Introducción a Espacios

Introducción a Espacios

Introducción a Espacios

En esta guía:

 

Resumen

Espacios, en Evernote Business, es la forma más sencilla para que tú y tus equipos se enfoquen en lo que necesitan y logren más cosas juntos.

Al crear un nuevo espacio para cada proyecto, tema o grupo de trabajo, tu equipo puede:

  • Ver, compartir y editar rápidamente y en un solo lugar una colección de notas y libretas relacionadas
  • Ver fácilmente en qué están trabajando los otros miembros de tu equipo: qué se está añadiendo o actualizando
  • Resaltar notas importantes anclándolas para poder consultarlas acceder a ellas rápidamente

Cuando hayas creado un espacio, invita a otros miembros a unirse para que puedan acceder y ver automáticamente las actualizaciones de las notas y libretas de ese espacio.

Formas de utilizar espacios

La forma en la que tú y tu equipo decidan organizar sus espacios realmente depende de cómo trabaje tu equipo y lo que quieren conseguir.

EJEMPLOS:

  • Gestionar clientes y proveedores

    OBJETIVO: Realiza un seguimiento de las cuentas de tus clientes y socios, y haz que le resulte fácil a todos los miembros del equipo capturar, guardar y encontrar rápidamente lo que necesitan.

    ASPECTOS DESTACADOS:

    • Un espacio para cada grupo de clientes o proveedores, clasificados por ubicación geográfica, propietario o tipo.
    • Libretas independientes para cada cuenta de cliente o proveedor con las notas relevantes de las reuniones, ideas capturadas de la web, o propuestas en PDF.
    • Utiliza la función "Novedades" para realizar un seguimiento de las actividades recientes de los clientes y proveedores, o de las reuniones
    • Utiliza las "Notas ancladas" para acceder rápidamente a las cuentas o a los proveedores claves, o a aquellos que necesitan tu atención inmediata.
  • Administrando proyectos

    OBJETIVO: Realiza un seguimiento de la información del proyecto, tareas y plazos, y haz que le resulte fácil a todos los miembros del equipo capturar, guardar y encontrar rápidamente lo que necesitan.

    ASPECTOS DESTACADOS:

    • Un espacio para cada proyecto
    • Libretas independientes para distintos tipos de información, como notas de reuniones, ideas, especificaciones de diseño o materiales de marketing
    • Consulta la función "Novedades" para hacer un seguimiento de las actualizaciones de los cronogramas de los proyectos, o de las listas de tareas.
    • Utiliza la función "notas ancladas" para acceder rápidamente a la descripción general de un proyecto, a las metas, o a las notas de mensajes
  • Gestión del proceso

    OBJETIVO: Gestiona y realiza un seguimiento del trabajo de las personas y de los documentos que se deben entregar a medida que avanzan en cada etapa del proceso.

    • Un gerente de contratación o el encargado de las contrataciones podría mover el currículum de un candidato de una libreta a otra a medida que el candidato avanza en el proceso de contratación.
    • La función "Novedades" muestra la actividad más reciente del candidato y las "Notas ancladas" pueden dar a tu equipo un acceso rápido a las directrices de contratación y de recursos humanos.

    ASPECTOS DESTACADOS:

    • Un espacio para cada proceso, como contratación, publicación de blog o procesos de diseño creativo
    • Libretas independientes para cada paso/fase/etapa de un proceso, con notas independientes para el trabajo de cada persona, o para los documentos que se deben entregar sobre los que deseas realizar un seguimiento
    • Consulta la función "Novedades" para ver los candidatos actualizados recientemente, las copias de los documentos o los informes de los proyectos
    • Utiliza la función "Notas ancladas" para acceder rápidamente a las preguntas de la entrevista, a las pautas sobre la marca y el estilo, o a las listas de los responsables de la aprobación.

 

Cómo configurar espacios

Antes de empezar, abre Evernote y explora algunos de los espacios de muestra que se encuentran en el directorio de Espacios. Reúnete con tu equipo para decidir qué tipo de espacios se adaptan mejor a ustedes, luego, sigue estos tres pasos:

  1. Crea un espacio nuevo
  2. Empieza a llenar tu espacio con notas
  3. Comparte tu espacio con el equipo

Cuando lo compartas con tu equipo, todos los miembros podrán ver todo lo que hay en ese espacio. Tú decides qué nivel de permiso obtiene cada persona.

