Anleitung: Umstieg von Evernote Basic, Plus oder Premium auf Evernote Business

Anleitung: Umstieg von Evernote Basic, Plus oder Premium auf Evernote Business

Anleitung: Umstieg von Evernote Basic, Plus oder Premium auf Evernote Business

Umstieg von Evernote Basic, Plus oder Premium auf Evernote Business

Wenn du Evernote bereits verwendet hast, weißt du, dass es sich dabei um ein praktisches Tool zur Zentralisierung von Informationen handelt. Evernote Business macht die Vorteile von Evernote für dein ganzes Team verfügbar und bietet außerdem einen im Team gemeinsam verwendeten, zentralen Arbeitsplatz für alle Mitarbeiter. Wenn du von einem privaten Evernote-Konto zu einem Business-Konto für dein Team wechselst, findest du in diesem Artikel Informationen zu den wesentlichen Unterschieden zwischen den beiden Versionen sowie Tipps für einen reibungslosen Übergang.

Was ist das Besondere an Evernote Business?

Evernote (Basic, Plus und Premium) sind darauf ausgelegt, einzelne Nutzer zu unterstützen. Evernote Business umfasst alle Funktionen und Vorteile von Evernote, ist jedoch dafür gedacht, Teams bei der Zusammenarbeit zu helfen und Unternehmen die zentrale Verwaltung des Kontos und seiner Daten zu ermöglichen.

Trennung von privatem und geschäftlichem Inhalt

Wenn ein Teammitglied an einem Projekt für ein Unternehmen arbeitet, gehört der erarbeitete Inhalt in den meisten Fällen dem Unternehmen und nicht dem Mitarbeiter persönlich. Daher bietet Evernote Business einen Ort, an dem Teammitglieder Business-Inhalte (Projekte, Tagesordnungen für Meetings, Informationen zu Kunden usw.) erstellen und bearbeiten können. Diese Informationen werden gesondert von persönlichen Inhalten (Quittungen, Reiseplänen, persönliche Angelegenheiten usw.) gespeichert. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, bleiben die erarbeiteten Informationen im Evernote Business-Konto des Unternehmens. Dem Mitarbeiter bleiben jedoch seine persönlichen Daten im privaten Evernote-Konto erhalten.

Geschäftliche Inhalte gehören dem Unternehmen und bleiben ihm erhalten, nachdem Mitarbeiter das Team verlassen. Sowohl der Autor der Inhalte als auch der Administrator des Unternehmens kann auf Business-Inhalte zugreifen.

Private Inhalte gehören dem jeweiligen Ersteller und bleiben ihm erhalten, auch wenn er das Evernote Business-Konto verlässt. Niemand im Unternehmen kann auf private Inhalte anderer zugreifen, es sei denn, die Inhalte wurden freigegeben. Du kannst weiterhin private Informationen erstellen, nachdem du Evernote Business beigetreten bist.

Um Business-Inhalte klar von anderen persönlichen Inhalten zu trennen, sind in Evernote Business mehrere Funktionen verfügbar, die dir beim Identifizieren und Organisieren der verschiedenen Informationen helfen sollen. Einige dieser Funktionen kennst du möglicherweise schon aus deinem bisherigen Evernote-Konto. In Business kommen jedoch zusätzlich auf Unternehmen orientierte Tools hinzu.

Business-Notizen gehören dem Unternehmen. Business-Notizen werden in Business-Notizbüchern gesammelt und enthalten möglicherweise auch Business-Schlagwörter. Weiter unten findest du mehr Informationen zu Business-Notizbüchern und -Schlagwörtern. Neue geschäftliche Notizen, die du und deine Teammitglieder erstellen, sollten in den meisten Fällen Business-Notizen sein.

Private Notizen gehören dem jeweiligen Nutzer. Private Notizen sind in privaten Notizbüchern enthalten und können private Schlagwörter zugewiesen haben. Weiter unten findest du mehr Informationen zu privaten Notizbüchern und Schlagwörtern. Als private Notizen werden alle Notizen angesehen, die du vor dem Beitritt zum Evernote Business-Konto erstellt hast, als du noch Evernote Basic, Plus oder Premium verwendetest.

Business-Notiz in Evernote für Mac

Business-Notizbücher gehören dem Unternehmen. Sie können für alle Mitarbeiter im Unternehmen oder nur für spezifische Nutzer freigegeben werden. Wenn du als Ersteller ein Notizbuch nicht freigibst, hast nur du und der Administrator des Unternehmens Zugriff auf die Inhalte.

