Anleitung zum Umstieg von Evernote Basic oder Premium auf Evernote Business

Anleitung zum Umstieg von Evernote Basic oder Premium auf Evernote Business
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Anleitung zum Umstieg von Evernote Basic oder Premium auf Evernote Business

Hinweis: Diese Anleitung gilt nur für Evernote Business-Konten, die vor dem 15. September 2017 erstellt wurden.

Umstieg von Evernote Basic oder Premium auf Evernote Business

Wenn du Evernote bereits privat genutzt hast, weißt du, dass es sich hervorragend eignet, um deine Arbeitsergebnisse zentral aufzubewahren. Evernote Business macht die Vorteile von Evernote auch für dein ganzes Team verfügbar und bietet außerdem einen gemeinsamen, zentralen Arbeitsbereich für alle Teammitglieder. Wenn du von einem privaten Evernote-Konto zu einem Business-Konto für dein Team wechseln möchtest, findest du in diesem Artikel Angaben zu den wichtigsten Unterschieden zwischen den beiden Versionen sowie praktische Tipps für einen reibungslosen Übergang.

Was ist das Besondere an Evernote Business?

Evernote Basic und Premium wurden für den Einsatz durch Einzelpersonen konzipiert. Evernote Business umfasst alle Funktionen und Vorzüge von Evernote, zielt jedoch darauf ab, Teams bei ihrer Zusammenarbeit zu unterstützen und Unternehmen die zentrale Verwaltung des Kontos und seiner Daten zu ermöglichen.

Trennung von privatem und geschäftlichem Inhalt

Wenn ein Teammitglied an einem Projekt für ein Unternehmen arbeitet, gehört der erarbeitete Inhalt in den meisten Fällen dem Unternehmen und nicht dem Mitarbeiter persönlich. Daher bietet Evernote Business einen Ort, an dem Teammitglieder Business-Inhalte (Projekte, Tagesordnungen für Meetings, Informationen zu Kunden usw.) erstellen und bearbeiten können. Diese Informationen werden gesondert von persönlichen Inhalten (Quittungen, Reiseplänen, persönliche Angelegenheiten usw.) gespeichert. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, bleiben die erarbeiteten Informationen im Evernote Business-Konto des Unternehmens. Dem Mitarbeiter bleiben jedoch seine persönlichen Daten im privaten Evernote-Konto erhalten.

  • Geschäftliche Inhalte gehören dem Unternehmen und bleiben ihm erhalten, nachdem Mitarbeiter das Team verlassen. Sowohl der Autor der Inhalte als auch der Administrator des Unternehmens kann auf Business-Inhalte zugreifen.
  • Private Inhalte gehören dem jeweiligen Ersteller und bleiben ihm erhalten, auch wenn er das Evernote Business-Konto verlässt. Niemand im Unternehmen kann auf private Inhalte anderer zugreifen, es sei denn, die Inhalte wurden freigegeben. Du kannst weiterhin private Informationen erstellen, nachdem du Evernote Business beigetreten bist.

Um Business-Inhalte klar von anderen privaten Inhalten zu trennen, sind in Evernote Business mehrere Funktionen verfügbar, die dir beim Identifizieren und Organisieren der verschiedenen Inhalte helfen sollen. Als Evernote-Nutzer bist du mit einigen dieser Funktionen sicherlich schon vertraut. In Evernote Business kommen jedoch einige zusätzlich Werkzeuge hinzu, die ganz auf den Einsatz in Unternehmen ausgerichtet sind.

  • Business-Notizen gehören dem Unternehmen. Business-Notizen werden im Business-Konto deines Unternehmens aufbewahrt. Bei den meisten von dir und deinem Team neu erstellten Notizen mit Bezug zu eurer Arbeit sollte es sich um Business-Notizen handeln.
  • Private Notizen gehören dem jeweiligen Autor. Private Notizen werden in deinem privaten Konto aufbewahrt. Als private Notizen gelten alle Notizen, die du vor dem Beitritt zum Evernote Business-Konto erstellt hast.

Business-Notiz in Evernote für Mac

Business-Notizbücher gehören dem Unternehmen. Sie können für alle Mitarbeiter im Unternehmen oder nur für spezifische Nutzer freigegeben werden. Wenn du als Ersteller ein Notizbuch nicht freigibst, hast nur du und der Administrator des Unternehmens Zugriff auf die Inhalte.