Crea un nuevo espacio

Crea un espacio haciendo clic en Nuevo Espacio y ponle un nombre.

Crear un Espacio

Empieza a llenar tu espacio con notas

Empieza creando algunas notas directamente desde un espacio. Las notas individuales de un espacio actúan como guías de referencia. Por ejemplo, una nota llamada "Acerca de este espacio" o una nota de "Incorporación al equipo", son excelentes maneras de orientar a los nuevos miembros del equipo hacia el espacio y hacia tu equipo.

Para añadir una nota a tu espacio:

  1. Haz clic en el botón verde + Nueva nota que se encuentra en la barra lateral
  2. Añade un título y algunos textos o imágenes

Empieza a llenar el espacio con notas

Utiliza las libretas para organizar tus notas

Agrupa una serie de notas relacionadas en libretas para mantener tu espacio organizado y ordenado.

Para crear una nueva libreta directamente dentro de ese espacio:

  1. Haz clic en Nueva libreta que se encuentra en el centro de la pantalla o en el icono "+ Libreta" que está en la esquina superior derecha de la pantalla.
  2. Ponle un nombre a tu nueva libreta.

Una vez que hayas creado una libreta, puedes mover una nota seleccionándola y arrastrándola hacia donde quieras. Para mostrar y ocultar el contenido de una libreta, simplemente haz clic en la flecha que se encuentra junto al nombre de la libreta.

Mover notas a las libretas

¿Tu equipo ya utiliza Evernote Business?

Si ya utilizas Evernote, puedes mover las libretas existentes a un espacio. Asegúrate de tener permisos de edición tanto para las libretas que estás moviendo, como para el espacio al que las mueves.

Para mover libretas a un espacio:

  • Desde un espacio, haz clic en los tres puntos que aparecen en el encabezado de la libreta, luego selecciona "Mover libreta a" y selecciona el espacio al que deseas moverla.
  • Desde cualquier lista de libretas, ubica la libreta existente que quieras mover, a continuación, haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona "Mover libreta"

Nota: Las libretas solo pueden estar en un espacio a la vez.

Importar libretas

Comparte tu espacio con el equipo

Cuando hayas añadido algunas notas y libretas a tu espacio, es hora de invitar a tu equipo para que todos puedan colaborar.

  1. Haz clic en el botón "Invitar" para invitar a cualquier persona que forme parte de la cuenta de Evernote Business de tu empresa.
  2. Decide si los miembros del equipo podrán ver, editar o invitar a otras personas de forma individual. Nota: Cuando hayas invitado a los miembros del equipo a unirse, todos tendrán el mismo nivel de permisos para todas las notas y libretas dentro de ese espacio.
  3. En la esquina superior derecha de la pantalla puedes ver con quién has compartido un espacio.

Invita a los miembros de tu equipo

Comparte tu espacio con todos los miembros en la cuenta de Evernote Business

Para permitir que cualquier persona de la cuenta de Evernote Business pueda ver o unirse a tu espacio, selecciona "Incluir en el Directorio de Espacios de tu cuenta de Evernote Business" en la ventana 'Crear un espacio'. Para acceder al Directorio de Espacios haz clic en el Directorio de Espacios que se encuentra en la parte inferior de la lista de tus Espacios.

Incluir en el Directorio de Espacios

 

Trabaja como equipo de forma más eficaz

Espacios está diseñado para ayudarte a ti y a tu equipo a mantenerse actualizados sin tener que estar enviándose correos electrónicos adicionales.

Cada espacio muestra adecuadamente:

  • Novedades: Todas las notas creadas y actualizadas recientemente
  • Notas ancladas: Notas que se han anclado para acceder a ellas rápidamente

¿Cuáles son las Novedades

¿Cuáles son las Novedades

Descubre qué notas dentro de un espacio tú y otras personas de tu equipo han añadido y actualizado recientemente. Esta vista de tus notas se actualiza automáticamente y es especialmente útil para mantener a los miembros de tu equipo actualizados a medida que los proyectos avanzan.

Notas ancladas

Notas ancladas

Ofrece acceso rápido a las notas sobre las que deseas llamar la atención, como las descripciones generales del proyecto, las directrices del proceso o los informes recientes.

Para anclar una nota utilizando Evernote Web:

  1. Haz clic en Editar
  2. Selecciona la nota o las notas que quieres anclar de la lista
  3. Haz clic en Listo

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