Business-Notizbücher in Evernote für Mac

Private Notizbücher gehören dem jeweiligen Nutzer. Wenn dieser Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, nimmt er die Inhalte der privaten Notizbücher mit. Private Notizbücher können nicht für das ganze Unternehmen freigegeben werden. Zu diesen Notizbüchern gehören alle Notizbücher, die du vor dem Beitritt zum Evernote Business-Konto erstellt hast, als du noch Evernote Basic, Plus oder Premium verwendetest.

Private Notizbücher in Evernote für Mac

Es ist wichtig zu wissen, dass nicht alle Teammitglieder unbedingt das gleiche in ihrer Notizbuchansicht sehen. Zum Beispiel werden Nutzer zur Zusammenarbeit in Notizbüchern eingeladen, treten Notizbüchern über die Business Home (siehe unten) bei und erstellen eigene Business-Notizbücher.

Business-Schlagwörter gehören dem Unternehmen. Wenn du Schlagwörter zu einer Notiz hinzufügst, die in einem Business-Notizbuch zu finden ist, werden erstellte Schlagwörter automatisch zu Business-Schlagwörtern. Alle Nutzer, die Zugriff auf ein Business-Notizbuch haben, sehen auch automatisch die Business-Schlagwörter in dem jeweiligen Notizbuch.

Schlagwörter für Business-Notizen in Evernote für Mac

Private Schlagwörter gehören wie private Notizbücher dem jeweiligen Nutzer. Wenn du private Schlagwörter zu einer Notiz hinzufügst, die in einem privaten Notizbuch enthalten ist, werden die Schlagwörter als privat eingestuft. Du kannst Business-Schlagwörter in privaten Notizbüchern verwenden und umgekehrt. Als private Schlagwörter werden alle Schlagwörter angesehen, die du vor dem Beitritt zum Evernote Business-Konto erstellt hast, als du noch Evernote Basic, Plus oder Premium verwendetest.

Wenn du Mitglied eines Evernote Business-Kontos bist und eine Notiz, ein Notizbuch oder ein Schlagwort erstellst, kannst du entweder eine private oder eine Business-Version erstellen. Über die Seitenleiste oder über die Option oben in den jeweiligen Bildschirmen kannst du zwischen Business und Privat wechseln.

Du findest ein Beispiel für das Einrichten von Notizen, Notizbüchern und Schlagwörtern in Evernote Business in dieser Organisationsstruktur. Halte deine Teammitglieder dazu an, Business-Notizbücher und Business-Schlagwörter anstelle von privaten Inhalten zu erstellen. Wenn du und dein Team bereits vor Evernote Business Erfahrung mit Evernote gemacht habt, vergewissere dich, dass der Unterschied zwischen privaten und Business-Inhalten allen Teammitgliedern klar ist.

Business-Papierkorb: Wenn ein Teammitglied eine Notiz aus einem Business-Notizbuch löscht, wird sie nicht automatisch gelöscht, sondern in den Business-Papierkorb verschoben. So soll ungewollter Datenverlust in Evernote Business verhindert werden. Nur ein Administrator des Unternehmens kann über die Administratorkonsole Notizen löschen und wiederherstellen, die im Business-Papierkorb sind.

Neue Möglichkeiten zum Anzeigen von Teaminhalten

In der Business Home hast du einen Überblick über alle Aktivitäten in Bezug auf Inhalte des Unternehmens im Evernote Business-Konto. Dir werden außerdem freigegebene Notizbücher vorgeschlagen, die dir möglicherweise hilfreich sind.

Du kannst die Profile deiner Teammitglieder sowie die Notizen und Notizbücher aufrufen, an denen sie gerade arbeiten und zu denen du Zugriff hast. Details, die nicht freigegeben wurden, sind nicht im Profil sichtbar. Außerdem kannst du alle Notizbücher ansehen, die für dein Unternehmen veröffentlicht wurden, und den für dich interessanten Notizbüchern beitreten.

HINWEIS: Die Business Home ist derzeit für Evernote für Mac und Windows Desktop verfügbar.