Business-Notizbücher in Evernote für Mac

Private Notizbücher gehören dem jeweiligen Autor. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, nimmt er die Inhalte der privaten Notizbücher mit sich. Private Notizbücher können nicht für das ganze Unternehmen freigegeben werden. Zu diesen Notizbüchern gehören alle Notizbücher, die du vor dem Beitritt zum Evernote Business-Konto erstellt hast.

Private Notizbücher in Evernote für Mac

Grundsätzlich ist zu beachten, dass der konkrete Inhalt der Notizbuchansicht für jedes Teammitglied unterschiedlich ausfallen kann. Denn sie können beispielsweise von anderen Nutzern direkt zum Beitritt zu einem Arbeitsbereich eingeladen werden oder selber den Beitritt zu einem Arbeitsbereich aus dem Übersichtsverzeichnis beantragen. Außerdem können sie auch ihre eigenen Arbeitsbereiche erstellen.

Schlagwörter für Business-Notizen werden dem Unternehmen zugerechnet. Wenn du Schlagwörter zu einer Notiz aus einem Business-Konto hinzufügst, werden etwaige neu erstellte Schlagwörter automatisch zu den verfügbaren Schlagwörtern des Business-Kontos hinzugefügt.

Schlagwörter für Business-Notizen in Evernote für Mac

Schlagwörter für private Notizen werden ebenso wie private Notizbücher dem jeweiligen Autor zugerechnet. Wenn du Schlagwörter zu einer Notiz aus deinem privaten Evernote-Konto hinzufügst, werden etwaige neu erstellte Schlagwörter zu deinen privaten Schlagwörtern hinzugefügt. Schlagwörter für Business-Notizen können nicht in privaten Notizbüchern verwendet werden und umgekehrt. Als private Schlagwörter gelten alle Schlagwörter, die du vor dem Beitritt zu einem Evernote Business-Konto erstellt hast.

Über die Seitenleiste bzw. die oben in den jeweiligen Ansichten vorhandene Wechseloption kannst du zwischen der Anzeige von Notizen, Notizbüchern und Schlagwörtern für das Business-Konto und das private Konto wechseln.

Ein Beispiel dafür, wie ein Unternehmen seine geschäftlichen Notizen, Notizbücher und Schlagwörter in Evernote Business einrichten könnte, findest du in dieser ausgefüllten Vorlage für die Organisationsstruktur. Halte deine Teammitglieder dazu an, geschäftliche Inhalte mithilfe von Notizbüchern und Schlagwörtern im Business-Konto deines Unternehmens zu erstellen. Wenn du und dein Team bereits vor Evernote Business mit Evernote gearbeitet habt, stelle sicher, dass allen Beteiligten der Unterschied zwischen privaten und geschäftlichen Inhalten klar ist.

Business-Papierkorb: Wenn ein Teammitglied eine Notiz aus einem Business-Notizbuch löscht, wird sie nicht automatisch gelöscht, sondern in den Business-Papierkorb verschoben. So soll ungewollter Datenverlust in Evernote Business verhindert werden. Nur ein Administrator des Unternehmens kann über die Administratorkonsole Notizen löschen und wiederherstellen, die im Business-Papierkorb sind.

Neue Möglichkeiten zum Anzeigen von Teaminhalten

Dank der Arbeitsbereiche von Evernote Business können Teams stets im Blick behalten, woran alle Mitglieder gerade arbeiten. Der Fensterbereich „Neuigkeiten“ verschafft allen Beteiligten einen schnellen Überblick über die letzten Aktivitäten des Teams in Bezug auf Notizen. Der Fensterbereich „Angeheftete Notizen“ ermöglicht den schnellen Zugriff auf häufig verwendete und wichtige Notizen.

Steuerung über Administratorkonsole

Als Administrator des Unternehmens kannst du das Evernote Business-Konto deines Teams mithilfe der Administratorkonsole verwalten. In der Administratorkonsole findest du Einstellungen für Nutzer, Arbeitsbereiche, Notizbücher, Schlagwörter, Abrechnungsinformationen usw. Von dort aus kannst du auch den Papierkorb des Business-Kontos verwalten. Weiter unten in dieser Anleitung gehen wir noch einmal genauer auf die Administratorkonsole ein.

