Anleitung: Auch unterwegs produktiv arbeiten

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Anleitung: Auch unterwegs produktiv arbeiten

Auch unterwegs produktiv arbeiten

Egal, wo du beruflich unterwegs bist, mit Evernote Business kannst du überall produktiv sein. Beginne Projekte und führe sie fort – auch ohne Internetverbindung. In diesem Artikel findest du die Anleitung dazu.

Mobilen Arbeitsplatz vorbereiten

Sicherheit für deine Inhalte

Wenn du deine Notizen und Notizbücher auf einem Mobilgerät aufrufen möchtest, ist es eine gute Vorsorgemaßnahme, zusätzliche Schutzebenen in Evernote zu aktivieren. In Evernote stehen dir sowohl die Zwei-Faktor-Authentifizierung als auch Passcode und Touch ID als Sicherheitsmaßnahmen auf dem Gerät zur Verfügung. Wir empfehlen, alle verfügbaren Sicherheitsoptionen in Evernote zu verwenden. Dies gilt besonders für Evernote Business. Damit werden deine Notizen zwar nicht verschlüsselt, du machst es anderen jedoch viel schwerer, auf deine Inhalte zuzugreifen, falls dein Gerät verloren geht oder gestohlen wird.

Posteingang erstellen

Wenn du unterwegs bist, möchtest du eventuell nach Besprechungen neue Notizen hinzufügen, deine Gedanken als Audio aufnehmen und Fotos von Quittungen machen. Möglicherweise hast du aber nicht die Zeit dafür, nachzudenken, in welches Notizbuch diese neuen Inhalte gehören. In Evernote hast du ein Standardnotizbuch, in dem alle neuen Notizen gespeichert werden. Für eine einfachere Verwendung ist es oft sinnvoll, dieses Notizbuch „Posteingang“ oder ähnliches zu nennen, um es dann schnell in der Notizbuchliste zu finden.

Um dein Standardnotizbuch umzubenennen, rufe es in der Notizbuchliste auf. In Evernote für Mac oder Windows Desktop klicke mit der rechten Maustaste oder drücke die Strg-Taste und klicke und wähle „Notizbuch umbenennen“ aus. Gib einen Namen für das Notizbuch ein. Wenn du dem Namen einen Bindestrich (-) voranstellst, wird dein Notizbuch immer ganz oben in der Notizbuchliste angezeigt.

Notizbuch in Evernote für Mac umbenennen

Wenn du auf einem Mobilgerät neue Notizen hinzufügst, werden sie automatisch in diesem Notizbuch gespeichert. Wenn du später wieder an deinem Computer sitzt, kannst du die Notizen in die jeweiligen Notizbücher verschieben.

Favoriten für häufig verwendete Elemente erstellen

Bevor du dich dann wieder auf den Weg machst, überlege dir, welche Notizen und Notizbücher du gerne von deinem Mobilgerät aus aufrufen möchtest. Wenn du zum Beispiel im Vertrieb arbeitest, willst du möglicherweise auf bestimmte Referenzmaterialien, Formulare und Whitepapers zugreifen, die von dir und deinem Team in Evernote gespeichert wurden. Erstelle in Evernote Favoriten für diese Inhalte, damit du von deinem Smartphone oder Tablet aus schnell und unkompliziert darauf zugreifen kannst. Ziehe wichtige Notizen, Notizbücher, Schlagwörter und gespeicherte Suchen auf deinem Computer direkt per Drag-and-drop in die Seitenleiste zu deinen Favoriten. Deine Favoriten werden auf allen deinen Geräten synchronisiert.

Favoriten per Drag-and-drop erstellen

Offline arbeiten

Ziel von Evernote Business ist es, dir und deinem Team einfachen Zugriff auf deine Inhalte zu ermöglichen. Wenn du weißt, dass du Informationen auch unterwegs abrufen musst, bereite deinen Evernote-Arbeitsplatz für optimalen Zugriff auch außerhalb des Büros vor.

Obwohl du von allen deinen Geräten auf die gleichen Inhalte zugreifen kannst, ist es gut zu wissen, dass Notizen in Evernote auf deinem Computer und Mobilgeräten nicht auf die gleiche Weise gespeichert werden. Auf deinem Computer speichert Evernote alle deine Notizbücher und Notizen sowie über Evernote Business freigegebene Notizbücher deines Unternehmens direkt auf der Festplatte deines Computers. Wenn du unterwegs bist und keine Internetverbindung hast, kannst du daher trotzdem auf deine Notizbücher und Notizen zugreifen. Sobald du wieder online bist, werden deine Aktualisierungen auf allen Geräten synchronisiert.

