Anleitung: Produktivere Meetings

Anleitung: Produktivere Meetings

Anleitung: Produktivere Meetings

Produktivere Meetings

Meetings sind ein notwendiger Teil des Arbeitsalltags vieler von uns. Oft werden Besprechungen jedoch als nicht produktiv oder noch schlimmer als Zeitverschwendung empfunden. Zwar lassen sich Meetings meist nicht aus dem Arbeitsablauf streichen, Evernote Business kann sie jedoch für dich und dein Team effektiver und produktiver gestalten.

Hier findest du Anleitungen dazu, wie du deine Team-Meetings in Evernote Business optimierst.

 

Tagesordnung in Evernote

Warst du schon einmal bei einem Meeting, bei dem du zu Beginn nicht wusstest worum es geht und was besprochen werden soll? Wenn dir vor der Besprechung eine Tagesordnung zur Verfügung gestanden wäre, hättest du dich besser auf die Inhalte vorbereiten können. Verwende Evernote Business, um detaillierte Tagesordnungen für deine Meetings zu erstellen. Damit soll jeder Teilnehmer seine Zeit gut genutzt wissen.

So kannst du eine effektive Tagesordnung erstellen:

Erstelle eine neue Notiz und benenne sie nach dem Tag und dem Thema der Besprechung. Führe im Textkörper folgende Elemente an:

  • Ziele der Besprechung
  • Erwartete Ergebnisse
  • Checkliste der Diskussionspunkte
  • Erwartungen an die Teilnehmer
Notiz für Meeting
ExpertentippWährend des Schreibens werden automatisch verwandte Notizen angezeigt, in denen Informationen zu dem jeweiligen Thema enthalten sind. Diese Notizen können aus deinem eigenen Evernote-Konto stammen oder aus von Teammitgliedern freigegebenen Notizen. Mit diesem zusätzlichen Kontext sind immer alle bestens auf das Teammeeting vorbereitet.
 

Alle Details erfassen

In vielen Besprechungen geht es um Projekte, Dokumente oder finanzielle Angelegenheiten. Dafür sind mehr Einzelheiten erforderlich, als du in deine Tagesordnung aufnehmen solltest. Weise in der Tagesordnung auf alle relevanten Details in einer einzigen Notiz hin:

  • Im Internet mithilfe von Evernote Web Clipper recherchierte Inhalte
  • Tabellen mit Budgetzahlen und Prognosen
  • Bilder mit Designkonzepten

Notizbücher für die Tagesordnung erstellen

 

Einfach auffindbare Tagesordnung

Um Tagesordnungen einfacher zu finden, erstelle ein Notizbuch namens „Tagesordnungen“. Gib dieses Notizbuch für das Projektteam frei und weise ihnen die Berechtigungen zu, eigene Notizen hinzuzufügen und deine zu bearbeiten. So kann jedes Teammitglied eigene Elemente zur Tagesordnung hinzufügen, Dateien anhängen oder neue Tagesordnungen für ihre eigenen Meetings erstellen.

Notizbuch für Tagesordnungen

Falls auch externe Berater und Mitarbeiter oder Kunden an der Besprechung teilnehmen, musst du sie nicht zum Notizbuch mit den Tagesordnungen für dein Team einladen, da für diese Personen nur Informationen zum spezifischen Meeting von Interesse sind, an dem sie teilnehmen. Wenn du eine Tagesordnung extern freigeben möchtest, klicke in der Notiz auf das Symbol zum Freigeben, um sie per E-Mail oder URL an die Empfänger zu senden. Diese Nutzer können die Tagesordnung dann im Browser anzeigen, auch wenn sie Evernote nicht haben.

Tagesordnungen extern freigegeben

 

Gut vorbereitet ins Meeting

Die Teilnehmer des Meetings können sich nun die Tagesordnung vor und während der Besprechung auf ihrem Computer, Smartphone oder Tablet ansehen. So vergewisserst du dich, dass alle genau wissen, worum es geht und was von ihnen erwartet wird.

