Anleitung: Papierloses Büro dank Evernote

Anleitung: Papierloses Büro dank Evernote

Anleitung: Papierloses Büro dank Evernote

Papierloses Büro dank Evernote

Für eine effektive Zusammenarbeit im Team ist eine zentrale Anlaufstelle erforderlich, in der alle Mitarbeiter Dokumente schnell und unkompliziert speichern und suchen können. Früher versuchte man, diesem Anspruch gerecht zu werden, indem man Papiere in großen und schweren Aktenschränken aufbewahrte. Später ging man dann über, digitale Dateien in gemeinsam genutzten Servern unterzubringen, auf die man nur schwer zugreifen könnte und deren Navigation zu wünschen übrig ließ.

Lerne Evernote, den „digitalen Aktenschrank“ für die Abläufe von heute kennen. Evernote begleitet dich auf deinem Laptop, Smartphone oder Tablet, damit du Dokumente oder Ressourcen umgehend findest, die du oder ein Kollege erstellt hat. Füge Notizen hinzu oder aktualisiere sie, erfasse Ideen und leite Informationen weiter an dein Team. Damit ist Evernote das ideale Tool, um vielbeschäftigte und proaktive Teams noch produktiver zu machen.

Struktur festlegen

Der erste Schritt in Richtung Maximierung der Produktivität ist das Festlegen einer klaren und konsistenten Struktur für die digitalen Dateien des Teams.

Überlege dir zuerst, wie die Struktur der Namensgebung und Organisation der Notizbücher deines Teams in Evernote aussehen soll. Im Idealfall spiegelt die Notizbuchstruktur die derzeit im Unternehmen verwendeten Systeme zur Speicherung digitaler Dateien oder von Dokumenten aus Papier wieder. Damit sorgst du für plattformübergreifende Konsistenz, die allen Beteiligten dabei hilft, sich schnell und unkompliziert mit dem neuen Prozess vertraut zu machen. Nachdem du die Notizbücher für dein Team eingerichtet hast, bringe deine digitalen Dateien und Dokumente aus Papier zu Evernote.

Weitere Ideen zum Erstellen der Teamstruktur findest du in Anleitung: Evernote Business-Arbeitsplatz des Teams einrichten.

Papier digitalisieren und zu Evernote holen

Viele Büros arbeiten noch mit beträchtlichen Mengen von Papierdokumenten. Mit Evernote kannst du dieses Volumen in deinem Unternehmen verringern. Bringe diese Dokumente zu Evernote, um sie zu durchsuchen oder sie für dein Team freizugeben.

Bevor du deine Papiere in Notizen in Evernote verwandelst, gehe die Dokumente durch und sortiere nicht mehr relevante oder veraltete Informationen aus.

Aus strategischen Gründen ist es ratsam, zuerst die aktuellsten Dokumente einzuscannen. Danach kannst du deine Aktenschränke durchforsten und diese schrittweise digitalisieren. Du kannst dies alles auf einmal machen oder einen längeren Zeitraum dafür einplanen. Wenn du fertig bist, überprüfe die Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten in deinem Unternehmen, um herauszufinden, wie alte Papierdokumente entsorgt bzw. vernichtet werden müssen.

Nachdem du die Dokumente ausgewählt hast, die in Evernote aufgenommen werden sollen, kannst du mit dem Scannen loslegen. Mit der mobilen Scan-App Scannable von Evernote kannst du Papierdokumente schnell und unkompliziert zu Evernote bringen. Lade Scannable auf deinem iPhone oder iPad herunter und erfasse alles von Quittungen über Visitenkarten bis zu Verträgen und speichere es in Evernote.

Lege das Dokument, das du scannen möchtest, auf eine kontrastreiche Oberfläche. Öffne die App und halte dein Mobilgerät direkt über die Seite, bis das blaue Rechteck für die Dokumenterkennung angezeigt und der Scan gestartet wird.

