Anleitung: Workflow dokumentieren

Anleitung: Workflow dokumentieren

Anleitung: Workflow dokumentieren

Workflow dokumentieren

Ein Workflow ist das Grundgerüst, auf das deine Produktivität aufbaut, denn mit gewohnten Abläufen und Prozessen erledigst du deine Aufgaben.

Da dein Arbeitsablauf bereits eingespielt ist, scheint es nicht nötig zu sein, die entsprechenden Schritte für Projekte oder Aufgaben festzuhalten. Durch das Aufzeichnen dieser Schritte schaffst du jedoch Leitlinien für andere Nutzer, die womöglich die gleichen Aufgaben zu bewältigen haben.

Das Festhalten des Workflows in deinem Team ist dank Evernote ganz einfach. In diesem Handbuch findest du detaillierte Anleitungen zum Zusammenstellen und Freigeben von Abläufen für dein Team.

Dokumenttypen

Es gibt drei wesentliche Dokumentationstypen für Arbeitsabläufe, die du in Evernote erstellen kannst: Vorgehensweisen, Checklisten und Anleitungen. Hier findest du einen kurzen Überblick der einzelnen Typen:

  • Vorgehensweisen: Umreißen die notwendigen Aufgaben, um ein Produkt zu erstellen oder einen Dienst zu erbringen.
  • Checklisten: Geben Auskunft darüber, ob eine Aufgabe (in der richtigen Reihenfolge) abgeschlossen wurde. Wenn du ein Element in der Liste abhakst, kannst du damit den Fortschritt des Vorhabens darstellen. Nicht markierte Aufgaben weisen als Erinnerungen auf noch ausstehende Aktionen hin.
  • Anleitungen: Bieten detaillierte Anweisungen und enthalten oft Grafiken, daher eignen sich Anleitungen ideal dafür, Arbeitsabläufe für Bildschirmarbeit darzustellen.

Erster Schritt: Allgemeine Abläufe

Nehmen wir an, du möchtest einen Newsletter erstellen und ihn in Zukunft immer gleich aufbauen und handhaben. Dazu musst du eine Reihe von Anweisungen erstellen, in dem die Schritte dokumentiert werden. Und schon hast du eine Vorgehensweise zusammengestellt.

Beginne damit, ein Business-Notizbuch zu erstellen, das deine Dokumentation enthalten soll. Klicke auf +Neues Notizbuch und wähle „Business-Notizbuch“ aus. Benenne das Notizbuch „Workflows“.

Notizbücher für vorhandene Projekte erstellen

Überlege, welche einzelnen Schritte für deine Aufgabe notwendig sind. Für das Versenden eines Newsletters sind möglicherweise die folgenden zentralen Punkte wichtig:

  1. Inhalt des Newsletters erstellen
  2. Entwurf des Newsletters mit Text und Bildern zusammenstellen
  3. Test zum Versenden vorbereiten
  4. Empfängerliste erstellen
  5. An Liste senden
  6. Ergebnisse verfolgen

In deiner Notiz sollten diese Schritte aufgeführt sein. Sie dient als zentrale Stelle, an der alle wichtigen Abläufe aufgelistet sind. Klicke in deinem Notizbuch „Workflows“ auf +Neue Notiz, nenne die Notiz zum Beispiel „Newsletter – erstellen und senden“ und halte alle Schritte in deinem Ablauf fest. Füge Kontrollkästchen hinzu, um die Übersicht nicht zu verlieren.

Checklisten mit wichtigen Schritten

Checkliste erstellen

Nachdem du die Schritte nun in einer Notiz aufgelistet hast, kannst du weitere Details hinzufügen. Erstelle eine Checkliste für jeden einzelnen Schritt im Erstellungsprozess des Newsletters.

Klicke im Notizbuch „Workflows“ auf +Neue Notiz, um eine leere Notiz zum Notizbuch hinzuzufügen. Nenne die Notiz „Newsletter – 01 – Inhalt des Newsletters erstellen“. Sortiere deine Notizen nach Titel. Klicke dazu in der Symbolleiste auf „Ansicht“. Weise jeder Notiz eine Nummer zu. Dies dient der Organisation der Notizen im Notizbuch.

Liste nun die einzelnen Schritte auf, die du für die Aufgabe benötigst. Füge ein Kontrollkästchen für jeden Schritt hinzu. Klicke dazu in der Symbolleiste des Notizeditors auf das Symbol des Kontrollkästchens. Idealerweise erstellst du eine Notiz für jeden größeren Schritt im Ablauf und fügst entsprechende Checklisten in jeder Notiz hinzu.