Evernote Business-Konto erstellen

Wenn du ein Evernote Business-Konto einrichtest, wirst du automatisch auch der Kontoadministrator. Sobald du weitere Mitglieder deines Teams zum Konto eingeladen hast, kannst du einen anderen oder mehrere Nutzer als Kontoadministrator(en) festlegen. Alle Kontoadministratoren können auf die Administratorkonsole zugreifen, um unternehmensweit gültige Einstellungen vorzunehmen, Inhalte des Business-Kontos zu verwalten und neue Teammitglieder einzuladen. Mehr erfahren >>

Jetzt geht’s los:

  1. Rufe die Evernote Business-Website auf und klicke auf Kostenlos testen.
  2. Fülle das Formular aus und gib dabei deinen Vor- und Nachnamen, den Namen des Unternehmens, deine geschäftliche E-Mail-Adresse und ein Passwort für das Konto ein.

Falls du bereits ein Evernote-Konto besitzt und die damit verknüpfte E-Mail-Adresse nun für das Business-Konto verwenden möchtest, wirst du aufgefordert, dich anzumelden und eine andere private E-Mail-Adresse für das bestehende Konto anzugeben. Dies ermöglicht es dir, deine bisherige geschäftliche E-Mail-Adresse für das neue Konto zu verwenden.

Kontozusammenfassung

Wenn du neue Teammitglieder zu Evernote Business einlädst, halte sie an, ihre vorhandenen Evernote-Benutzernamen und ihr Passwort zu verwenden, wenn sie davor bereits Evernote genutzt haben. Anschließend sollten sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse in den Kontoeinstellungen angeben.

Teamkonto verwalten

Da Evernote Business speziell für Teams entwickelt wurde, sollte sich mindestens ein Nutzer als Administrator um das Evernote Business-Konto des Teams kümmern und es verwalten.

Weitere Administratoren hinzufügen

Mache dich als Administrator des Unternehmenskontos mit der Administratorkonsole vertraut. Selbst wenn du Evernote zuvor bereits privat genutzt haben solltest, birgt die Administratorkonsole beim Wechsel zu Evernote Business viele neue Aspekte in sich. Unter anderem stehen dir darin folgende Funktionen zur Verfügung:

  • Nutzer hinzufügen oder entfernen
  • Berechtigungsstufen für Nutzer ändern
  • Zugriff auf Inhalte des Business-Kontos überwachen
  • Arbeitsbereiche, Notizbücher, Notizen, Schlagwörter und Papierkorb des Business-Kontos verwalten
  • Abrechnungsinformationen und den Transaktionsverlauf aufrufen und aktualisieren
  • Sicherheitsfunktionen wie Single Sign-On aktivieren
  • Einbindung von Diensten wie Salesforce verwalten

Administratorkonsole

Nimm dir etwas Zeit, um dich mit den Tools in der Administratorkonsole vertraut zu machen. Nur du und etwaige andere Administratoren des Unternehmenskontos haben auf die Konsole und ihre Funktionen Zugriff.

Dein Konto sollte immer mindestens über zwei Administratoren verfügen. Falls einer verhindert ist, kann der andere auf die Konsole zugreifen und den Arbeitsplatz des Teams verwalten. Als Administrator kann eine Führungskraft in deinem Unternehmen oder ein vertrauenswürdiger Mitarbeiter in der IT-, Personal- oder Finanzabteilung eingesetzt werden. Alle Administratoren haben die gleichen Zugriffsberechtigungen und können die Business-Inhalte deines Teams, Nutzer und Abrechnungsinformationen überwachen und verwalten. Wähle deine Administrator also sorgfältig aus. In der Regel sollten nicht alle Mitarbeiter Administratorrechte haben. Wähle stattdessen einige vertrauenswürdige Mitarbeiter aus, die sich um die Verwaltung des Evernote Business-Kontos kümmern sollen.

Um weitere Administratoren hinzuzufügen, wähle in der Administratorkonsole „Nutzer verwalten“ aus und entscheide, wer Administrator sein soll. Wähle im Drop-down-Menü „Aktionen“ die Option „Als Administrator festlegen“ aus, um den einzelnen Nutzern Administratorzugriff auf das Evernote Business-Konto zu gewähren.