Mit Scannable scannen

Wenn der Countdown abgeschlossen ist, wurde dein Scan bearbeitet und kann in der Scan-Ablage von Scannable als Vorschau angezeigt werden. Wenn du mit dem Scan zufrieden bist, tippe auf das Häkchen darüber. Wenn du das Bild noch weiter verbessern möchtest, passe es an oder scanne es erneut.

Nachdem du ein gescanntes Bild annimmst, speichere es in einem Notizbuch deiner Wahl in Evernote. Einzelne Scans werden in Evernote als Bilder oder PDF-Dateien gespeichert, je nach Originaldokumenttyp. Mehrere Bilder werden zusammengefasst und als eine große PDF-Datei gespeichert. Nimm dir einen Moment Zeit, um Notizen, die deine gescannten Dokumente enthalten, zu benennen oder umzubenennen, damit du sie später wieder einfach findest.

Scannable-Scans in Evernote speichern

Expertentipp-Symbol Wenn du mehr als ein paar wenige Dokumente in Evernote übertragen möchtest, brauchst du eine schnellere Methode zum Scannen. Scannable ist kompatibel mit dem ScanSnap-Scanner für Evernote. Der Scanner ist ideal für Teams, die große Volumen scannen möchten.

Digitale Dateien sammeln

Außer den Papierdokumenten hat dein Unternehmen sicherlich auch digitale Dateien, die auf PCs und gemeinsamen Festplatten verteilt sind. Sammle diese Informationen in Evernote, damit alle Nutzer einfach darauf zugreifen können und als Team gemeinsam an den Dateien arbeiten können.

Du musst nicht unbedingt alle Dateien in Evernote speichern. Denke vor allem an die Dateien und Dokumente, die dein Team regelmäßig gemeinsam verwendet oder die für mehrere Nutzer von Nutzen sein könnten. Dazu gehören in den meisten Fällen unter anderem Dokumente zu bestimmten Projekten, Unternehmensrichtlinien, Referenzinformationen zu Produkten und Vertriebs-Tools.

In diesem Beispiel importieren wir alle Dateien, die im Zusammenhang mit der vor Kurzem durchgeführten Designerneuerung des Newsletters stehen. Erstelle zu Beginn ein neues Notizbuch und nenne es „Projekt – Neues Design Newsletter“.

Notizbücher für vorhandene Projekte erstellen

Nun hast du den Ort erstellt, an dem du alle Dateien für das Projekt sammeln kannst. Du kannst Dateien von deinem Computer ganz einfach per Drag-and-drop direkt in Evernote hinzufügen. In diesem Beispiel öffnen wir den Ordner, der alle Designideen, Recherchen und andere Informationen aus dem Projekt zur Erneuerung des Newsletters enthält. Um die Dateien in Evernote zu speichern, ziehe sie einfach in das soeben erstellte Notizbuch.

Dateien per Drag-and-drop in Evernote hineinziehen

Evernote erstellt automatisch eine neue Notiz für jedes der Dokumente.

Automatisch aus Dateien erstellte Notizen

Deine Originaldokumente sind weiterhin auf deinem Computer am ursprünglichen Speicherort zu finden. Wenn du möchtest, kannst du die in Evernote gespeicherte Version als „offizielle“ Version ansehen. Der Vorteil davon ist, dass die aktuellste Version des Dokuments immer automatisch auf allen Geräten deines Teams synchronisiert wird, egal, ob Computer, Smartphone oder Tablet.

Expertentipp Du kannst die in Notizen gespeicherten Dateien öffnen und bearbeiten. Alle Änderungen werden automatisch gespeichert. Damit weiß dein Team, dass es immer an der korrekten Version eines Dokuments arbeitet.

An das Team weitergeben

Nachdem du deine digitalen und Papierdokumente in Notizbücher in Evernote übertragen hast, gib diese für alle Teammitglieder frei, die Zugriff benötigen. Damit kannst du die Zusammenarbeit an den Inhalten anregen. Teile einzelne Notizen oder ganze Notizbücher via Work Chat.

Notizen für das Team freigeben

LANGUAGES_SUPPORT LANGUAGES_EXCLUDE=ja

Video %{current} von %{total} abspielen
Video %{current} von %{total}