Auf Mobilgeräten wie Smartphones und Tablets ist der Speicherplatz begrenzt. Daher speichert Evernote nicht alle deine Notizbücher und Notizen direkt auf deinem Gerät. Das heißt jedoch, dass du eine Internetverbindung benötigst, um auf die Inhalte zuzugreifen. Wenn du Evernote Business, Evernote Premium oder Evernote Plus verwendest, kannst du Offline-Notizbücher aktivieren. Wähle dazu bestimmte Notizbücher aus, die du auf deinem Gerät aufrufen möchtest, auch wenn du keine Internetverbindung hast.

Wenn du eine Reise planst, aktiviere die Offline-Funktion für Notizbücher, die du häufig verwendest, sowie aktuelle Projekte. Rufe dazu auf deinem Smartphone oder Tablet die Einstellungen in der Evernote-App auf.

Offline-Notizbücher einrichten

Je nachdem, wie viele Notizen in den ausgewählten Notizbüchern enthalten sind, dauert es möglicherweise ein paar Minuten, bis deine Notizen auf deinem Gerät synchronisiert werden. Danach kannst du auf die Notizen in diesen Notizbüchern zugreifen, sie bearbeiten, aktualisieren und neue Notizen erstellen. Sobald du wieder eine Internetverbindung hast, werden deine Aktualisierungen synchronisiert und auf allen deinen Geräten angezeigt.

Auch unterwegs produktiv sein

Sobald du dann unterwegs bist, kannst du auf deine zuvor ausgewählten Notizen zugreifen, indem du die Favoriten aufrufst. Falls du Favoriten für Notizen oder Notizbücher aufrufst, die für dein Team freigegeben wurden, werden alle vom Team aktualisierten oder hinzugefügten Inhalte nach einer Synchronisation automatisch angezeigt. Falls dein Team im Büro beispielsweise Vertriebsmaterialien aktualisiert hat, werden dir nach der nächsten Synchronisation alle neuen und aktualisierten Notizen angezeigt.

Favoritenmenü in Evernote für Android

Falls du offline bist oder vorübergehend keine Internetverbindung hast (zum Beispiel in den Räumlichkeiten eines Kunden), kannst du dennoch auf deine wichtigsten Notizen zugreifen, wenn du davor die entsprechenden Offline-Notizbücher aktiviert hast.

Wenn du Details aus Besprechungen mit Kunden, Fotos von Whiteboards bei Meetings mit Kunden oder von Quittungen bei Geschäftsessen sowie gescannte Visitenkarten auf Messen als Notizen hinzufügst, werden sie standardmäßig in deinem Posteingang gespeichert. Du kannst sie jedoch auch in Notizbücher verschieben, die für dein Team freigegeben wurden. So kannst du dein Team immer auf dem Laufenden halten, wenn sich Änderungen ergeben und du Fortschritte machst.

Zusätzlich zu Textnotizen, Fotos, Audio und gescannten Dokumenten kannst du auf deinem Mobilgerät auch Inhalte aus dem Web in Evernote clippen. Dies ist besonders hilfreich, wenn du LinkedIn-Profile durchsiehst oder kurz vor Meetings noch Recherchen anstellst. Wenn du ein Android- oder iOS-Gerät verwendest, klicke auf die Schaltfläche zum Freigeben und wähle Evernote aus. Damit wird die Webseite automatisch in deinem Posteingang gespeichert.

Für Evernote freigeben beim Browsen im Web

Wieder zurück im Büro

Wenn du wieder an deinem Tisch sitzt und deinen Computer vor dir hast, kannst du die Aufgaben fortsetzen, die du unterwegs begonnen hast. Entwürfe von Angeboten, Besprechungsnotizen und Brainstormings, die du über dein Mobilgerät festgehalten hast, sind auch auf deinem Computer in Evernote zu finden. Auch geclippte Webseiten werden angezeigt.

Geclippte Notizen in Evernote

Bearbeite deine Notizen und bringe Projekte voran. Es ist eine gute Idee, unterwegs erstellte Notizen im Büro genauer einzuordnen. Wirf einen Blick auf dein Standardnotizbuch oder deinen Posteingang und verschiebe neue Notizen je nach Projekt, Kunde oder Thema in das entsprechende Notizbuch.

Wenn du gerade in Eile bist oder etwas unter Zeitdruck auf deinem Mobilgerät festhältst, kannst du wahrscheinlich nicht länger über den Titel deiner Notizen nachdenken. Überprüfe also deine Notiztitel und füge präzise Beschreibungen hinzu, um sie beim Durchsuchen später einfacher zu identifizieren.

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