Evernote Business und dein Team

Arbeitsplatz deines Teams organisieren

Bei einem privaten Evernote-Konto steht es dir vollkommen frei, in welchem Maße du deinen Arbeitsbereich organisierst. Geht es jedoch um ein Team, ist die Planung und Strukturierung unerlässlich für den Erfolg. Ihr solltet euch daher genau überlegen, wie der Arbeitsbereich für das Team in Evernote Business aussehen soll, damit das Team die Unterstützung bekommt, die es für ein erfolgreiches Arbeiten benötigt. Eine detaillierte Anleitung des Vorgehens findest du im Artikel Einrichten von Arbeitsbereichen für ein Team. Sobald du die Arbeitsbereiche für dein Team in Evernote Business eingerichtet hast, ist es an der Zeit, ihn mit Inhalten zu füllen. Füge für den Beginn einige neue Inhalte hinzu und verschiebe Notizen für die gemeinsame Nutzung in freigegebene Arbeitsbereiche.

Für Evernote Business-Konten, die vor dem 15. September 2017 erstellt wurden, gilt Folgendes:

Wenn du bereits Inhalte in deinem privaten Evernote-Konto besitzt, die besser im Business-Konto aufgehoben wären, konvertiere sie von einem Evernote Desktop-Client aus zunächst in Inhalte für dein Business-Konto.

Zum Konvertieren einer einzelnen Notiz verschiebe sie einfach aus deinem privaten in ein Business-Notizbuch. Danach steht sie jedem Nutzer mit Zugriff auf dieses Notizbuch zur Verfügung.

Um von Evernote für Windows oder macOS aus ein komplettes privates Notizbuch zu konvertieren, klicke mit der rechten Maustaste bzw. bei gedrückter Steuerungstaste auf das gewünschte Notizbuch und wähle den Menüeintrag „In Business-Notizbuch konvertieren“ aus. Das Notizbuch wird daraufhin aus deinem privaten Konto entfernt und in ein Business-Notizbuch umgewandelt, das dann dem Unternehmen gehört. Beim Konvertieren von Notizbüchern sind folgende Dinge zu beachten:

  • Der Notizverlauf und das Erstellungsdatum der betroffenen Inhalte werden auf das Datum und die Uhrzeit zurückgesetzt, an dem die Konvertierung erfolgt ist.
  • Wenn das Notizbuch zuvor bereits für andere Nutzer freigegeben war, muss es nach der Konvertierung erneut für sie freigegeben werden.

Evernote Business im Team einführen

Nachdem du die Inhaltsstruktur für dein Team festgelegt hast, solltest du auch überlegen, wie du Evernote Business einführen möchtest. Es gibt zum Beispiel bestimmt einige Mitarbeiter, die Evernote bereits kennen, für andere ist der Dienst wiederum Neuland. Lasse dein Team wissen, dass die Einführung von Evernote Business bevorsteht, erkläre die Ziele dahinter und lege deine Erwartungen fest. Informiere außerdem über den Zeitplan und die Schulung des Teams.

Umfassende Anleitungen zum Einführen von Evernote Business findest du im Handbuch für die Einführung von Evernote Business.

Inhalte für das Team freigeben

Sobald du Evernote Business für dein Team bereitgestellt hast, ist es an der Zeit, Inhalte freizugeben. Wenngleich Evernote Business für die gemeinsame Nutzung und die Zusammenarbeit im Team gedacht ist, werden Arbeitsbereiche, Notizen und Notizbücher des Business-Kontos standardmäßig nicht freigegeben. Nur der Ersteller und die Administratoren können die Inhalte einsehen und auf sie zugreifen. Für die Freigabe von fertig vorbereiteten Inhalten hast du zwei Möglichkeiten: du kannst sie entweder für einzelne Nutzer oder für alle Nutzer des Business-Kontos freigeben.

Freigabe für einzelne Nutzer: Mithilfe von Arbeitsbereichen lassen sich Notizen und Notizbücher am einfachsten für andere Nutzer freigeben. Klicke dazu einfach auf die Schaltfläche „Freigeben“. Anschließend wirst du aufgefordert, die gewünschten Personen und deren Zugriffsberechtigungen anzugeben. Sie können die freigegebenen Inhalte betrachten und bei entsprechender Berechtigung auch bearbeiten bzw. bearbeiten und für andere freigeben. Dies ist besonders nützlich, wenn du im Team an einem Projekt arbeitest und alle Mitglieder in der Lage sein sollen, gemeinsam Inhalte an einer zentralen Anlaufstelle zu erstellen und sie zu betrachten. Die Zugriffsberechtigungen kannst du bei Bedarf und je nach Entwicklungsstand des Projekts jederzeit widerrufen oder ändern.

