedor; de las reuniones y las tareas, y el widget "Notas ancladas" muestra los clientes que necesitan atención.

Resumen de Espacios

Administrando proyectos

  • Utiliza las libretas para las notas de reuniones, ideas, especificaciones de diseño y materiales de marketing. Este ejemplo del Espacio es para un proyecto de rediseño de un boletín de noticias. Todas las ideas, investigaciones y productos de trabajo para el proyecto se guardan en las libretas dentro del Espacio.
  • A medida que se actualizan los detalles del proyecto, los cambios más recientes aparecerán en el widget "Novedades" de la versión Beta de Evernote Business en la red. También puedes considerar añadir una nota resumen del proyecto al widget "Notas ancladas" para que el equipo pueda verlo fácilmente.

Resumen de Espacios

Gestión del proceso

Las libretas que guardas en un Espacio también pueden representar las fases de un proceso, donde mueves notas entre libretas a medida que las fases avanzan. Por ejemplo:

  • Contratación, con libretas para los currículos, entrevistas telefónicas, entrevistas presenciales.
  • En este ejemplo, el gerente de contratación o el encargado de contrataciones movería el currículum de un candidato de una libreta a otra a medida que el candidato avanza en el proceso de contratación.
  • El widget "Novedades" muestra la actividad más reciente del candidato, y el widget "Notas destacadas" podría proporcionar al equipo un acceso rápido a las directrices clave de la contratación y de recursos humanos. Recuerda que estos widgets actualmente solo aparecen en la versión beta de Evernote Business en la web.

Resumen de Espacios

La configuración de tus Espacios dependerá de lo que tu equipo necesite. Habla con tu equipo para decidir qué Espacios tienen más sentido para la forma en la que tu equipo trabaja en conjunto. Es importante recordar que las libretas solo pueden guardarse en un solo Espacio.

Configurando tu primer Espacio

Crear un Espacio

Crea un Espacio haciendo clic en "Nuevo Espacio" y dale un nombre. Vamos a crear uno para "Ventas".

Crear un Espacio

Añade contenido a tu Espacio

Una vez que hayas creado tu Espacio, puedes crear una libreta nueva directamente dentro del Espacio haciendo clic en el botón "Nueva libreta" que se encuentra en el centro de la pantalla, o en el icono “+ libreta” en la esquina superior derecha de la pantalla.

Añade contenido a tu Espacio

Ponle un nombre a tu nueva libreta.

Ponle un nombre a tu libreta.

Si has utilizado Evernote antes y ya tienes libretas existentes, también puedes importarlas. Simplemente ubica la libreta existente que quieres mover, luego, haz clic con el botón derecho del mouse y selecciona "Mover libreta" para moverla a un Espacio.

Mover una libreta

Selecciona el Espacio al que quieres mover la libreta.

Elige una libreta de destino

Alternativamente, desde una libreta, haz clic en los tres puntos que aparecen en el encabezado de la libreta, luego, selecciona "Mover libreta a" y selecciona un Espacio.

Mover la libreta a otro Espacio

Una vez que hayas añadido libretas a tu Espacio, verás un resumen de tu Espacio, con las notas recién añadidas, junto con una lista completa de libretas y notas que están en el Espacio. Una vez que invites a los miembros del equipo, también verás con quién has compartido tu Espacio.

Ejemplo de un Espacio

Además de añadir libretas al Espacio, también puedes crear notas individuales directamente desde un Espacio. Utiliza estas notas para crear un resumen de los contenidos de un Espacio o para darle instrucciones a los miembros de tu equipo que son nuevos en el Espacio.

Para añadir una nota a tu Espacio, haz clic en el botón verde "+ Nota nueva" que se encuentra en la barra lateral, añade un título y otros detalles a la nota. En este ejemplo, añadiremos una nota de "Resumen de ventas".

Crea una nota nueva en un Espacio

Cuando vuelvas a tu Espacio, verás que la nota que acabas de crear aparecerá en el contenido de tu lista en el Espacio.

Colaborando con tu equipo

Una vez que hayas añadido algunas libretas y notas a tu Espacio, es el momento de compartirlo con tu equipo para que todos puedan colaborar. Haz clic en el botón "Invitar" para invitar a los miembros de tu equipo que formen parte de la cuenta de Evernote Business de tu empresa. Cuando compartes un Espacio, puedes elegir si los miembros del equipo pueden ver, editar o invitar a otras personas de forma individual.