Business Home in Evernote für Mac

Steuerung über Administratorkonsole

Der Administrator des Unternehmens kann das Evernote Business-Konto deines Teams über die Administratorkonsole verwalten. In der Administratorkonsole findest du Einstellungen für Nutzer, Notizbücher, Schlagwörter, Abrechnungsinformationen und vieles mehr. Dort kannst du auch den Business-Papierkorb verwalten. In diesem Artikel kommen wir später noch detaillierter auf die Administratorkonsole zu sprechen.

Für Evernote Business registrieren

Wenn du dich für Evernote Business registrierst, kannst du deinen vorhandenen Benutzernamen und dein Passwort von Evernote Basic, Plus oder Premium verwenden. Dadurch kannst du deine privaten Notizen und Notizbücher neben den Business-Inhalten deines Unternehmens anzeigen. Es ist nicht notwendig, einen neuen Benutzernamen und ein neues Passwort zu erstellen.

Nachdem du dich registriert hast, solltest du eine geschäftliche E-Mail-Adresse angeben. Wenn du Business-Inhalte freigibst, wird deine geschäftliche und nicht deine private Adresse angezeigt. Wenn du jedoch private Inhalte freigibst, wird deine private E-Mail-Adresse verwendet. Rufe die Kontoeinstellungen auf und lege dort deine geschäftliche Adresse fest.

Kontozusammenfassung

Wenn du neue Teammitglieder zu Evernote Business einlädst, halte sie an, ihre vorhandenen Evernote-Benutzernamen und ihr Passwort zu verwenden, wenn sie davor bereits Evernote genutzt haben. Anschließend sollten sie eine geschäftliche E-Mail-Adresse in den Kontoeinstellungen angeben.

Teamkonto verwalten

Da Evernote Business speziell für Teams entwickelt wurde, sollte sich mindestens ein Nutzer als Administrator um das Evernote Business-Konto des Teams kümmern und es verwalten.

Wenn du der Administrator des Unternehmenskontos bist, mache dich mit der Administratorkonsole vertraut. Selbst wenn du Evernote bereits davor privat genutzt hast, birgt die Administratorkonsole viel Neues beim Übergang zu Evernote Business in sich. Folgende Funktionen stehen dir zur Verfügung:

  • Nutzer hinzufügen oder entfernen
  • Berechtigungsstufen für Nutzer ändern
  • Zugriff auf Business-Inhalte überwachen
  • Notizbücher, Notizen, Schlagwörter und den Business-Papierkorb verwalten
  • Abrechnungsinformationen und den Transaktionsverlauf aufrufen und aktualisieren
  • Sicherheitsfunktionen wie Single Sign-On aktivieren
  • Integrationen zum Beispiel in Salesforce verwalten

Administratorkonsole

Nimm dir etwas Zeit, um dich mit den Tools in der Administratorkonsole vertraut zu machen. Nur du und etwaige andere Administratoren des Unternehmenskontos haben auf die Konsole und ihre Funktionen Zugriff.

Dein Konto sollte immer mindestens über zwei Administratoren verfügen. Falls einer verhindert ist, kann der andere auf die Konsole zugreifen und den Arbeitsplatz des Teams verwalten. Als Administrator kann eine Führungskraft in deinem Unternehmen oder ein vertrauenswürdiger Mitarbeiter in der IT-, Personal- oder Finanzabteilung eingesetzt werden. Alle Administratoren haben die gleichen Zugriffsberechtigungen und können die Business-Inhalte deines Teams, Nutzer und Abrechnungsinformationen überwachen und verwalten. Wähle deine Administrator also sorgfältig aus. In der Regel sollten nicht alle Mitarbeiter Administratorrechte haben. Wähle stattdessen einige vertrauenswürdige Mitarbeiter aus, die sich um die Verwaltung des Evernote Business-Kontos kümmern sollen.

Um weitere Administratoren hinzuzufügen, wähle in der Administratorkonsole „Nutzer verwalten“ aus und entscheide, wer Administrator sein soll. Wähle im Drop-down-Menü „Aktionen“ die Option „Als Administrator festlegen“ aus, um den einzelnen Nutzern Administratorzugriff auf das Evernote Business-Konto zu gewähren.