Tagesordnungen einfach über Mobilgeräte abrufen

Um die Teilnehmer einen Tag vor dem Meeting daran zu erinnern, einen Blick auf die Tagesordnung zu werfen, erstelle eine Erinnerung.

Erinnerungen, um Teilnehmer an die Tagesordnung zu erinnern

 

Keine Zeit mehr mit der Vorbereitung von Präsentationen verlieren

Da du die Besprechung organisierst, solltest du sie auch führen. Wir haben aber gute Nachrichten für dich. Das zeitaufwändige Vorbereiten von Präsentationen ist passé. Zeige stattdessen deine Tagesordnung direkt in Evernote als Vollbild im Präsentationsmodus. Verbinde dazu dein Gerät mit einem Monitor oder Projektor und klicke auf das Symbol für den Präsentationsmodus. Schon kannst du allen Teilnehmern die Punkte des Meetings zeigen und gemeinsam durchgehen. Wenn du Bilder, Diagramme oder andere Dateien angehängt hast, werden sie auch als Vollbild gezeigt. Mit dem integrierten Laserpointer kannst du wichtige Punkte für alle sichtbar hervorheben.

Tagesordnungen auf einem zusätzlichen Bildschirm zeigen

 

Aussagekräftige Notizen

Bei jeder Besprechung sollte sich ein Teilnehmer um das Festhalten von Notizen kümmern: Fotos vom Whiteboard sowie Mitschrift von wichtigen Diskussionspunkten, Entscheidungen und nächsten Schritten. Bitte bei jedem Meeting eine Person, diese Informationen zur freigegebenen Tagesordnung hinzuzufügen.

Details der Besprechung, die in Evernote unter anderem erfasst werden können:

  • Audioaufnahmen der Unterhaltung
  • Fotos des Whiteboards
  • Handschriftliche Notizen auf Papier
  • Brainstorming auf Post-it®-Notizen

Egal, ob deine Notizen in Evernote erstellt wurden oder einem Foto zugrunde liegen, das über die Dokumentkamera aufgenommen wurde, du kannst alle Inhalte durchsuchen und ganz einfach finden.

Einfache Suche in Evernote

ExpertentippIf multiple team members took notes during the meeting, you can merge them together and add them to your main meeting agenda note.

Hinweis: Bevor du die Funktion zur Aufnahme von Audio in Evernote verwendest, um Unterhaltungen festzuhalten, informiere dich, ob du rechtlich dazu verpflichtet bist, die aufgenommenen Personen um Erlaubnis zu bitten.

 

Klarer Abschluss

In der Regel erhalten Teilnehmer Aufgaben, die nach dem Meeting zu erledigen sind. Oft geht dies jedoch in der Hitze der Besprechung unter und am Ende ist nicht klar, wer wofür verantwortlich ist. Bitte also jeden Teilnehmer seine Folgeaktionen zu überprüfen und im Fall von Unklarheiten Fragen zu stellen. Somit sind alle informiert und können mit der jeweiligen Aufgabe des Projekts beginnen.

Füge für jede Aufgabe eines Teilnehmers unten in der Tagesordnung ein Kontrollkästchen hinzu. Wenn die Aktion abgeschlossen ist, kann jeder Nutzer sein Kontrollkästchen aktivieren. So kann das ganze Team auf den Status des Projekts zugreifen, ohne eine einzige E-Mail senden zu müssen. Falls für bestimmte Aufgaben Fristen festgelegt wurden, füge eine Erinnerung hinzu, damit alle über die wichtigsten Deadlines informiert sind.

Vorlagen herunterladen

 

Vorlagen herunterladen

LANGUAGES_SUPPORT LANGUAGES_EXCLUDE=ja

Video %{current} von %{total} abspielen
Video %{current} von %{total}