Verwendung von Arbeitsbereichen für die gemeinsame Nutzung im Team

Freigabe für alle Nutzer des Business-Kontos: Nimm einen freigegebenen Arbeitsbereich in das Übersichtsverzeichnis auf, damit alle Mitglieder aus dem Unternehmen auf ihn und seine Inhalte zugreifen können. Auf diese Weise unterstützt die Schaffung einer durchsuchbaren zentralen Wissensdatenbank des Unternehmens in Evernote Business. Als unternehmensweite Arbeitsbereiche, die sinnvollerweise freigegeben werden könnten, kommen beispielsweise Formulare der Personalabteilung, Mitarbeiterhandbücher, Zeitpläne des Unternehmens, Pressemappen etc. in Frage.

Freigabe eines Arbeitsbereichs für das ganze Unternehmen

Wenn du an einem Projektentwurf arbeitest, der noch nicht öffentlich zugänglich sein soll, kannst du ihn in einem nicht freigegebenen Arbeitsbereich bearbeiten. Sobald er fertiggestellt ist und dein Team auf ihn zugreifen darf, kannst du entweder den Arbeitsbereich freigeben oder deine Notiz(en) in einen bereits freigegebenen Arbeitsbereich verschieben. Damit dein Team erfährt, dass es nun auf die Notizen zugreifen kann, klicke einfach auf die Schaltfläche „Freigeben“.

Neue Optionen zum Entdecken von Inhalten im ganzen Unternehmen

In Evernote Business kannst du nicht nur geschäftliche Inhalte sammeln und freigeben, es stehen dir und deinem Team außerdem weitere Möglichkeiten zur Verfügung, um von anderen Teammitgliedern erstellte Informationen zu finden.

Vermutlich bist du bereits damit vertraut, wie du deine eigenen Notizen und Notizbücher durchsuchen und die gewünschten Inhalte wiederfinden kannst. Bei Suchanfragen in Evernote Business werden dir sowohl die Ergebnisse für deine eigenen Notizen als auch für Notizen und Notizbücher angezeigt, die von deinen Teammitgliedern freigegeben wurden. Darüber hinaus werden dir auch Mitarbeiter des Unternehmens vorgeschlagen, die möglicherweise mehr über das von dir recherchierte Thema wissen. Evernote Business zeigt in den Suchergebnissen nur Inhalte an, die ausdrücklich für dich oder des gesamte Unternehmen freigegeben wurden.

Kontozusammenfassung

Evernote Business-Konto des Teams verwalten

Wenn du der einzige Nutzer deines Evernote-Kontos bist, musst du nicht sehr viel Zeit für die Instandhaltung aufbringen. Arbeitest du jedoch im Team, ist es hilfreich, sich etwas Zeit zu nehmen, um unter anderem veraltete Notizen zu entfernen oder nicht verwendete Schlagwörter zu löschen. Da sich dein Team und du einen Arbeitsplatz teilt, ist es von Vorteil, das Konto gut zu organisieren und regelmäßig zu aktualisieren. So können alle teilhaben und Inhalte einfacher für ihre Arbeit finden.

Nimm dir regelmäßig Zeit für folgende Aufgaben:

  • Arbeitsbereiche, Notizbücher, Schlagwörter oder Notizen umbenennen, die nicht den Namenskonventionen des Teams entsprechen
  • Notizbücher auf Notizen überprüfen, die doppelt vorliegen, veraltet bzw. nicht mehr nützlich sind
  • Schlagwörter des Teams überprüfen und überflüssige bzw. ungenutzte Schlagwörter entfernen
  • Berechtigungen zum Freigeben von Arbeitsbereichen, Notizen und Notizbüchern anpassen

Als Kontoadministrator kannst du einige dieser Aktionen selbst entweder direkt in Evernote oder mithilfe der Administratorkonsole erledigen. Du kannst auch Teammitglieder bitten, sich an der Pflege ihrer freigegebenen Inhalte zu beteiligen.

Schlagwörter in der Administratorkonsole

Vorlagen zum Herunterladen

Weiterführende Informationen

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