Nutzer in der Administratorkonsole verwalten

Evernote Business und dein Team

Arbeitsplatz deines Teams organisieren

Bei einem privaten Evernote-Konto steht es dir vollkommen frei, was und wie viel du in deinem Arbeitsplatz verwaltest. Wenn es jedoch um ein ganzes Team geht, ist Planung und Strukturierung sehr wichtig für einen erfolgreichen Start. Du solltest mit deinem Team festlegen, wie der Arbeitsplatz in Evernote Business aussehen soll. Gib deinen Mitarbeitern außerdem die Informationen an die Hand, die sie für ihren Erfolg brauchen. In dieser detaillierten Anleitung findest du Informationen zum Einrichten des Evernote Business-Arbeitsplatzes deines Teams.

Nachdem du die Struktur für Notizbücher, Schlagwörter und Notizen für dein Team festgelegt hast, ist es an der Zeit, Inhalte hinzuzufügen. Erstelle neuen Inhalt oder verwandle Informationen aus deinem privaten Evernote-Konto in Business-Inhalte.

Wenn du eine einzelne Notiz verwandeln möchtest, verschiebe sie einfach von deinem privaten in ein Business-Notizbuch. Jeder Nutzer mit Zugriff auf dieses Notizbuch kann dann auf die Notiz zugreifen.

Um ein ganzes privates Notizbuch in Evernote für Mac oder Windows Desktop zu verwandeln, klicke mit der rechten Maustaste oder drücke Control und klicke gleichzeitig auf ein Notizbuch. Wähle „In Business-Notizbuch konvertieren“ aus. Das Notizbuch wird dann aus deinem privaten Konto entfernt und in ein Business-Notizbuch verwandelt, das dem Unternehmen gehört. Beachte Folgendes, wenn du ein Notizbuch konvertierst:

  • Der Notizverlauf und das Erstellungsdatum werden auf das Datum und den Zeitpunkt zurückgesetzt, an dem du das Notizbuch konvertiert hast.
  • Wenn du das Notizbuch bereits für andere Nutzer freigegeben hast, musst du es für sie erneut freigeben, nachdem du es konvertiert hast.

Automatisch aus Dateien erstellte Notizen

Evernote Business im Team einführen

Nachdem du die Inhaltsstruktur für dein Team festgelegt hast, solltest du auch überlegen, wie du Evernote Business einführen möchtest. Es gibt zum Beispiel bestimmt einige Mitarbeiter, die Evernote bereits kennen, für andere ist der Dienst wiederum Neuland. Lasse dein Team wissen, dass die Einführung von Evernote Business bevorsteht, erkläre die Ziele dahinter und lege deine Erwartungen fest. Informiere außerdem über den Zeitplan und die Schulung des Teams.

Umfassende Anleitungen zum Einführen von Evernote Business findest du im Handbuch für die Einführung von Evernote Business.

Inhalte für das Team freigeben

Nachdem du Evernote Business eingerichtet hast, gib Inhalte für dein Team frei. Obwohl Evernote Business für das gemeinsame Verwenden von Informationen und die Zusammenarbeit im Team ausgelegt ist, sind alle Business-Notizen und -Notizbücher standardmäßig nicht für alle freigegeben. Nur der Ersteller und die Administratoren können die Inhalte aufrufen. Wenn du Informationen freigeben möchtest, gibt es zwei Optionen: für einzelne Nutzer oder für das ganze Team freigeben.

Für einzelne Nutzer freigeben: Wenn du eine Notiz oder ein Notizbuch für einen oder einige wenige Nutzer freigeben möchtest, klicke auf die Schaltfläche „Freigeben“. Du wirst dann aufgefordert, Personen und die entsprechenden Zugriffsberechtigungen anzugeben. Die Empfänger des freigegebenen Inhalts können die Informationen aufrufen und mit entsprechenden Berechtigungen auch bearbeiten bzw. bearbeiten und freigeben. Dies ist besonders nützlich, wenn du im Team an einem Projekt arbeitest und ihr Inhalte an einem zentralen Ort erstellen und aufrufen möchtet. Du kannst auch Personen außerhalb deines Evernote Business-Kontos wie Berater oder externe Mitarbeiter einladen. Die Zugriffsberechtigungen kannst du jederzeit später aufheben oder ändern, wenn sich das Team verändert und sich dein Projekt weiterentwickelt.