Checklisten mit detaillierten Schritten

Anleitungen

Vorgehensweisen und Checklisten sind ideal für Abläufe, die einfach mit Worten zu beschreiben sind. Was ist jedoch mit Aktionen auf dem Bildschirm? Verwende dazu Skitch zusammen mit Evernote, um deine Workflows zu erfassen und zu kommentieren und sie in deine Dokumentation einzubauen.

Öffne die Anwendung oder die Webseite, die du dokumentieren möchtest. In unserem Beispiel öffnen wir unser Tool zur Verwaltung von E-Mail-Newslettern. Öffne Skitch und wähle Bildschirmkopie aus. Wähle den zu erfassenden Bereich mit dem Cursor aus. In diesem Fall wählen wir den Bildschirm zur Vorlagenauswahl in unserem Newsletter-Tool aus.

Dein Screenshot wird automatisch in Skitch angezeigt. Hier kannst du Pfeile, Felder und Text hinzufügen oder Bereiche hervorheben.

Skitch zum Kommentieren von Screenshots verwenden

Diese Kombination ist besonders hilfreich, wenn du in deinem Workflow, so wie in unserem Beispiel, angeben möchtest, wo Nutzer genau klicken sollen. So kannst du potenzielle Unklarheiten vermeiden.

Mithilfe von Skitch erklärenden Text hinzufügen

Nachdem du den Schritt im Ablauf kommentiert hast, ziehe den Screenshot in eine Notiz in deinem Notizbuch „Workflows“ in Evernote, um ihn neben beschreibendem Text, Checklisten und anderen Informationen zum Workflow zu speichern. Wenn ein Ablauf mehr als einen Schritt hat, erfasse mehrere Screenshots und ziehe sie in Evernote. Eine Notiz kann mehrere Screenshots enthalten, die sich auf einen bestimmten Workflow beziehen.

Screenshots für die einzelnen Schritte einer Anleitung erfassen

Notizlinks für schnellere Navigation einsetzen

Wenn deine Abläufe viele Schritte umfassen, kannst du Zeit sparen, indem du in einer einzigen Notiz auf sie verweist. Wir verwenden die Notiz „Newsletter – erstellen und senden“ als Anlaufstelle, in der wir die restliche Dokumentation organisieren.

Rufe als ersten Schritt die Notiz „Newsletter – 01 – Inhalt des Newsletters erstellen“ in der Notizliste auf. Klicke mit der rechten Maustaste auf die Notiz in der Liste und wähle „Notizlink kopieren“ aus. Ein Hyperlink wird erstellt und in die Zwischenablage auf deinem Computer kopiert.

Notizlinks kopieren

Rufe nun erneut die Notiz „Newsletter – erstellen und senden“ auf. Markiere den Text des ersten Listenelements „Inhalt des Newsletters erstellen“ und klicke mit der rechten Maustaste darauf. Scrolle im Pop-up-Menü hinunter zu „Link“ und wähle dann „Hinzufügen“ aus.

Text auswählen, der in einen Link verwandelt werden soll

Klicke mit der rechten Maustaste im Pop-up-Fenster und wähle „Einfügen“ aus oder drücke auf der Tastatur auf Strg + V oder Command-V, um den Link aus deiner Zwischenablage einzufügen. Klicke dann auf OK.

Link in Notiz einfügen

Ein Link wurde für den ausgewählten Text erstellt. Klicke auf den Link, um direkt zur Notiz zu gelangen, in der die Schritte zum Erstellen des Newslettertexts aufgelistet sind.

Notizlink implementiert

Inhalte für das Team freigeben

Nachdem du deinen Workflow dokumentiert hast, gib deinem Team Zugriff darauf. Du kannst die Schritte direkt in Evernote über Work Chat für dein Team freigeben. Klicke unter Windows in der Seitenleiste auf „Notizbücher“. Klicke dann auf Freigeben, wenn du mit der Maus auf das Notizbuch „Workflows“ zeigst. Klicke auf einem Mac oben im Notizbuch „Workflows“ auf die Schaltfläche Work Chat. So kannst du dein Team einladen, die Dokumentation aufzurufen und gemeinsam an ihr zu arbeiten.

Notizen für das Team freigeben

Deine Teammitglieder sehen die von dir erstellten Notizen und, wenn du ihnen die entsprechenden Berechtigungen erteilt hast, kann das Team deine Workflow-Notizen bei Änderungen auch aktualisieren.

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