Invita a los miembros de tu equipo

Una vez que hayas invitado a los miembros del equipo a unirse, tendrán el mismo nivel de permiso para todas las notas y libretas dentro de ese Espacio, y podrán ver el Espacio cuando utilicen la versión beta de Evernote Business.

Siempre puedes ver con quién has compartido un Espacio en la esquina superior derecha de la pantalla.

Resumen de Espacios

Mantente actualizado con los widgets

Una nueva función de la versión beta de Evernote Business son los widgets, que están diseñados para ayudarte a ti y a tu equipo a mantenerse actualizados sin tener que tener que enviarse correos electrónicos. Los widgets muestran todas las notas creadas y actualizadas recientemente, junto con las notas que se han anclado en el espacio para acceder rápidamente a ellas. Actualmente, los widgets solo están disponibles en la versión beta de Evernote Business en la red.

A medida que tú y tu equipo colaboren, verás una lista de notas añadidas y actualizadas recientemente en el widget "Novedades". El widget "Novedades" proporciona automáticamente el contenido más reciente a tu equipo, para que todos estén al tanto de lo que está pasando. Esto es especialmente útil para mantener a los miembros de tu equipo actualizados a medida que los proyectos avanzan.

Novedades, widget

Para las notas hacia las cuales deseas llamar la atención, como los resúmenes del equipo, las directrices del proceso, o los informes recientes, utiliza el widget "Notas destacadas" para colocarlas en primer plano tanto para ti y como para tu equipo.

Para añadir un pin a una nota, haz clic en el botón "Editar".

Añade un pin a una nota

Selecciona la nota de la lista a que deseas destacar. En este caso, elegiremos la nota "Resumen de ventas".

Notas destacadas

Haz clic en "Listo" y verás la nota "Resumen de ventas" marcada con un pin directamente en el widget. Esto facilita encontrar resúmenes clave, cronogramas de proyectos, o notas de reuniones, sin tener que buscarlos.

Widget de Espacios

 

Preguntas Frecuentes

Participar en el programa Beta de Evernote Business

¿Todos los miembros de la cuenta deben tener la versión beta?

Los usuarios de Android, iOS y en la red, recibirán automáticamente las funciones beta una vez que la empresa haya optado por la versión beta. Los usuarios de Mac y Windows pueden usar los botones en sus paneles de Preferencias/Ajustes para habilitar o deshabilitar la versión beta.

¿Cómo puedo hacer retroalimentaciones durante el período beta?

Nos encantaría conocer tu opinión a través de nuestros canales de soporte, o también puedes dejar un comentario en los foros, donde estaremos pendientes de tus retroalimentaciones.

¿Qué pasa si ya no quiero utilizar la versión beta?

  • En la red: Puedes utilizar la versión actual de Evernote Web haciendo clic en tu nombre en la esquina superior izquierda, luego, selecciona "Cambiar a la versión completa de Evernote".
  • Windows: Desactiva el botón en Opciones > General > Habilitar funciones y actualizaciones beta
  • Mac: Desactiva el botón en Preferencias > Actualización del Software > Habilitar funciones y actualizaciones beta
  • Android e iOS: Tu administrador deberá deshabilitar la versión beta en la consola de administración.

Trabajar con Espacios

¿Qué son los Espacios?

Los Espacios son una forma nueva y más eficiente de organizar la información de tu equipo en Evernote Business. Puedes crear un Espacio para un proyecto, equipo, o tema; llenarlo con notas y libretas; y compartirlo con tu equipo. Todos los miembros del equipo podrán ver lo que se ha compartido con ellos en un Espacio, localizar la información que necesitan y colaborar fácilmente para lograr su trabajo.

¿En qué se diferencian los Espacios de las libretas?

Las libretas te permiten organizar y compartir un solo conjunto de contenido. Los Espacios son un método potente para organizar y colaborar con tu equipo en torno a un proyecto o a varios conjuntos de contenidos, que pueden abarcar varias libretas.