Notizbücher für einzelne Personen freigeben

Für das ganze Unternehmen freigeben: In Evernote für Mac oder Windows Desktop steht dir eine weitere Option zur Freigabe zur Verfügung. Du kannst ein Notizbuch für dein ganzes Unternehmen freigeben. Dadurch kann das ganze Unternehmen auf das Notizbuch und die Inhalte über die Business Home zugreifen. Die Inhalte des veröffentlichten Notizbuchs werden in den Ergebnissen der Suchanfragen des Teams angezeigt. Wenn du an einem Projekt arbeitest, das nicht privat oder vertraulich ist, oder Inhalte zusammenstellst, die für alle Mitarbeiter interessant sein könnten, ist das Veröffentlichen eine gute Möglichkeit, um einen durchsuchbaren Hub mit gemeinsamen Unternehmenswissen in Evernote Business zu fördern. Du kannst zum Beispiel Notizbücher veröffentlichen, die Formulare für die Personalabteilung, Mitarbeiterhandbücher, Unternehmenspläne oder Pressestimmen enthalten.

Business-Notizbuch für das ganze Unternehmen veröffentlichen

Wenn du an einem Projektentwurf arbeitest, der noch nicht öffentlich zugänglich sein soll, kannst du in einem nicht freigegebenen Business-Notizbuch arbeiten. Sobald der Inhalt fertig ist und du ihn mit deinem Team teilen möchtest, gib das Notizbuch frei oder veröffentliche es. Du kannst die erstellten Notizen aber auch in ein anderes, bereits freigegebenes Notizbuch verschieben. Informiere dein Team darüber, dass es nun Zugriff auf die Notizen hat, indem du auf die Schaltfläche „Freigeben“ klickst. Damit wird ein Work Chat geöffnet, in dem du dem Team weitere Details zum Projekt geben kannst.

Neue Optionen zum Entdecken von Inhalten im ganzen Unternehmen

In Evernote Business kannst du nicht nur geschäftliche Inhalte sammeln und freigeben, es stehen dir und deinem Team außerdem weitere Möglichkeiten zur Verfügung, um von anderen Teammitgliedern erstellte Informationen zu finden.

Aus Evernote Basic, Plus oder Premium weißt du vielleicht schon, wie du suchen und Ergebnisse zu deinen Notizen und Notizbüchern finden kannst. Wenn du in Evernote Business suchst, werden dir sowohl Ergebnisse für deine Notizen als auch für Notizen und Notizbücher gezeigt, die deine Teammitglieder freigegeben haben. Dir werden auch Mitarbeiter im Unternehmen vorgeschlagen, die möglicherweise mehr zum Thema wissen, nach dem du gerade suchst. Evernote Business zeigt nur Inhalte in den Suchergebnissen, die von dir freigegeben oder für das Unternehmen veröffentlicht wurden.

Suchergebenisse aus privaten und Business-Notizbüchern

In der Business Home deines Unternehmens siehst du alle Teammitglieder und ihre geteilten Inhalte. Zum Öffnen der Business Home klicke auf den Unternehmensnamen in der Seitenleiste. Dort kannst du auch direkt Business-Notizbücher durchsuchen.

Business Home in Evernote für Mac

Evernote Business-Konto des Teams verwalten

Wenn du der einzige Nutzer deines Evernote-Kontos bist, musst du nicht sehr viel Zeit für die Instandhaltung aufbringen. Arbeitest du jedoch im Team, ist es hilfreich, sich etwas Zeit zu nehmen, um unter anderem veraltete Notizen zu entfernen oder nicht verwendete Schlagwörter zu löschen. Da sich dein Team und du einen Arbeitsplatz teilt, ist es von Vorteil, das Konto gut zu organisieren und regelmäßig zu aktualisieren. So können alle teilhaben und Inhalte einfacher für ihre Arbeit finden.

Nimm dir regelmäßig für folgende Maßnahmen Zeit:

  • Notizbücher, Schlagwörter oder Notizen umbenennen, die den Organisationsrichtlinien des Teams nicht entsprechen
  • Notizbücher auf Notizen überprüfen, die dupliziert, veraltet oder nicht mehr nützlich sind
  • Schlagwörter des Teams überprüfen und überflüssige oder nicht mehr eingesetzte löschen
  • Berechtigungen zum Freigeben für freigegebene Notizen und Notizbücher anpassen

Wenn du ein Administrator bist, kannst du einige dieser Aktionen selbst in Evernote oder über die Administratorkonsole durchführen. Du kannst auch Teammitglieder bitten, sich an der Instandhaltung ihrer freigegebenen Inhalte zu beteiligen.

Schlagwörter in der Administratorkonsole

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Verwandte Informationsquellen

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