Anleitung: Informationsbibliothek in Evernote erstellen

Anleitung: Informationsbibliothek in Evernote erstellen

Anleitung: Informationsbibliothek in Evernote erstellen

Informationsbibliothek in Evernote erstellen

Jede Arbeitsgruppe oder jedes Team benötigt ein System, um Informationen für Teammitglieder freigeben zu können. Falls so ein System nicht vorhanden ist, wird das Finden von Dokumenten, Notizen und Dateien zu einer echten Herausforderung. In Evernote ist das Erstellen einer Informationsbibliothek unkompliziert. Sie ist einfach einzurichten und ist für eine umfassende Anzahl von Mitgliedern ausgelegt. Dieses System ist leichter aufzubauen, zu verwenden und zu verwalten als ein Intranet oder eine Wiki.

Hier findest du eine Anleitung zum Erstellen einer Informationsbibliothek für dein Team mithilfe von Evernote.

Bestandteile festlegen

Was sollte in der gemeinsamen Bibliothek für dein Team zu finden sein? Denke an die Dokumente und Informationen, die alle Mitarbeiter in deinem Unternehmen zur Referenz benötigen.

Zu diesen häufig aufgerufenen Informationen gehören unter anderem die folgenden Dokumente:

  • Projektvorlagen
  • Status-Checklisten
  • Unternehmensziele
  • Handbücher für Mitarbeiter
  • Formulare für Genehmigungen
  • IT-Anleitungen

Wenn du diese wichtigen Dokumente in der Bibliothek sammelst, kann dein Team schneller auf die Informationen zugreifen, die es gerade benötigt.

Dokumente in Notizbüchern sammeln

Um deine Dokumente an einem zentralen Ort zu erfassen, erstelle ein neues Business-Notizbuch, indem du auf die Schaltfläche +Neues Notizbuch klickst. Benenne es zum Beispiel „Teambibliothek“.

Notizbuch mit dem Namen Teambibliothek erstellen

Nun hast du den Ort erstellt, an dem du alle Dokumente sammeln kannst, die du für dein Team freigeben möchtest. Du kannst Dateien von deinem Computer per Drag-and-drop ganz einfach direkt in Evernote hinzufügen. In diesem Beispiel öffnen wir einen Ordner auf dem Computer, der ein Dokument mit Informationen zu den medizinischen und Pflegeressourcen eines Unternehmens enthält.

Ziehe das Dokument in das neu erstellte Notizbuch in Evernote.

Dateien in Evernote hineinziehen

Damit wird eine neue Notiz erstellt, die eine Kopie des Originaldokuments enthält. Du kannst mehrere Dateien zu einer Notiz hinzufügen. Füge Informationen über dein Dokument hinzu, indem du Kommentare um das Dokument einfügst.

Automatisch aus Dateien erstellte Notizen

ExpertentippFalls du eine Vielzahl von Dateien in deine Teambibliothek verschieben möchtest, kannst du sie in der Notizbuchansicht alle gleichzeitig in das entsprechende Notizbuch ziehen. Jede Datei wird als separate Notiz hinzugefügt.

Für das Team freigeben

Gib Notizbücher frei, damit dein ganzes Team davon profitiert. Klicke mit der rechten Maustaste in der Notizbuchansicht auf die Teambibliothek und wähle Freigabe ändern aus. Klicke im daraufhin angezeigten Freigabefenster auf „Veröffentlichen“, wenn du das Notizbuch für alle Nutzer im Unternehmen freigeben möchtest.

Automatisch aus Dateien erstellte Notizen

Für alle Mitarbeiter eines Unternehmens freigegebene Notizbücher sind im Abschnitt „Business Home“ der Seitenleiste zu finden. Dies ist der zentrale Zugriffspunkt, um herauszufinden, was andere Nutzer im Unternehmen freigegeben haben und woran sie gerade arbeiten. In diesem Fenster findest du auf dem Tab „Business-Notizbuch“ das Notizbuch der Teambibliothek.

Evernote Business Home

Wenn du das Notizbuch lieber für eine Gruppe von Nutzern anstatt des ganzen Unternehmens freigeben möchtest, klicke auf die Schaltfläche Work Chat oder Freigeben, um ein Work Chat-Dialogfenster zu öffnen. Hier kannst du die Empfänger auswählen und die Berechtigungen für jeden einzelnen eingeladenen Nutzer festlegen.

Notizen für das Team freigeben

Mit Business-Notizbüchern kannst du allgemeine Ressourcen ganz einfach sammeln. Du kannst dann sowohl vom Desktop-Computer als auch von deinem Mobilgerät auf diese Informationen zugreifen. Da sie nun in Evernote gespeichert sind, kannst du sie außerdem durchsuchen.

 

Vorlagen zum Herunterladen

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