  • Un Espacio puede contener tanto libretas como notas individuales, lo que te permite organizar mejor grandes cantidades de contenido
  • Un Espacio incluye widgets para ayudarte a realizar un seguimiento sobre aquello en lo que está trabajando tu equipo

¿En qué se diferencian los Espacios de las pilas?

Las pilas son para que puedas crear una organización personalizada de tus libretas, mientras que los Espacios son para que tu equipo se organice de la misma manera coherente, para que pueda permanecer sincronizados y encontrar contenido compartido fácilmente.

Nadie más puede ver tus pilas, no puedes compartirlas, y distintos usuarios pueden poner sus libretas en pilas diferentes. Todos los miembros invitados del equipo pueden ver los Espacios, y las notas y las libretas solo pueden pertenecer a un único Espacio. Puedes compartir fácilmente todos los contenidos del Espacio añadiendo a un miembro del equipo al Espacio. A diferencia de las pilas, los Espacios también pueden contener notas individuales.

¿Quién puede ver el contenido de un Espacio?

Las personas que han sido invitadas al Espacio pueden ver sus contenidos. En función de su nivel de permiso, también pueden editar los contenidos del Espacio (notas y libretas) e invitar a otros miembros del equipo al Espacio.

¿Puedo guardar los elementos que otras personas hayan compartido conmigo en un Espacio?

Si tienes permisos para moverlos, sí.

¿Cómo puedo eliminar un Espacio?

Eliminar un espacio todavía no es una función de la versión beta. Mientras tanto, puedes eliminar miembros del Espacio y abandonar el Espacio.

¿Todos los miembros den un Espacio tienen permisos automáticamente para todas las libretas dentro de ese Espacio?

Sí. Los miembros de un Espacio recibirán los mismos permisos de todos los contenidos en el Espacio. En los casos en que una se haya compartido notas o libretas con una persona con permisos superiores a los permisos generales del Espacio, se mantendrán los permisos superiores de esos elementos.

¿Puedes formar parte de un Espacio sin necesidad de unirte a todas las libretas que contiene?

No.

¿Puede una nota o libreta estar en más de un Espacio?

No.

¿Cómo puedo abandonar o eliminar una libreta de Evernote Business?

Utiliza Evernote Mac o Windows para salir de una libreta de Evernote Business y eliminarla de tu cuenta. Solo los administradores de las cuentas pueden eliminar las libretas de Evernote Business utilizando la consola de administración.

Gestión de notas y libretas en la versión beta de Evernote Business en la red

¿Qué es compatible con la versión beta de Evernote Business para la web?

La versión beta de Evernote Business para la web es compatible con las notas y libretas de Evernote Business. Para ver tus notas y libretas personales, utiliza Evernote para Mac, Windows, iOS o Android. Como alternativa, cambia a la versión completa de Evernote Web siguiendo estos pasos:

Haz clic en "Personal" para acceder a tus notas y libretas personales en la versión completa de Evernote Web. Como alternativa, en el menú de la cuenta de la versión beta de Evernote Business para la web, haz clic en "Ir a cliente completo".

¿Puedo acceder a la página de inicio de Evernote Business y a mis libretas publicadas?

No puedes acceder a la página de inicio de Evernote Business desde la versión beta. Para ver la lista de libretas de Evernote Business publicadas, cambia a la versión completa de Evernote Web.

¿Cómo puedo seleccionar varias notas o libretas, o realizar acciones masivas, como mover varias notas entre las libretas?

Puedes importar varias libretas en un Espacio abriendo el Espacio y haciendo clic en el botón menú (los tres puntos verticales) que se encuentran en la esquina superior derecha. Selecciona "Importar contenido" y elige la(s) libreta(s) que quieres importar al Espacio. Otras funciones de selección múltiple no son compatibles con la versión beta. Puedes realizar acciones masivas con Evernote para Windows o Mac.

¿Puedo cambiar la vista de la libreta?

No. Solo puedes ver las libretas en la vista de lista.

¿Cómo puedo cambiar a la versión completa de Evernote Web?

Haz clic en tu nombre en la esquina superior izquierda de la ventana del navegador, después selecciona "Cambiar a la versión completa de Evernote" en el menú desplegable.

Cambiar a la versión completa de Evernote

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